定期的にAmazon S3に保存されたレポートPDFをダウンロードし、AIで要約してChatworkに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Amazon S3

と

Chatwork

を自動連携できます。

■概要

Amazon S3に保存されたレポートPDFを定期的に確認し、内容を要約してチームに共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、ダウンロードのし忘れや共有漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、AIによる要約からChatworkへの通知までを一気通貫で実行できるため、こうした定型業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

Amazon S3に保存されたファイルのダウンロードや確認作業を自動化したいと考えている方
定期的に生成されるPDFレポートの内容を、手作業でチームに共有している情報システム担当者の方
AIを活用してドキュメントから効率的に情報を抽出し、業務に活かしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

スケジュールに合わせてAmazon S3からのファイルダウンロードが自動で実行され、内容の要約と共有まで行われるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるファイルのダウンロード漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Amazon S3とChatworkをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します。
次に、OCR機能でダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
次に、AI機能で、OCR機能によって抽出されたテキストを要約するためのマニュアル（指示）を作成します。
最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約結果を指定のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガーでは、レポートが保存されるタイミングなどに合わせて、フローを起動する時間帯を任意で設定してください。
Amazon S3のダウンロードアクションでは、ダウンロード対象となるファイルのバケット名やオブジェクトキーを任意で設定してください。
OCR機能では、日本語や英語といった、読み取りたいドキュメントの言語などを任意で設定することが可能です。
AIによる要約機能では、OCR機能で抽出したテキスト内容を指定し、要約後の文字数などを任意で設定してください。
Chatworkへの通知設定では、メッセージを送付したいルームや、通知するメッセージ本文を任意でカスタマイズしてください。

■注意事項

Amazon S3、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Amazon S3

YoomではAmazon S3とノーコードで連携し、API経由でS3バケット内のファイル管理を自動化することが可能です。例えば、外部アプリで生成されたファイルを自動的にS3にアップロードしたり、S3から取得したファイルを別のストレージやチャットツールに転送するといったワークフローを、ノーコードですぐに構築できます。