海外代理店から受信した書類をAIワーカーで分析してメールを送信する
海外代理店から受信した書類をAIワーカーで分析してメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
貿易事務の現場では、海外代理店から届く書類の金額が契約条件と一致しているかなど、厳密なチェックが求められます。このワークフローは、AIエージェント（AIワーカー）が受信メールの添付ファイルから請求額を読み取り、Google スプレッドシートのデータと照合します。内容に相違がなければ顧客へ通知し、もし不備があれば代理店へ自動で問い合わせメールを送付します。正確性と迅速さが求められる確認業務をAIが代行し、業務品質の安定に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外代理店とのやり取りが多く、書類確認やメール連絡に時間を取られている貿易事務担当者の方
- AIエージェントを導入して、データの照合から不備対応までの判断プロセスを自動化したい方
- 手作業による書類の見落としや、メールの送信遅延といった課題を解決したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から書類分析、通知までの一連の貿易事務プロセスが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- AIが書類内容やメールを正確に読み取り処理するため、人的な確認漏れや誤った内容のメール送信といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAIワーカーに対して、添付ファイルやメールの内容とGoogle スプレッドシートの情報を照合し、結果に応じたメールを作成し送信するためのマニュアル（指示）を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください。
- AIワーカーへの指示内容は、実際の業務に合わせてカスタマイズが可能です。また、連携するGoogle スプレッドシートのシートなども任意で設定できます、
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
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Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
行が追加されたら
行が更新されたら
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
