フォームに回答があったら、Googleドキュメントの雛形を用いて書類を作成しGmailで送信する
フォームに回答があったら、Googleドキュメントの雛形を用いて書類を作成しGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleドキュメント
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Webフォームに回答があるたびに、その内容を手作業で書類に転記し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、定型的でありながらもミスが許されず、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントの雛形から書類を自動で作成し、Gmailで送信するまでの一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答内容をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成している方
- GoogleドキュメントとGmailを用いた定型業務の効率化を目指している方
- 書類作成時の転記ミスや、メールの送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から書類作成、メール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスやメールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで、計算機能の「日時・日時の加算減算」を設定し、発行日などの日付情報を整形します。
- 次に、オペレーションで、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた書類を作成します。
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、氏名や会社名、住所といった質問項目を任意の内容で自由に設定可能です。
- 日時・日付の加算減算の設定では、フォームで取得した日付などを基に、支払期限などを自動で算出し、任意の形式で表示できます。
- 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルを任意で設定でき、フォームの回答内容を書類内の指定箇所に変数として埋め込めます。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームで取得した担当者名などの情報を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
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フローボットオペレーション
文末にテキストを追加
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特定のメッセージを取得
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