毎日AIワーカーがリマインド対象者を抽出し、担当者の承認を経て旅行出発前の案内メールを送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
旅行出発前の案内は、顧客満足度を高めるために重要ですが、毎日の対象者抽出や案内文の作成には多くの工数がかかります。特に予約数が増えるほど、手作業による情報の確認漏れや誤送信のリスクが高まり、担当者の大きな負担となってしまいます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートからリマインド対象者を自動で抽出し、AIワーカーがパーソナライズされた案内メールの文案を作成します。担当者は内容を確認・承認するだけでOutlookからメール送信を完了できるため、作業効率を高めながら、きめ細やかな顧客フォローを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 旅行出発前の顧客対応において、手作業による対象者の抽出作業を効率化したい旅行代理店の担当者の方
- 顧客一人ひとりに合わせた案内を送りたいが、メール文案の作成工数を削減したいカスタマーサポートの方
- 情報の確認漏れや送信ミスを防止し、確実なリマインド体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが毎日自動でリマインド対象者の抽出と文案作成を行うため、これまでルーチンワークに費やしていた時間を短縮し、本来の接客業務に注力できます。
- 担当者の承認ステップを設けることで、AIが作成した内容の正確性を担保しつつ、ワンクリックでOutlookからメールを送信できるため、確実な案内送付が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、スケジュール設定で、リマインドを起動させる時間を設定します。
- 最後に、AIワーカーで、Google スプレッドシートからリマインド対象者の情報を取得し、パーソナライズされた案内文を作成して担当者に承認を依頼した後、承認を受けたらOutlookでメールを送信するというスキル(指示)を作成し、Google スプレッドシートの「行を検索する」アクションと「行を更新する」アクション、およびOutlookの「メールを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの検索条件を調整することで、「出発日の3日前」や「前日」など、最適なタイミングでリマインドを送るように設定できます。
- AIワーカーへの指示を調整して、宿泊先やアクティビティの内容を含めるなど、よりパーソナライズされた案内文を作成させることが可能です。
- メール送信後にGoogle スプレッドシートのステータスを更新する設定にすることで、送信履歴を確実に管理台帳へ反映できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
- このテンプレートでは、あらかじめ「チームメイト」を設定するようにしてください。設定したチームメイトに対し、AIワーカーが自ら判断して承認・確認の依頼を送ってくれます。
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