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Boxの指定フォルダに新規ファイルが追加されたら、AIワーカーが自動で整理して通知する

Boxの指定フォルダに新規ファイルが追加されたら、AIワーカーが自動で整理して通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Box
Chatwork
を自動連携できます。
■概要
クラウドストレージでのファイル管理において、アップロードされたファイルを一つひとつ確認して適切な名称への変更やフォルダ分けを行う作業は、手間と時間がかかる課題ではないでしょうか。
特にファイル数が多い場合、手作業による分類漏れや管理ミスのリスクも高まります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけでAIワーカーが内容を分析し、最適なファイル名へのリネームとフォルダ移動を自動で行います。
さらにChatworkへの通知まで一気通貫で完結するため、ファイル管理の効率化と迅速な情報共有を同時に実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
  • Box内でのファイル整理やリネーム作業を手作業で行っており、業務の効率化を目指している事務担当者の方
  • アップロードされたファイルの内容に応じた適切なフォルダ分けを自動化し、管理体制を強化したい管理職の方
  • ファイル追加の見落としを防ぐため、整理が完了したタイミングで即座にChatworkでの通知を受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット
  • AIがファイル内容を読み取って自動で整理するため、手作業で行っていた分類作業の時間を削減し、他の重要な業務に集中できます。
  • 人によってばらつきが出やすいファイル名や保存場所のルールをAIが統一することで、情報の検索性が高まりチーム全体の生産性が向上します。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、BoxとChatworkをYoomと連携します。
  2. トリガーとしてBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。
  3. オペレーションとして、フォルダ整理を行うためのAIワーカーのスキルを設定します。
    この際にBoxの「ファイルをダウンロード」「ファイル名を変更」「ファイルを移動」といったアクションと、Chatworkの「メッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • Boxのトリガー設定では、監視対象とするコンテンツIDを運用に合わせて指定してください。
  • AIワーカーの指示(プロンプト)を調整することで、特定のキーワードに基づいたリネームルールや、移動先のフォルダ分け条件、通知先やメッセージ内容を柔軟に変更可能です。

■注意事項
  • Box、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。 
  • Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。
    詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。
    詳細は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
  • トリガーやオペレーションによっては、取り扱い可能なファイル容量に制限がある場合があります。詳しくは「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
  • AIによるファイル処理では、容量が大きいと、エラーが発生したり精度が落ちたりする可能性がありますのでご注意ください。
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Box
Box
を使ったテンプレート

Yoomデータベースで選んだ顧客・案件情報をもとにBoxへフォルダを自動生成するフローです。手作業の作成漏れや命名ゆれを防ぎ、時間を節約。作成階層も統一されるため整理が行き届き、日々の登録負担を軽くします。

Boxにアップされた請求書や発注書の画像をOCRで文字化し、Jootoへタスクを自動追加するフローです。転記の手間と入力ミスを削減し、ヒューマンエラーを防いで作業をスムーズにします。

Apolloで登録したコンタクトをトリガーにBoxにフォルダを自動生成するフローです。定型の手作業を減らし、作成漏れや命名ミスを防ぎながら顧客情報管理をスムーズにし、担当者はより価値の高い営業活動に専念できます。
Chatwork
Chatwork
を使ったテンプレート

毎週会議や締切前など、スケジュール設定に合わせて指定日時にChatworkへリマインドを自動送信するフローです。送信忘れを防ぎ、定例通知の手間を減らしてチームのタスク管理をスムーズにします。

Chatworkの特定ルームに投稿されたメッセージを取得し、YoomでJootoへ自動でタスク追加するフローです。転記作業や登録漏れを防ぎ、タスク管理を手間なく正確に行えます。

Chatwork投稿をきっかけにAIが情報抽出しGoogleドキュメントで契約書を自動発行するフローです。転記時間を削減し入力ミスのリスクを抑え、担当者は内容確認に専念できます。
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AIワーカー
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Box
YoomではBoxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知します。
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Yoomデータベースで選んだ顧客・案件情報をもとにBoxへフォルダを自動生成するフローです。手作業の作成漏れや命名ゆれを防ぎ、時間を節約。作成階層も統一されるため整理が行き届き、日々の登録負担を軽くします。

Boxにアップされた請求書や発注書の画像をOCRで文字化し、Jootoへタスクを自動追加するフローです。転記の手間と入力ミスを削減し、ヒューマンエラーを防いで作業をスムーズにします。

Apolloで登録したコンタクトをトリガーにBoxにフォルダを自動生成するフローです。定型の手作業を減らし、作成漏れや命名ミスを防ぎながら顧客情報管理をスムーズにし、担当者はより価値の高い営業活動に専念できます。
Chatwork
YoomではChatworkのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Chatworkにメッセージやファイルを自動的に送信したり、特定のルームにタスクを追加できます。また、kintone、Salesforce、クラウドサインなど様々なSaaSの情報をChatworkに連携することも可能です。
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毎週会議や締切前など、スケジュール設定に合わせて指定日時にChatworkへリマインドを自動送信するフローです。送信忘れを防ぎ、定例通知の手間を減らしてチームのタスク管理をスムーズにします。

Chatworkの特定ルームに投稿されたメッセージを取得し、YoomでJootoへ自動でタスク追加するフローです。転記作業や登録漏れを防ぎ、タスク管理を手間なく正確に行えます。

Chatwork投稿をきっかけにAIが情報抽出しGoogleドキュメントで契約書を自動発行するフローです。転記時間を削減し入力ミスのリスクを抑え、担当者は内容確認に専念できます。
テンプレート
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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
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