AirtableとGoogle Driveの連携で、取引先登録が完了したらフォルダを自動作成する方法

本記事では、AirtableとGoogle Driveを連携させて、取引先登録時のフォルダ作成を自動化する方法をご紹介します。
この自動化によって、フォルダを手動で作成する手間が省け、容易にデータ管理が行えるでしょう。
これにより、ファイルの保管場所が統一され、データ紛失のリスクを抑えられます。
今回は、業務を効率化するための具体的な方法とメリットについて解説します。

AirtableとGoogle Driveを連携するメリット

メリット1:フォルダの検索が容易になる

AirtableとGoogle Driveを連携すれば、ファイルの保存先が統一され、スムーズにデータの検索ができるようになります。
たとえば、新規のクライアントをAirtableに登録すると、自動的にGoogle Driveにフォルダを生成することができます。
特にチームで作業をしている場合、取引先データの保管先が決まっていないと、データ紛失のリスクも高まります。
しかし、<span class="mark-yellow">この自動化を活用すれば、取引先データの保管場所が確保され、データ紛失を防ぐことができるでしょう。</span>
また、チーム全員が取引先データにスムーズにアクセスできるため、複数の案件が進行していても問題なく業務を遂行できます。

メリット2:フォルダを作成する手間が省けて時間短縮になる

取引先ごとにフォルダを自動作成することで、担当者は手動でフォルダを作成する負担から解放されます。
営業担当者は新規取引先を登録するたびに、フォルダを作成する手間が省けるため、時間を節約できるでしょう。
これにより、<span class="mark-yellow">営業担当者は空いた時間を優先度の高い営業活動に活用できるでしょう。</span>
また、自動化を活用すれば、フォルダ名の入力ミスや重複登録を防ぎ、業務効率の向上も期待できます。

[Yoomとは]

AirtableとGoogle Driveの連携フローの作り方

今回は「Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。

AirtableとGoogle Driveをマイアプリ登録
Airtableでレコードが登録されたら起動するトリガーを設定
Google Driveでフォルダを作成するアクションを設定
AirtableとGoogle Driveの自動化の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:AirtableとGoogle Driveをマイアプリ登録

AirtableとGoogle DriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Airtableのマイアプリ登録を行ってください。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録を行いましょう。

続いて、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からGoogle Driveを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。

以下の画面が表示されるので、Google Driveにログインしましょう。

マイアプリにAirtableとGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:Airtableでレコードが登録されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすると変更できます。
まずは、Airtableの設定から行うため、「レコードが登録されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→必要に応じて変更
「Airtable(OAuth)と連携するアカウント情報」→合っているか確認
「トリガーアクション」→レコードが登録されたら

以下の画面が表示されたら、設定しましょう。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」→説明を確認して設定

設定後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ3:Google Driveでフォルダを作成するアクションを設定

続いて、Google Driveの設定を行うため、「フォルダを作成する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更
「Google Driveと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成する

以下の画面が表示されたら、Airtableのアウトプットを利用して「フォルダ名」を入力しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを利用できるので、「{{レコードID}}」と設定してください。

スクロールし、説明を確認して「作成先のフォルダID」を設定しましょう。
設定後に、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:AirtableとGoogle Driveの自動化の動作確認‍

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットが正しく起動するかどうか、確認しましょう。

その他のAirtableとGoogle Driveを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Airtableにレコードを自動作成するフローです。
データの2重入力や入力ミスを防ぎたい方におすすめの自動化です。
登録するデータが多数あって、手入力が手間だと感じる方に有効でしょう。

2.指定のスケジュールになったら、Airtableのレコードを検索し、自動的にGmailにメールを送付するフローです。
この自動化により、毎日の定型業務が少し楽になるかもしれません。
通知忘れや確認忘れを防止するのにおすすめの自動化です。

3.Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに自動追加するフローです。
データの共有が容易になり、チーム全体の作業効率向上が期待できます。
Google DriveのURLを手動で共有する手間が省け、データの確認が容易になります。

まとめ

AirtableとGoogle Driveを連携することで、取引先登録時のフォルダ作成を自動化する方法をご紹介しました。
この自動化を導入することで、フォルダ作成の手間が省け、取引先情報をスムーズに検索できます。
また、手動作業がなくなることで、作成ミスや重複作成のリスクが軽減し、営業担当者は営業活動に集中できるでしょう。

Yoomのアプリ連携や自動化には、難しいコード入力は必要ありません。
ぜひ、Yoomの自動化を導入して、業務効率を向上させましょう。
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