バクラク申請・経費精算の特定のフォームで申請が承認されたらChatworkに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

バクラク申請・経費精算

と

Chatwork

を自動連携できます。

■概要

バクラク申請・経費精算で申請が承認された後、関係者への連絡を都度Chatworkで行っていませんか？手作業での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、バクラク申請・経費精算とChatworkを連携させ、特定の申請が承認されたタイミングで自動的にChatworkへ通知を送ることが可能です。これにより、面倒な通知業務から解放され、確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

バクラク申請・経費精算の承認ステータスを、関係者に手動で共有している方
Chatworkへの申請承認連絡を自動化し、伝達漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
申請・承認フローにおける手作業を減らし、業務全体の効率化を図りたい管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

申請が承認されると、関連情報が自動でChatworkに通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
手動での通知による連絡漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、承認情報を正確かつ迅速に関係者へ共有できます。

■フローボットの流れ

はじめに、バクラク申請・経費精算とChatworkをYoomと連携します。
次に、トリガーでバクラク申請・経費精算を選択し、「特定のフォームの申請が承認されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでバクラク申請・経費精算の「申請詳細の取得」アクションを設定し、承認された申請内容を取得します。
最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得した申請内容を記載したメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Chatworkへの通知設定では、メッセージを送信するルームを任意で指定することが可能です。
通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、前段のオペレーションで取得した申請者名や金額などの情報を変数として埋め込み、承認内容に応じた動的なメッセージを作成できます。

■注意事項

バクラク申請・経費精算、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
バクラク申請・経費精算はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。

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使用しているアプリについて

バクラク申請・経費精算

Yoomではバクラク申請・経費精算のAPIとノーコードで連携することができます。バクラク申請・経費精算で、新しく申請されたり、申請が承認されたことをトリガーにして、他のアプリに申請内容を連携するといったことが可能です。例えば、スプレッドシートやkintoneなどのデータベースに申請内容を連携したり、Microsoft TeamsやSlackに必要な情報を通知したり、クラウドサインやGMOサインなどの契約締結サービスに申請内容を連携できます。