■概要
定期的にAmazon S3へ保存されるレポートを確認するため、手動でファイルをダウンロードし、内容を把握する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローは、指定したスケジュールでAmazon S3からのPDFダウンロードを自動化し、さらにOCRとAIを活用して内容を要約、Google Chatへ通知するまでの一連のプロセスを自動で実行します。これにより、定型的な情報収集や共有の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保存されるレポートを手動でダウンロード、確認している方
- PDFレポートの内容把握と情報共有を効率化したいと考えている担当者の方
- Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、チームへの共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間に自動で処理が実行されるため、手動でのダウンロードや内容確認に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、このワークフローを実行したい任意のスケジュールを設定します。
- 続いて、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをダウンロード」アクションを設定し、対象のPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、OCRで抽出したテキストを要約するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが要約したテキストを指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、ワークフローを実行したい任意の時間帯（毎時、毎日、毎週など）を設定してください。
- Amazon S3のダウンロードアクションでは、対象ファイルが格納されているバケット名やオブジェクトキーを任意で設定してください。
- OCR機能では、抽出したいテキストの言語などを任意で設定することが可能です。
- AIによる要約機能では、出力したい要約の文字数を任意で設定できます。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信したいスペースや通知本文の内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Amazon S3、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
