Outlookで特定のメールを受信したら、AIで要約してSendGridで転送する
Outlookで特定のメールを受信したら、AIで要約してSendGridで転送する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
SendGrid
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する重要なメールの内容を把握し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、特定のメール受信をトリガーにAIが自動で内容を要約し、SendGridで指定の宛先に転送する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する大量のメールから重要な情報を抽出し、共有する作業に時間を要している方
- SendGridを活用して、Outlookに届いた特定のメールを関係者に自動で通知したいと考えている方
- AIによる文章要約を取り入れ、手作業での転記ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からSendGridでの転送までが自動化されるため、手作業での確認や要約作成の時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、重要なメールの見落としや転送時の宛先間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を利用し、トリガーで受信したメール本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する」アクションを設定し、要約したテキストを本文に含めて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、検知対象としたいキーワードを「問い合わせ」や「至急」など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- AIへの指示内容は自由にカスタマイズが可能です。「100字以内で要約して」や「重要なポイントを3つ箇条書きで抽出して」など、目的に応じた指示を作成できます。
- SendGridの「メールを送信する」オペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
Outlookの特定メール受信をトリガーにMicrosoft Teamsへ自動通知するフローです。チェック作業や転記を減らし、重要連絡の見落としや共有漏れを防ぎます。
Outlookで受信したタスク依頼メールをAIで判定し、必要情報をSmartsheetへ自動登録するフローです。転記作業の手間や依頼の見落としを防げます。
Googleカレンダーの新規予定をきっかけに、Google スプレッドシートの宛先へOutlookメールを一括送信するフローです。案内作業の手間を減らし、送信漏れや宛先ミスを防ぎます。
SendGrid
SendGrid
を使ったテンプレート
Airtableで登録された顧客データを即座にSendGridへ追加するフローです。繰り返しの転記作業を省き、入力ミスや登録漏れを防ぎながらメール配信までの準備をスムーズにし、チーム連携も円滑にします。
TimeRexで予定が登録されるとYoomがSendGridに自動でコンタクトを追加するフローです。手作業の転記をなくし、登録漏れや入力ミスを防いで顧客管理を効率化し、メール配信準備も素早く整います。
Google スプレッドシートの行更新をきっかけにSendGridからメールを自動送信するフローです。手動連絡の手間を削減し、通知漏れと宛先ミスを防ぎ、チームの情報共有をスムーズにします。
使用しているアプリについて
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみるテンプレート
Outlookの特定メール受信をトリガーにMicrosoft Teamsへ自動通知するフローです。チェック作業や転記を減らし、重要連絡の見落としや共有漏れを防ぎます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したらMicrosoft Teamsに通知する
Outlookで受信したタスク依頼メールをAIで判定し、必要情報をSmartsheetへ自動登録するフローです。転記作業の手間や依頼の見落としを防げます。
Outlookでメールを受信したら、AIでタスク判定しSmartsheetに追加する
Googleカレンダーの新規予定をきっかけに、Google スプレッドシートの宛先へOutlookメールを一括送信するフローです。案内作業の手間を減らし、送信漏れや宛先ミスを防ぎます。
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
SendGrid
YoomではSendGridのAPIをノーコードで活用することができます。SendGridからのメール送信を自動化するだけでなく、バウンスリストをAPI経由で取得することも可能です。
詳しくみるテンプレート
Airtableで登録された顧客データを即座にSendGridへ追加するフローです。繰り返しの転記作業を省き、入力ミスや登録漏れを防ぎながらメール配信までの準備をスムーズにし、チーム連携も円滑にします。
Airtableでリードが登録されたら、SendGridにコンタクトとして追加する
TimeRexで予定が登録されるとYoomがSendGridに自動でコンタクトを追加するフローです。手作業の転記をなくし、登録漏れや入力ミスを防いで顧客管理を効率化し、メール配信準備も素早く整います。
TimeRexで登録されたユーザー情報をSendGridにコンタクトとして追加する
Google スプレッドシートの行更新をきっかけにSendGridからメールを自動送信するフローです。手動連絡の手間を削減し、通知漏れと宛先ミスを防ぎ、チームの情報共有をスムーズにします。
Google スプレッドシートでステータスが更新されたらSendGridでメールを送信する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
タスクが作成されたら
本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する
予定表を作成する
指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する
メールの添付ファイルの情報を取得する
メールの添付ファイルをダウンロード
指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する
指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する
自分のカレンダーのイベントを削除する
自分のカレンダーのイベントを更新する
タスクを作成する（リマインド設定対応）
タスクを作成する（リマインド設定非対応）
自分のカレンダーのイベントを検索する
指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する
会議の日時を検索する
予定表一覧を取得
メールのメッセージを取得
メッセージを移動
特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する予定表を作成する指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録するメールの添付ファイルの情報を取得するメールの添付ファイルをダウンロード指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する自分のカレンダーのイベントを削除する自分のカレンダーのイベントを更新するタスクを作成する（リマインド設定対応）タスクを作成する（リマインド設定非対応）自分のカレンダーのイベントを検索する指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する会議の日時を検索する予定表一覧を取得メールのメッセージを取得メッセージを移動特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
メールを送信するバウンスリストの取得コンタクトリストの作成コンタクトリストに新規コンタクトを追加コンタクトを削除メールを送信する（ファイル添付）コンタクトを検索メールを送信する（複数ファイル添付）
