■概要
GMOサインで締結した契約の管理は重要ですが、定期的に契約締結証明書を取得し、管理表に反映させる作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインから契約締結証明書を自動で一括取得し、Google スプレッドシートに情報を反映させることが可能なため、手作業による手間や更新漏れといった課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインを利用し、契約締結証明書の定期的な取得作業に手間を感じている方
- 取得した証明書の情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、手動での更新作業を減らしたい方
- 証明書の取得漏れを防ぎ、契約管理体制を強化したい法務・管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で証明書取得からシートへの反映までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動での作業によるダウンロード漏れや、管理シートへの反映ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な契約管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、任意の日時でフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を選択し、契約情報が記載されたシートから対象レコードを取得します。
- 続けて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「契約締結証明書を取得」を繰り返し処理の中に設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」を選択し、取得した証明書の情報を管理シートに反映させます。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」を設定し、処理完了を任意の担当者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、証明書を取得したい任意のタイミングで起動時間を設定可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、契約情報を管理しているファイルやシート、また証明書の情報を更新したい列などを任意で設定してください。
- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定していただく必要があります。
- 「メールを送る」オペレーションでは、処理完了を通知したい宛先や件名、本文の内容を自由に変更することができます。
■注意事項
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
