Outlookで特定のメールを受信したら、AIで要約してSendGridで転送する
Outlookで特定のメールを受信したら、AIで要約してSendGridで転送する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
SendGrid
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する重要なメールの内容を把握し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、特定のメール受信をトリガーにAIが自動で内容を要約し、SendGridで指定の宛先に転送する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する大量のメールから重要な情報を抽出し、共有する作業に時間を要している方
- SendGridを活用して、Outlookに届いた特定のメールを関係者に自動で通知したいと考えている方
- AIによる文章要約を取り入れ、手作業での転記ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からSendGridでの転送までが自動化されるため、手作業での確認や要約作成の時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、重要なメールの見落としや転送時の宛先間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を利用し、トリガーで受信したメール本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する」アクションを設定し、要約したテキストを本文に含めて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、検知対象としたいキーワードを「問い合わせ」や「至急」など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- AIへの指示内容は自由にカスタマイズが可能です。「100字以内で要約して」や「重要なポイントを3つ箇条書きで抽出して」など、目的に応じた指示を作成できます。
- SendGridの「メールを送信する」オペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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