お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、kintoneに格納する

■概要

Webサイトからのお問い合わせは顧客との重要な接点ですが、一件ずつ内容を確認して返信し、kintoneなどの顧客管理ツールへ入力する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、お問い合わせメールの受信をトリガーに、OCR機能で本文から情報を自動で抽出し、Gmailでの一次返信とkintoneへのレコード追加までを自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けたお問い合わせ内容をkintoneへ手作業で転記している方
• お問い合わせへの一次返信を迅速に行い、顧客体験を向上させたいと考えている方
• 定型的なお問い合わせ対応を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• お問い合わせ受信から情報抽出、一次返信、kintoneへの登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報のコピー＆ペーストミスや、kintoneへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」を設定します。これにより、Yoomで発行される特定メールアドレスへのメール受信をきっかけにフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、お問い合わせいただいた方へ一次返信メールを自動で送信します。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を設定し、抽出した情報を指定のアプリにレコードとして追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能で発行されたYoomの専用メールアドレスを、Webサイトのお問い合わせフォームの通知先などに設定してください。
• OCR機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信メールの本文を対象に、会社名や氏名、お問い合わせ内容など、抽出したい項目を任意で設定します。
• Gmailの「メールを送る」では、返信するメールの件名や本文を自由に設定でき、OCR機能で抽出した情報を活用して内容をパーソナライズすることも可能です。
• kintoneの「レコードを追加する」では、データを登録したいアプリのIDを指定し、どのフィールドにどの情報を格納するかを設定してください。

■注意事項

• kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。