定期的にAmazon S3に保存されたレポートPDFをダウンロードし、AIで要約してMicrosoft Teamsに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Amazon S3

と

Microsoft Teams

を自動連携できます。

■概要

Amazon S3に保存される各種レポートを、定期的に手動でダウンロードして内容を確認し、チームへ共有する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてAmazon S3からのファイルダウンロードを自動で行い、AIがPDF内容を要約してMicrosoft Teamsへ通知するまでを実行できます。これにより、レポートの確認・共有作業を効率化し、重要な情報をスムーズにチームで把握することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

Amazon S3に保存されたレポートのダウンロード作業を自動化したいと考えている方
定期的なレポートの確認と、チームへの共有作業を効率化したいと考えているマネージャーの方
Amazon S3とMicrosoft Teamsを活用しており、手作業での情報共有に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

スケジュール起動でAmazon S3からのダウンロードや通知が自動で行われるため、レポート共有にかかる作業時間を削減できます。
手作業によるダウンロード忘れや共有漏れを防ぎ、AIによる要約で内容の確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Amazon S3とMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、このワークフローを起動したい日時を設定します。
次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをダウンロード」アクションを設定し、対象のレポートPDFをダウンロードします。
次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFからテキスト情報を抽出します。
次に、オペレーションでAI機能の「要約」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の形式で要約します。
最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約内容を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい曜日や時間帯などを任意で設定してください。
Amazon S3のダウンロードアクションでは、レポートが保存されているバケット名や対象となるオブジェクトキーを任意で設定してください。
OCR機能では、テキストを抽出する際の言語などを任意で設定できます。
AIによる要約機能では、OCR機能で抽出したテキストを要約対象として指定し、出力したい文字数などを任意で設定することが可能です。
Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送付するチャネルや本文の内容を任意で設定してください。

■注意事項

Amazon S3、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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使用しているアプリについて

Amazon S3

YoomではAmazon S3とノーコードで連携し、API経由でS3バケット内のファイル管理を自動化することが可能です。例えば、外部アプリで生成されたファイルを自動的にS3にアップロードしたり、S3から取得したファイルを別のストレージやチャットツールに転送するといったワークフローを、ノーコードですぐに構築できます。