Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Chatworkに通知する

■概要

請求書や申込書など、PDFで受け取る書類の内容確認と関係者への情報共有に手間を感じていませんか。Google Driveに保存したPDFファイルを開き、内容をコピーしてChatworkに貼り付けるといった手作業は、時間がかかるだけでなく転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google DriveへのPDFファイル追加をトリガーに、AIが自動で文字情報を読み取り、その内容をChatworkへ即座に通知するため、一連の確認・共有業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したPDFの内容を、手作業でChatworkに転記・共有している方
• 請求書や申込書などのPDFファイルを確認する作業の時間を短縮したいと考えている方
• 手作業による情報共有のミスや通知漏れを防ぎ、業務を標準化したい責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveにPDFが追加されると、自動でOCR処理とChatworkへの通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認・転記の時間を短縮できます。
• 人の手によるテキストのコピー＆ペーストが不要になることで、転記間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のチャットルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用するAI-OCR機能（「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーション）は、チームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランでは当該オペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル期間中は、本ワークフローを含む全ての機能をお試しいただけます。