SmartHRに登録された従業員をBoxのコラボレーションに追加する
SmartHRに登録された従業員をBoxのコラボレーションに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
SmartHR
と
Box
を自動連携できます。
■概要
従業員の入社に伴うアカウント発行や権限付与は、対応が遅れると業務に支障をきたす重要な業務ですが、手作業での対応は手間がかかるものです。 特に、SmartHRに従業員情報を登録した後、手動でBoxのコラボレーション招待を行っている場合、招待漏れや権限設定のミスが発生するリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Boxでのコラボレーションを自動で追加し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとBoxを利用し、新入社員のオンボーディングを担当している方
- 手作業によるBoxのコラボレーション設定に手間やミスを感じている情報システム担当者の方
- 従業員の入退社に伴う権限管理を効率化し、セキュリティを担保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員登録を起点に、Boxのコラボレーション招待が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での招待漏れや権限設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、意図しない情報共有のリスクを低減させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHR(OAuth)とBoxをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでBoxの「コラボレーション情報を作成」アクションを設定し、対象の従業員を招待する。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「コラボレーション情報を作成」アクションでは、コラボレーションを追加する対象のコンテンツ種別（フォルダなど）や、付与する対象（ユーザーやグループ）、また招待する際の役割（編集者、閲覧者など）を任意で設定してください。これにより、ユーザーの役職や部署に応じた適切な権限を自動で付与できます。
■注意事項
- SmartHR(OAuth)、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
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従業員が新たに登録または更新されたら
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従業員が削除されたら（Webhook起動）
家族情報が新たに登録されたら（Webhook起動）
家族情報が更新されたら（Webhook起動）
家族情報が削除されたら（Webhook起動）
部署が登録されたら
部署が登録または更新されたら
申請が承認されたら（Webhook起動）
フォルダにファイルがアップロードされたら
コメントが投稿されたら
ファイル名が変更されたら
コメントが編集されたら
任意のイベントが発生したら
フォルダ内のファイルが削除されたら
フローボットオペレーション
従業員の登録(非推奨)
従業員情報の取得
従業員情報の更新(非推奨)
従業員情報を削除
従業員に招待を送る
事業所情報の取得
カスタム項目テンプレート情報の取得
従業員を検索
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従業員に紐づく特定の家族情報を取得
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従業員情報の更新（更新対象の項目をテキストで指定）
従業員の登録
従業員情報の更新
従業員情報の本人確認書類を更新
給与明細情報の取得
従業員を検索（複数の従業員を取得）
SAML SSOアカウントの作成
フローボットトリガー
従業員が新たに登録されたら従業員が新たに登録または更新されたら従業員が新たに登録されたら（Webhook起動）従業員情報が更新されたら（Webhook起動）従業員が削除されたら（Webhook起動）家族情報が新たに登録されたら（Webhook起動）家族情報が更新されたら（Webhook起動）家族情報が削除されたら（Webhook起動）部署が登録されたら部署が登録または更新されたら申請が承認されたら（Webhook起動）
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従業員の登録(非推奨)従業員情報の取得従業員情報の更新(非推奨)従業員情報を削除従業員に招待を送る事業所情報の取得カスタム項目テンプレート情報の取得従業員を検索従業員に紐づく家族情報をリストで取得従業員に紐づく特定の家族情報を取得従業員のカスタム項目情報を更新従業員情報の更新（更新対象の項目をテキストで指定）従業員の登録従業員情報の更新従業員情報の本人確認書類を更新 給与明細情報の取得従業員を検索（複数の従業員を取得）SAML SSOアカウントの作成SAML SSOアカウントの無効化SAML SSOアカウントを有効化SAML SSOアカウント情報を取得SAML SSOアカウント情報の更新
フローボットトリガー
フォルダにファイルがアップロードされたらコメントが投稿されたらファイル名が変更されたらコメントが編集されたら任意のイベントが発生したらフォルダ内のファイルが削除されたら
フローボットオペレーション
ファイルをダウンロードフォルダ内の項目のリストを取得フォルダを作成特定フォルダ内のコンテンツを検索ファイルをコピーファイルをアップロードファイル情報の取得ファイルバージョンをアップロード新規ユーザーを作成ユーザーをグループに追加登録済みのWebhookを削除するフォルダ名を変更フォルダを移動フォルダ情報の取得特定フォルダのコラボレーション情報のリストを取得コラボレーション情報を更新コラボレーション情報を取得ファイル名を変更ファイルを移動フォルダをコピーコラボレーション情報を作成コンテンツを検索フォルダに共有リンクを追加ファイルのタグを追加、更新するファイルのタグ情報を取得ファイルの共有リンクを作成ファイルにメタデータインスタンスを作成ファイルのメタデータインスタンスを更新ファイルのメタデータインスタンスを取得ファイルのメタデータインスタンスを削除
