■概要
Slackで共有されるファイルの管理に手間を感じていませんか?特定のチャンネルに投稿されたファイルを都度確認し、手作業でリスト化するのは非効率で、見落としのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Slackにファイルが投稿された際に、自動でGoogle スプレッドシートにファイル情報が記録されるため、ファイル管理を効率化できます。手作業による転記の手間を省き、情報の集約を自動で完結させましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有されるファイルの管理を手作業で行い、負担を感じている方
- Google スプレッドシートを活用し、共有ファイルの一覧を自動で作成したい方
- 複数チャンネルでのファイル共有が多く、情報の見落としを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに投稿されたファイル情報を自動でGoogle スプレッドシートに記録するため、手作業での転記やリスト作成に費やす時間を短縮できます
- 手作業による情報転記が不要になることで、URLの貼り間違いや記録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomに連携してください
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート(タブ)をコピーする」アクションを設定し、あらかじめ用意したテンプレートシートを複製します
- 次に、同じくGoogle スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションで、複製したシートの名前を日付などで更新します
- 最後に、Google スプレッドシートの「セルに値を入力」アクションで、投稿されたファイルのURLなどの情報を指定のセルに入力します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、ファイルの投稿を検知したいチャンネルを任意で指定してください。特定のチャンネルのみを対象に自動化を実行できます
- Google スプレッドシートの各オペレーションでは、情報の記録先となるスプレッドシートID、コピー元のシート、値を入力するセルなどを任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。