■概要
毎週の定例会議の議事録準備や定期的なレポート作成など、決まった日時に発生する業務の準備に手間や時間を取られていないでしょうか。Notionで都度ページを作成し、関係者にOutlookで通知するような一連の作業は、定型的でありながらも、対応漏れが発生すると業務に支障をきたす可能性があります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでNotionのページ作成からOutlookでのメール通知までを自動化できるため、こうした定例業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとOutlookを用いて、定期的なタスクやドキュメント作成を自動化したいと考えている方
- スケジュールに沿った反復業務を手作業で行っており、工数の削減や業務の抜け漏れを防ぎたい方
- チームへの定期的な情報共有やリマインド業務を効率化したいプロジェクトマネージャーやリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでNotionのページ作成からOutlookでの通知までが自動で実行されるため、定例業務にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるページの作成忘れや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionを選択し、「ページを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ページが作成されたことを関係者に通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、日次、週次、月次といった実行頻度や、実行したい具体的な日時を任意で設定してください。
- Notionの「ページを作成」オペレーションでは、作成するページのタイトルや格納先のデータベース、ページ内のコンテンツを任意で設定可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、通知を送りたい宛先(To, Cc, Bcc)やメールの件名、本文を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Notion、OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。