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「Airtableに新しい取引先の情報を登録するたびに、Google Driveで手動でフォルダを作成している…」
「AirtableのレコードとGoogle Driveのフォルダ名を紐付ける際に、コピペミスや命名規則の間違いが発生してしまう…」
このように、多機能で便利なAirtableとGoogle Driveを併用する中で、手作業によるデータ連携に手間やストレスを感じていませんか？
もし、Airtableにレコードが追加されたら、関連するフォルダをGoogle Driveに自動で作成する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務の削減が可能です。
入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるかもしれません。
フォルダを手動で作成する手間が省け、容易にデータ管理が行えるようになったり、ファイルの保管場所が統一されることで、データ紛失のリスクも抑えられるでしょう。
本記事では、AirtableとGoogle Driveを連携させて、取引先登録時のフォルダ作成を自動化する方法をご紹介します。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableとGoogle Driveを連携するためのテンプレートを用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
AirtableとGoogle Driveを連携するメリット
メリット1:フォルダの検索が容易になる
AirtableとGoogle Driveを連携すれば、ファイルの保存先が統一され、スムーズにデータの検索ができるようになります。
たとえば、新規のクライアントをAirtableに登録すると、自動的にGoogle Driveにフォルダを生成することができます。
特にチームで作業をしている場合、取引先データの保管先が決まっていないと、データ紛失のリスクも高まります。
しかし、この自動化を活用すれば、取引先データの保管場所が確保され、データ紛失を防ぐことができるでしょう。
また、チーム全員が取引先データにスムーズにアクセスできるため、複数の案件が進行していても問題なく業務を遂行できます。
メリット2:フォルダを作成する手間が省けて時間短縮になる
取引先ごとにフォルダを自動作成することで、担当者は手動でフォルダを作成する負担から解放されます。
営業担当者は新規取引先を登録するたびに、フォルダを作成する手間が省けるため、時間の節約に繋がるはずです。
これにより、営業担当者は空いた時間を優先度の高い営業活動に活用できるでしょう。
また、自動化を活用すれば、フォルダ名の入力ミスや重複登録を防ぎ、業務効率の向上も期待できます。
Airtable と Google Drive を連携してできること
AirtableとGoogle DriveのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報連携を自動化できます。
例えば、Airtableに新しいレコードが追加された際に、その情報をもとにGoogle Driveへ自動でフォルダを作成するといった処理が可能です。
ここでは、Yoomで提供している具体的な自動化のテンプレートをご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Airtableに新しい取引先や案件などのレコードが登録された際に、そのレコード情報を基にして、Google Drive内に対応するフォルダを自動で作成します。
この自動化により、手動でのフォルダ作成の手間がなくなり、命名規則の統一や作成漏れを防ぐことが可能です。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Airtableで特定条件のレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
Airtableに登録されるすべてのレコードではなく、ステータスが「契約済み」になった場合など、特定の条件を満たしたレコードの時だけ、Google Driveにフォルダを作成します。
分岐処理を含むことで、不要なフォルダの作成を防ぎ、より実務に即したスマートなフォルダ管理を実現できるでしょう。
■概要
Airtableで管理している情報に関連するファイルをGoogle Driveで保管する際、レコードが追加されるたびに手動でフォルダを作成するのは手間のかかる作業です。このワークフローを活用することで、Airtableで特定の条件を満たすレコードが登録された際に、自動でGoogle Driveへフォルダを作成できます。二つのツール間の連携を自動化し、手作業による手間や作成漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとGoogle Driveを併用し、手動でのデータ連携に課題を感じている方
・Airtableのレコードに応じたフォルダ作成を自動化し、業務を効率化したい方
・データベースとストレージの連携をノーコードで実現し、管理体制を強化したい方
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AirtableとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAirtableとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAirtableとGoogle Driveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」というフローの設定方法をご紹介します。
テンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がないので便利ですよ！
工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
ステップ1:AirtableとGoogle Driveをマイアプリ登録
AirtableとGoogle DriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定がスムーズに行えます。
Airtableの登録方法
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
Google Driveの登録方法
続いて、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からGoogle Driveを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。
下記画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックしてログインしてください。
次に、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしましょう。
画面が切り替わったら「次へ」をクリックします。
続いて「続行」ボタンを選択します。
マイアプリにAirtableとGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
それではさっそく、自動化フローの作成を開始しましょう。
Yoomのテンプレートを利用すれば、手間なく業務を効率化できます。
まずは以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Yoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、以下の画面表示を確認して「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Airtableトリガーの設定
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすると変更できます。
まずは、Airtableの設定から行うため、「レコードが登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
自動化に使用するAirtableのベースID、テーブルID、Created Timeのフィールド名を、枠外の注釈を参考に設定してください。
※該当のテーブルにCreated Time形式のフィールドが必要なため事前に設定しましょう。
動作テストをおこなうために、Airtableの該当のテーブルにテスト用のレコードを追加します。
（テスト用のため、内容は自由に設定してOKです！）
再びYoomの画面に戻りテストを実行してください。
テストが成功すると、先ほど追加したレコードのレコードIDとレコード作成日が取得した値に表示されます。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4:Google Driveにフォルダを作成する
続いて、Google Driveの設定を行うため、「フォルダを作成する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
フォルダ名は、先ほどのステップで取得した値が設定されています。
このように設定することで、Airtableにレコードが新たに追加されたら「レコードID」を取得し、自動でGoogle Driveのフォルダ名に反映できますよ！
作成先のフォルダIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で選択してください。
ここまで設定できたら、「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功するとGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるので確認し、確認後は「保存する」ボタンを押しましょう。
