■概要
Microsoft Teamsでの会議が増えるにつれて、その情報を管理する手間も増えていませんか？会議の予定を手作業でリスト化するのは時間がかかり、転記ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーに新しい会議が登録された際に、自動で会議情報を取得し、指定のGoogle スプレッドシートへ追加することが可能です。これにより、手間のかかる転記作業をなくし、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで頻繁に会議を設定し、その情報管理に手間を感じている方
- Microsoft Teamsの会議情報を自動で取得し、議事録管理などを効率化したい方
- 手作業による会議情報のリスト化を自動化し、業務の抜け漏れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsで会議予定が作成されると自動で情報が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な会議情報の一覧を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「会議情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、特定のユーザーIDを指定することで、そのユーザーのカレンダーのみを監視対象にすることが可能です。
- 分岐機能では、取得した会議の件名や参加者情報などをもとに、「特定のキーワードを含む会議のみ処理する」といった条件を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名、情報を追加するカラムなどを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
