Gmailでメールを受信したら、AIワーカーで部署・メンション判定を行いSlackへ通知する
Gmailでメールを受信したら、AIワーカーで部署・メンション判定を行いSlackへ通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
日々大量に届くメールの仕分け作業は、確認に多くの時間を要するだけでなく、重要な案件の見落としや対応の遅れを招く一因となります。特に複数の部署で共有しているアドレスの場合、誰が対応すべきかの判断も負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでメールを受信した際、AIが内容を解析して適切な部署やカテゴリを判定し、Slackへ自動で通知します。AIによる精度の高い仕分けと、担当者への的確な通知を組み合わせることで、情報共有を円滑にし、メール対応の業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量の受信メールを一件ずつ手作業で確認し、担当部署へ転送や連絡を行っている事務局担当の方
- 重要な問い合わせに対する対応漏れや、チーム内での共有漏れを未然に防ぎたいカスタマーサポート責任者の方
- GmailとSlackを併用しており、メールの仕分けから通知までのプロセスを自動化して確認コストを抑えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメールの内容から部署やメンションの要否を自動で判断するため、手動での仕分けに費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
- 重要度に応じたSlackでのメンション通知により、至急案件への気づきを早め、対応の迅速化とヒューマンエラーの抑制に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailの「新しいメールを受信したとき」を設定します。
- 次に、AIワーカーでメールの内容から部署・カテゴリ判定とメンションの要否判定を行うためのマニュアルを作成し、Gmailのメッセージ取得やSlackの通知に使用するツールを設定します。
- 次に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、判定結果に基づいた管理を行います。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、必要な担当者へ通知を飛ばします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーへの指示を調整することで、自社の部署構成や問い合わせカテゴリに合わせた詳細な仕分けルールを自由に定義できます。
- Slackの通知内容をカスタムし、メールの件名や本文の要約、AIが判定した優先度などを組み込んで、一目で状況が伝わるように設定可能です。
- Gmailのラベル設定において、AIの判定結果に応じた複数のラベルを使い分けることで、後からの検索性も向上させることができます。
■注意事項
- Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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