■概要
従業員の入社に伴うアカウント発行や権限付与は、対応が遅れると業務に支障をきたす重要な業務ですが、手作業での対応は手間がかかるものです。 特に、SmartHRに従業員情報を登録した後、手動でBoxのコラボレーション招待を行っている場合、招待漏れや権限設定のミスが発生するリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると同時に、Boxでのコラボレーションを自動で追加し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとBoxを利用し、新入社員のオンボーディングを担当している方
- 手作業によるBoxのコラボレーション設定に手間やミスを感じている情報システム担当者の方
- 従業員の入退社に伴う権限管理を効率化し、セキュリティを担保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員登録を起点に、Boxのコラボレーション招待が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での招待漏れや権限設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、意図しない情報共有のリスクを低減させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHR(OAuth)とBoxをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでBoxの「コラボレーション情報を作成」アクションを設定し、対象の従業員を招待する。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「コラボレーション情報を作成」アクションでは、コラボレーションを追加する対象のコンテンツ種別(フォルダなど)や、付与する対象(ユーザーやグループ)、また招待する際の役割(編集者、閲覧者など)を任意で設定してください。これにより、ユーザーの役職や部署に応じた適切な権限を自動で付与できます。
■注意事項
- SmartHR(OAuth)、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。