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「Airtableに新しい取引先の情報を登録するたびに、Google Driveで手動でフォルダを作成している…」
「AirtableのレコードとGoogle Driveのフォルダ名を紐付ける際に、コピペミスや命名規則の間違いが発生してしまう…」
このように、多機能で便利なAirtableとGoogle Driveを併用する中で、手作業によるデータ連携に手間やストレスを感じていませんか？
もし、Airtableにレコードが追加されたら、関連するフォルダをGoogle Driveに自動で作成する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務の削減が可能です。
入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるかもしれません。
フォルダを手動で作成する手間が省け、容易にデータ管理が行えるようになったり、ファイルの保管場所が統一されることで、データ紛失のリスクも抑えられるでしょう。
本記事では、AirtableとGoogle Driveを連携させて、取引先登録時のフォルダ作成を自動化する方法をご紹介します。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableとGoogle Driveを連携するためのテンプレートを用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Airtableを業務で活用している企業 ・顧客情報をAirtableで一元管理している方 ・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやくすまとめたい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。 ■注意事項 ・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
AirtableとGoogle Driveを連携するメリット
メリット1:フォルダの検索が容易になる
AirtableとGoogle Driveを連携すれば、ファイルの保存先が統一され、スムーズにデータの検索ができるようになります。
たとえば、新規のクライアントをAirtableに登録すると、自動的にGoogle Driveにフォルダを生成することができます。
特にチームで作業をしている場合、取引先データの保管先が決まっていないと、データ紛失のリスクも高まります。
しかし、この自動化を活用すれば、取引先データの保管場所が確保され、データ紛失を防ぐことができるでしょう。
また、チーム全員が取引先データにスムーズにアクセスできるため、複数の案件が進行していても問題なく業務を遂行できます。
メリット2:フォルダを作成する手間が省けて時間短縮になる
取引先ごとにフォルダを自動作成することで、担当者は手動でフォルダを作成する負担から解放されます。
営業担当者は新規取引先を登録するたびに、フォルダを作成する手間が省けるため、時間の節約に繋がるはずです。
これにより、営業担当者は空いた時間を優先度の高い営業活動に活用できるでしょう。
また、自動化を活用すれば、フォルダ名の入力ミスや重複登録を防ぎ、業務効率の向上も期待できます。
Airtable と Google Drive を連携してできること
AirtableとGoogle DriveのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報連携を自動化できます。
例えば、Airtableに新しいレコードが追加された際に、その情報をもとにGoogle Driveへ自動でフォルダを作成するといった処理が可能です。
ここでは、Yoomで提供している具体的な自動化のテンプレートをご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Airtableに新しい取引先や案件などのレコードが登録された際に、そのレコード情報を基にして、Google Drive内に対応するフォルダを自動で作成します。
この自動化により、手動でのフォルダ作成の手間がなくなり、命名規則の統一や作成漏れを防ぐことが可能です。
■概要 Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Airtableを業務で活用している企業 ・顧客情報をAirtableで一元管理している方 ・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやくすまとめたい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。 ■注意事項 ・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
Airtableで特定条件のレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
Airtableに登録されるすべてのレコードではなく、ステータスが「契約済み」になった場合など、特定の条件を満たしたレコードの時だけ、Google Driveにフォルダを作成します。
分岐処理を含むことで、不要なフォルダの作成を防ぎ、より実務に即したスマートなフォルダ管理を実現できるでしょう。
■概要 Airtableで管理している情報に関連するファイルをGoogle Driveで保管する際、レコードが追加されるたびに手動でフォルダを作成するのは手間のかかる作業です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用することで、Airtableで特定の条件を満たすレコードが登録された際に、自動でGoogle Driveへフォルダを作成できます。二つのツール間の連携を自動化し、手作業による手間や作成漏れといった課題を解消します。
AirtableとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAirtableとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAirtableとGoogle Driveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」というフローの設定方法をご紹介します。
テンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がないので便利ですよ！
工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。
■概要 Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Airtableを業務で活用している企業 ・顧客情報をAirtableで一元管理している方 ・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやくすまとめたい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。 ■注意事項 ・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
ステップ1:AirtableとGoogle Driveをマイアプリ登録
AirtableとGoogle DriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定がスムーズに行えます。
Airtableの登録方法
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
Google Driveの登録方法
続いて、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からGoogle Driveを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。
下記画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックしてログインしてください。
次に、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしましょう。
画面が切り替わったら「次へ」をクリックします。
続いて「続行」ボタンを選択します。
マイアプリにAirtableとGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
それではさっそく、自動化フローの作成を開始しましょう。
Yoomのテンプレートを利用すれば、手間なく業務を効率化できます。
まずは以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Airtableを業務で活用している企業 ・顧客情報をAirtableで一元管理している方 ・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやくすまとめたい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。 ■注意事項 ・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
Yoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、以下の画面表示を確認して「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Airtableトリガーの設定
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすると変更できます。
まずは、Airtableの設定から行うため、「レコードが登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
自動化に使用するAirtableのベースID、テーブルID、Created Timeのフィールド名を、枠外の注釈を参考に設定してください。
※該当のテーブルにCreated Time形式のフィールドが必要なため事前に設定しましょう。
動作テストをおこなうために、Airtableの該当のテーブルにテスト用のレコードを追加します。
（テスト用のため、内容は自由に設定してOKです！）
再びYoomの画面に戻りテストを実行してください。
テストが成功すると、先ほど追加したレコードのレコードIDとレコード作成日が取得した値に表示されます。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4:Google Driveにフォルダを作成する
続いて、Google Driveの設定を行うため、「フォルダを作成する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
フォルダ名は、先ほどのステップで取得した値が設定されています。
このように設定することで、Airtableにレコードが新たに追加されたら「レコードID」を取得し、自動でGoogle Driveのフォルダ名に反映できますよ！
作成先のフォルダIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で選択してください。
ここまで設定できたら、「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功するとGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるので確認し、確認後は「保存する」ボタンを押しましょう。
ステップ5:トリガーをONにして動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットが正しく起動するかどうか、確認しましょう。
Google Driveのデータを Airtableに連携したい場合
ここまでは、AirtableからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle DriveからAirtableへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、Airtableにレコードを作成する
Google Driveの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされたら、そのファイル名やURLといった情報をAirtableにレコードとして自動で作成します。
アップロードした契約書や請求書などのファイル情報を自動でAirtableに記録可能です。
管理台帳への転記漏れや入力ミスの防止に役立つでしょう。
■概要 Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、管理のためにAirtableへ手作業で転記していませんか。この作業は単純ですが時間がかかり、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google DriveとAirtableを連携させ、ファイルが追加された際に自動でレコードを作成できます。面倒な手作業から解放され、ファイル管理を効率化することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
AirtableやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AirtableやGoogle DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Airtableを使った自動化例
Airtableでのレコード登録や更新をトリガーに、顧客管理、人事管理、プロジェクト管理など、様々な外部ツールへ情報をシームレスに連携！
また、他のアプリのデータをAirtableに集約することで、データの一元管理を促進します。
これにより、手作業によるデータ入力や転記の手間をなくし、情報共有のスピードと正確性も向上するでしょう。
■概要 Airtableに情報が登録されたらSlackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Airtableにおけるデータ入力を担当している方 ・社内情報の蓄積でAirtableを活用している方 ・入力データの分析や管理を行う方 2.Slackで社内のメンバーとコミュニケーションを取る方 ・社内通知を手動で行っている方 ・Slackへの通知を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット AirtableはWebで利用できるデータベースですが、登録されたデータは都度Airtable上から確認する必要があります。 そのため、Airtableへデータ登録が発生した際に効率的にメンバーと共有する仕組みが重要です。 Airtableから都度データの確認をする必要がなくなり、業務運営を円滑にすることが可能です。 ■注意事項 ・AirtableとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。 ■概要 Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Airtableを業務に活用している方 ・取引データや顧客情報の管理にデータベースを活用している方 2.Misocaを使用して帳票作成を行っている方 ・請求管理の業務を行う方 ・定期的な請求書の発行を担当している方 Misocaは請求書の作成から管理まで効率的に行うことができるクラウドツールです。 ヒューマンエラーの発生を回避して帳票の作成を行いたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Airtable、Misoca、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Airtableに新しいレコードが登録されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.プロジェクト管理チーム ・Airtableでプロジェクト情報を管理し、その情報をHubSpotでチケットとして追跡・管理したいチーム ・新しいプロジェクトやタスクの登録を迅速にHubSpotで対応したいチーム 2.カスタマーサポートチーム ・Airtableで顧客情報やサポートリクエストを管理し、それをHubSpotでチケット化して対応したいチーム ・サポートリクエストがAirtableに登録されたら、HubSpotで対応状況を追跡したいチーム 3.営業部門 ・Airtableで見込み顧客情報を管理し、その情報をHubSpotでチケット化してフォローアップを行いたいチーム ・新規リードや顧客の問い合わせをAirtableに登録し、HubSpotで対応を効率化したいチーム 4.データ管理チーム ・Airtableで管理しているデータをHubSpotでチケットとして処理し、データの一貫性と追跡を行いたいチーム ■このテンプレートを使うメリット ・レコード情報が常に最新の状態で管理されるため対応の質の向上に繋がります。 ・Airtableで新しいレコードが登録されるたびに手動でHubSpotにチケットを作成する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。 ■注意事項 ・Airtable、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 Airtableで管理している情報が更新された際、都度確認してチームに連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特にリアルタイムな情報共有が求められる場面では、手作業による遅延や見落としが業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Airtableのレコード更新をトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知を送信でき、このような課題の解消に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 ドキュメントとデータベースが融合したCodaと、柔軟なデータベース機能を持つAirtable。この2つのツールを併用する中で、片方の情報をもう片方へ手作業で転記する手間や入力ミスに悩まされていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Outlookを日常的に利用している方 ・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者 2.Airtableを利用してデータ管理を行っている企業 ・Airtableを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方 ・顧客からの問い合わせをAirtableに蓄積してデータ分析などに活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でAirtableに登録することができます。 また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。 ■注意事項 ・AirtableとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 TimeRexで予定が登録されたらAirtableに顧客情報を追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.TimeRexを利用してスケジュール管理を行っている方 ・TimeRexを使って顧客との予定を管理しているが、顧客情報の管理を自動化したい方 ・スケジュール登録と同時に顧客情報を登録したいと考える営業担当者 2.Airtableを利用してデータベース管理を行っている企業 ・Airtableを日常的に使っていて、顧客情報を効率よく追加したい方 ・複数のツールを連携させて作業効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット TimeRexとAirtableを連携することで、登録された予定の情報をもとに自動的に顧客情報として登録されるというメリットがあります。 また、手作業での業務が減るため、二重入力や入力ミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。 ■注意事項 ・TimeRexとAirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 WordPressで投稿が公開されたらAirtableに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.WordPressを使用してコンテンツ管理を行う企業 ・記事制作を行うコンテンツ担当者 ・コンテンツ公開後の戦略を担当する方 2.Airtableを使用したデータベースで情報の管理を行う方 ・データベースに登録した情報の分析を行う方 ・情報の一元管理を行う事務職担当者 ■このテンプレートを使うメリット WordPressはコンテンツ作成に有効なツールです。 このフローを活用することによって、WordPressで投稿が公開されたら自動でAirtableのデータベースに情報が登録され、手作業の手間がかからなくなります。 ■注意事項 ・WordPress、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 NotionとAirtableの両方で情報管理をしていると、片方に入力した内容をもう片方に手作業で転記する必要があり、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいページが作成されるだけでAirtableにレコードが自動で追加されるため、二重入力の手間をなくし、常に最新の状態で情報を同期することが可能になります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
また、Airtableへのデータ登録をした後はメンバーと共有しないと登録状況をチーム内で把握できないため、業務の進行に支障をきたす恐れがあります。
このフローは、AirtableとSlackを連携することで、Airtableでデータが登録されると自動でSlackに通知することができ、メンバーとの情報共有をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートを使うメリット
しかし、毎回Airtableの情報を手入力しながらMisocaで請求書を作成するのは、ミスの発生リスクを高め精神的な負担を増大させる可能性があります。
このテンプレートを活用すると、Airtableのステータス更新を感知して請求書の作成・送信を自動で行います。
手作業の手間を省くことで人的ミスを未然に防ぎ、正確性の高い請求書を発行することができ、顧客満足度向上へと繫げることができます。
このワークフローを活用すれば、Codaで特定の条件を満たす行が作成された際に、Airtableへのレコード追加を自動化できます。CodaとAirtable間のデータ連携を効率化し、手作業による定型業務から解放されます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
Yoomを利用することで、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することが可能です。
これにより、手作業でのデータ入力が不要となり、作業時間の節約が見込めます。
データの正確性が向上し、誤った情報が原因で会社の損失を招くリスクが削減されるでしょう。
併せて作成したコンテンツの件数管理をAirtableのデータベースを活用して行うことで、作成したコンテンツを他の情報と連携することができます。
しかし、Airtableに手入力で情報を入力するのは手間がかかり、業務プロセスの改善を阻害する要因となります。
また入力情報を引用することで、手入力によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Google Driveを使った自動化例
ファイルのアップロードをトリガーとして、その情報を顧客管理システムに自動登録したり、OCRとAIを活用して内容を翻訳・通知したりすることが可能です。
また、他のアプリケーションからの情報をもとに、Google Driveにファイルを自動追加することもできます。
これにより、手作業によるファイル転記や情報入力の負担をなくし、データ共有とビジネスプロセスの迅速化を実現します。
簡単な設定だけでフォルダの作成漏れを防げるため、人為的ミスが課題のときにおすすめです！
■概要 Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.BacklogとGoogle Driveの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー ・Backlogの課題ごとにGoogle Driveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方 ・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方 2.Backlogで課題管理を行い、Google Driveでファイル共有を行っているチーム ・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方 ・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。 ・Backlogで新規課題が追加された際に、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。 ■注意事項 ・Backlog、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方 ・GMOサインを導入している企業 ・GMOサインを使用して契約業務を担当している方 2.Google Driveでファイル管理を担当している方 ・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方 ・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業 3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方 ・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方 ・業務の自動化を目指している中小企業の経営者 ・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット ・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。 ・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。 ・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。 ■注意事項 ・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。 ・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください ■概要 Google Driveにアップロードされた請求書や議事録などを、都度ダウンロードして内容を確認し、要約を作成してメールで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字情報の抽出からAnthropic（Claude）による要約、そしてGmailでのメール送信までの一連の業務を自動化し、これらの課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 請求書や申込書など、PDFで受け取る書類の内容確認と関係者への情報共有に手間を感じていませんか。Google Driveに保存したPDFファイルを開き、内容をコピーしてChatworkに貼り付けるといった手作業は、時間がかかるだけでなく転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google DriveへのPDFファイル追加をトリガーに、AIが自動で文字情報を読み取り、その内容をChatworkへ即座に通知するため、一連の確認・共有業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 Google Driveに保存した資料を基に、Miroでディスカッションやアイデア出しを行うことはありませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。 1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業 ・営業アシスタントや部門長 ・全社の情報を統括している事務担当者 ・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者 2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業 ・名刺や会社情報を管理している営業担当者 ・マーケティング業務の担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。 ・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。 ■注意事項 ・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.名刺データの管理でSansanを利用している方 ・名刺交換をする機会が多い方 ・名刺情報をSansanでデジタル化して管理している方 2.Google Driveでファイル管理を行う方 ・部門間のファイル共有でGoogle Driveを活用している方 ■このテンプレートを使うメリット Sansanは名刺情報をデジタル化することができ、営業活動や顧客管理を効率化することができます。 このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でGoogle Driveにアップロードすることができます。 このフローの後にチャットツールと連携することで、名刺画像のアップロードを任意のメンバーに通知することもできます。 ■注意事項 ・Sansan、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ■概要 Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット リモート会議が増える中、Google Meetでの会議録画を行う方が増えています。しかし、録画データの整理や共有に時間がかかるのは、貴重な時間を浪費することになります。 このフローを活用するれば、会議終了後の録画データファイルをSlackで送信します。 ■概要 Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方 ・社内のミーティングを行う統括部門の方 ・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方 ・Web面接を担当する人事部門の方 2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者 ・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方 ・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。 ・定型業務の自動化することによりDXを推進します。 ■注意事項
しかし、ファイルの内容を確認しながら手作業でMiroにボードを作成するのは、時間もかかり、転記ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されると自動でOCRが内容を読み取りMiroにボードを作成するため、よりスムーズなデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
しかし、名刺情報をGoogle Driveに手動でアップロードして他部門のメンバーと共有している場合、対応漏れが発生する恐れがあります。
手動によるアップロード作業を効率化できるため、Google Drive上から常に最新の情報を確認することが可能です。
会議の録画管理と情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
これにより、会議終了後すぐにSlackへ通知が届くため、チーム全体で素早く録画データにアクセスが可能になります。
迅速なファイル共有によって、業務の進行スピードの加速にもつながります。
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
AirtableとGoogle Driveを連携することで、取引先登録時のフォルダ作成を自動化する方法をご紹介しました。
この自動化を導入することで、フォルダ作成の手間が省け、取引先情報をスムーズに検索できます。
また、手動作業を削減できることで、作成ミスや重複作成のリスクが軽減し、営業担当者は営業活動などの本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomのアプリ連携や自動化には難しいコード入力は必要ないため、プログラミングの知識がない方でも、画面に従って操作するだけで直感的に業務フローの構築が可能！
ぜひこの機会に、Yoomを活用した自動化を導入して、日々の業務効率を向上させましょう。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料アカウント登録をして、業務の効率化を体験してみてください！
Q：Airtableの添付ファイルをフォルダに自動保存できますか？
A：
はい、できます。その場合は、トリガー直下の＋ボタンを押して、Airtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションをフローの追加し、さらにGoogle Driveの「フォルダ作成」の下に、同じくGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを追加してご利用ください。
Q：レコードの「更新」をトリガーにできますか？
A：
はい、可能です。Airtableをトリガーとしたフローを構築する場合、レコードの登録、更新、Chrome拡張機能を使ったレコードの詳細ページから起動する、といったトリガーを設定できます。
レコードの更新をトリガーにしたい場合は、「レコードが更新されたら」のトリガーを設定してご利用ください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携がエラーとなっている旨を知らせるメールが届きます。
メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、エラー時の対応方法についてを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
