■概要
住民票などの証明書類から情報をシステムに手入力する作業は、時間がかかる上に、転記ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、正確性が求められる情報を扱う際は、大きな負担になることもあります。 このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた住民票の画像をAI-OCRが自動で読み取り、人の確認を挟んでからGoogle スプレッドシートに格納するまでの一連の処理を自動化し、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 住民票などの本人確認書類の情報を扱う、人事・総務部門の担当者の方
- AI-OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ入力業務を効率化したい方
- Google スプレッドシートでの情報管理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 住民票の画像をアップロードするだけでAIが文字を読み取り、転記作業を自動化するため、手作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を担保します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、住民票などのファイルをアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、アップロードされたファイルを読み取ります
- 続いて、オペレーションで「担当者に情報の確認依頼」を設定し、OCRの読み取り結果が正しいかを確認する工程を挟みます
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、確認済みの情報を指定のシートに格納します
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackチャンネルに通知」を設定し、処理完了を指定のチャンネルへ通知します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、住民票のアップロード欄以外にも、氏名や提出日など任意の質問項目を追加設定できます
- Google スプレッドシートに情報を追加する際、格納先のシートやどの列にどの情報を入力するかは任意で設定が可能です
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージの本文を業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。