入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形からPDF帳票を作成する
入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形からPDF帳票を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
取引先や顧客から受け付けたフォームの情報を、都度Microsoft Excelの雛形に手入力して帳票を作成し、PDF化してからメールで送付する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力だけでMicrosoft Excelの雛形からPDF帳票を自動で作成し、Outlook経由でのメール送付までを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を元に、Microsoft Excelで見積書や請求書などを手作業で作成している方
- 帳票作成からPDF化、メール送付までの一連の業務に時間がかかり、効率化を検討している方
- 手作業による転記ミスや送付漏れを減らし、帳票発行業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、帳票の作成からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずにフォームの情報を直接帳票に反映させるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、任意の質問項目を設定した帳票発行フォームを作成します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させる雛形ファイルを選択します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールで送付」アクションを設定し、作成された帳票ファイルを添付してメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、帳票作成に必要な情報に合わせて任意で設定することが可能です。
- 帳票の元となる雛形のMicrosoft Excelファイルは、ユーザーが作成したものを任意で設定できます。
- Outlookの「メールで送付」オペレーションでは、宛先や件名、本文などをフォームの回答内容や固定のテキストを用いて任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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