■概要
毎月のレポート作成などで、Google スプレッドシートに新しいタブを追加し、関係者にGmailで共有するといった定型業務を手作業で行っていませんか？こうした定期的に発生する業務は、対応忘れや対応漏れのリスクが伴います。 このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールになると自動でGoogle スプレッドシートにタブを追加し、関係者への共有までを自動化できるため、手作業による手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで月次レポートなどを定期的に作成している担当者の方
- 定例業務におけるファイルの作成やGmailでの共有を手作業で行っている方
- ルーティンワークの対応漏れを防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル作成やメール送信の時間を短縮することができます。
- 手作業で起こりうるシートの作成忘れや、関係者へのメール送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「新しいシート（タブ）を追加する」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「セルに値を入力」アクションを設定することで、追加したシートに任意の値を入力します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、関係者にシートが作成された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎月1日の午前9時や毎週月曜日の午前10時など、フローボットを起動したい日時を任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知を送る相手のメールアドレス（宛先）や、メールの件名、本文の内容を自由に設定することが可能です。
■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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