フローボット活用術

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2025-10-23

【ノーコードで実現】画像ファイルからテキストを自動で読み取り、他のアプリに連携する方法

Hinata Fukasawa

とにかく早く試したい方へ
画像から読み取ったテキストを各種ツールに連携する方法
Google Drive上の画像からテキストを読み取り、Salesforceに登録するフローを作ってみよう
OCRやGoogle DriveのAPIを使ったその他の自動化例
まとめ
よくあるご質問

Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する

試してみる

■概要
展示会で獲得した名刺や、Webからダウンロードされた申込書など、Google Driveに格納したファイルを一つひとつ手作業でSalesforceに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Salesforceへリード情報として登録までを実行します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理している名刺や申込書の情報を手入力でSalesforceに登録している方
リード情報のデータ入力作業における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方
手作業による定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのリード登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。
OCR機能のアクションでは、読み取る文字数や書類の言語、使用するAIモデルなどを任意で設定し、抽出したい項目を指定してください。
Salesforceにリードを作成するアクションでは、OCRで抽出したどの情報を、氏名や会社名といったどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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「領収書の画像から手作業で経費システムに金額を入力するのが面倒…」
「紙のアンケート結果を画像で受け取ったけど、一つひとつテキスト化して集計するのが大変…」

このように、画像に含まれる文字情報を手で打ち直す作業に多くの時間と労力を費やしていませんか？

もしストレージに保存された画像ファイルから自動でテキストを抽出し、CRMやデータベースなどの業務アプリにデータを直接登録できる仕組みがあればこうした定型的な入力作業から解放されますよね。

その結果、本来時間をかけるべき分析や企画といったコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには画像ファイルからテキストを読み取る業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する

試してみる

■概要
展示会で獲得した名刺や、Webからダウンロードされた申込書など、Google Driveに格納したファイルを一つひとつ手作業でSalesforceに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Salesforceへリード情報として登録までを実行します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理している名刺や申込書の情報を手入力でSalesforceに登録している方
リード情報のデータ入力作業における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方
手作業による定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのリード登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。
OCR機能のアクションでは、読み取る文字数や書類の言語、使用するAIモデルなどを任意で設定し、抽出したい項目を指定してください。
Salesforceにリードを作成するアクションでは、OCRで抽出したどの情報を、氏名や会社名といったどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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画像から読み取ったテキストを各種ツールに連携する方法

画像ファイルからテキストを自動で読み取り、様々なツールに連携させる具体的な自動化例をテンプレートとともにご紹介します。
日々の業務で発生する画像からの文字起こしやデータ入力の手間を削減し、業務のスピード向上が期待できるでしょう。

気になる内容があればぜひクリックしてみてください！

ストレージサービスに保存された画像を起点にテキストを抽出する

Google Driveなどのストレージサービスに画像ファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能でテキストを読み取り、SalesforceなどのCRMツールに顧客情報や商談情報として自動で登録するフローです。

紙媒体で受け取った名刺やアンケート用紙のデータ化をスムーズに行い、営業活動の迅速化に繋げます。

Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する

試してみる

■概要
展示会で獲得した名刺や、Webからダウンロードされた申込書など、Google Driveに格納したファイルを一つひとつ手作業でSalesforceに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Salesforceへリード情報として登録までを実行します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理している名刺や申込書の情報を手入力でSalesforceに登録している方
リード情報のデータ入力作業における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方
手作業による定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのリード登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。
OCR機能のアクションでは、読み取る文字数や書類の言語、使用するAIモデルなどを任意で設定し、抽出したい項目を指定してください。
Salesforceにリードを作成するアクションでは、OCRで抽出したどの情報を、氏名や会社名といったどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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データベース/CRMサービスに保存された画像を起点にテキストを抽出する

Airtableのようなデータベースサービスに画像ファイルがアップロードされた際、その画像からテキスト情報を自動で抽出して該当のレコードに情報を追記するフローです。

手作業による転記ミスを防ぎながら、データベースの情報を常に正確かつ最新の状態に保つことができます。

Airtableにファイルがアップロードされたら、OCRを行い結果を追加する

試してみる

■概要
請求書や領収書などの画像ファイルから、オンラインツールを使ってテキスト情報を手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローは、Airtableにファイルがアップロードされると、自動でOCRが画像からテキストを抽出し、結果をレコードに追記します。これまでツールで行っていた手作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
OCRツールを使い、手作業でデータ入力を行っている方
Airtableでファイル管理などを行っており、テキスト情報の転記作業を効率化したいと考えている方
画像ファイルからの文字起こしやデータ入力におけるヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Airtableにファイルをアップロードするだけで、自動でテキストが抽出・追記されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、AirtableをYoomと連携します。
次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されているレコードの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
次に、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のフィールドに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Airtableのトリガー設定では、対象としたいベースID、テーブルID、またレコードの登録を検知するためのCreated Timeフィールドを任意で設定してください。
OCR機能では、画像やPDFファイルの中からテキストを抽出したい範囲や項目を任意で設定することが可能です。
Airtableのレコードを更新するアクションでは、OCR機能で取得したテキスト情報を、どのフィールドに反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
AirtableとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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メールで受信した画像を起点にテキストを抽出する

Gmailなどのメールツールで画像ファイル付きメールを受信した際に自動でOCR処理を実行し、抽出したテキスト情報をもとにHubSpotなどのCRMに新しいコンタクトを作成するフローです。

問い合わせメールに添付された名刺画像などから、スムーズに見込み顧客リストを作成し、素早いアプローチを実現します。

Gmailでファイルを受信したら、OCRを行いHubSpotにコンタクトを作成する

試してみる

■概要
名刺や申込書など、画像やPDFで受け取った情報を手作業でCRMに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のファイルを受信すると、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、その内容を基にHubSpotへコンタクトを新規作成するため、こうしたデータ入力の課題を解消し、顧客管理業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
名刺などの画像データからHubSpotへ手作業で顧客情報を登録している営業担当者の方
OCRの技術を活用し、定型的なデータ入力業務の自動化を検討している方
Gmailで受信する申込書などのファイル管理とデータ登録を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailでファイルを受信すると、OCRによるテキスト化からHubSpotへの登録までが自動で完結するため、手作業でのデータ入力時間を短縮できます
手作業による転記が不要になるため、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します
続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします
次に、オペレーションのOCR機能で、受信した添付ファイルからテキスト情報を読み取ります
最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、OCRで読み取った情報を基にコンタクトを新規作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
OCR機能では、読み取りたいファイルの中から会社名や氏名、メールアドレスなど、抽出したい項目を任意で設定することが可能です
HubSpotにコンタクトを作成する際、OCRで読み取った情報や固定のテキストを、どの項目に登録するかを自由にマッピングしてください
■注意事項
Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Drive上の画像からテキストを読み取り、Salesforceに登録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceのレコードに登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Salesforce

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

Google DriveとSalesforceのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定、分岐設定、Google Driveのアクション設定、OCR設定、Salesforceのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する

試してみる

■概要
展示会で獲得した名刺や、Webからダウンロードされた申込書など、Google Driveに格納したファイルを一つひとつ手作業でSalesforceに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Salesforceへリード情報として登録までを実行します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理している名刺や申込書の情報を手入力でSalesforceに登録している方
リード情報のデータ入力作業における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方
手作業による定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのリード登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。
OCR機能のアクションでは、読み取る文字数や書類の言語、使用するAIモデルなどを任意で設定し、抽出したい項目を指定してください。
Salesforceにリードを作成するアクションでは、OCRで抽出したどの情報を、氏名や会社名といったどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1：Google DriveとSalesforceのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。

Google DriveとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。こちらはGmailの例ですが、Google Driveも同じ手順で連携できます。

SalesforceとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する

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■概要
展示会で獲得した名刺や、Webからダウンロードされた申込書など、Google Driveに格納したファイルを一つひとつ手作業でSalesforceに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Salesforceへリード情報として登録までを実行します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理している名刺や申込書の情報を手入力でSalesforceに登録している方
リード情報のデータ入力作業における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方
手作業による定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのリード登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。
OCR機能のアクションでは、読み取る文字数や書類の言語、使用するAIモデルなどを任意で設定し、抽出したい項目を指定してください。
Salesforceにリードを作成するアクションでは、OCRで抽出したどの情報を、氏名や会社名といったどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る  試してみる

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

準備として、Google Driveの特定フォルダにテスト用の画像ファイルをアップロードしてください。
今回は例として「名刺」フォルダを作成し、サンプル画像を格納しました。

用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に、先ほどファイルを格納したフォルダを候補から選択します。

ここまで設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！

なお、この取得した値はこの後の設定で活用するデータとなります。
※取得した値とは？

ステップ4：分岐設定

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！

後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値は「URL」のままで大丈夫です。

次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(URL)が「/file/」という値を含む場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが格納されている場合という意味です。

条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。

ステップ5：Google Driveのアクション設定

ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。

ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。

今回はテンプレートを使っているため、ファイルIDの欄にはGoogle Driveの「ファイルID」の取得した値が予め入力されています。
そのままテストボタンをクリックしましょう。

※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報でフローを動かすことができます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。

成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。

ステップ6：OCR設定

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！

上記2記事も併せてご参照ください。

先ほどダウンロードした画像ファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

ステップ3・5と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。
※料金プランについて

詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。

※YoomのOCR機能ではアクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

抽出したい項目を設定し、以下の赤枠のようにカンマ区切りで入力しましょう。
今回はSalesforceに登録したいデータを名刺から抽出するため、以下のように設定しています。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしてください。

成功したら保存しましょう。AIが画像ファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！

ステップ7：Salesforceのアクション設定

※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。

先ほど抽出した内容をもとに、Salesforceで新規リードを登録します。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。

データベースを連携していきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。

次にテキストボックス下部の説明を参考に、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックしましょう。
今回は新規リードを登録するため、オブジェクトのAPI参照名は「Lead」にしました。

※アプリと連携するにおけるSalesforceの各API参照名の確認の仕方についてもご参照ください。

詳細設定に入るので、OCRから取得した値を設定して項目を埋めていきましょう。
ただし各項目は任意なので全てを埋める必要はありません。

登録したい項目を設定したらテストしてください。

成功したら保存しましょう。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はこちらをご確認ください。

Google Driveの画像ファイルの情報をもとに、Salesforceに新規リードが登録されました！

ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceのレコードに登録する方法でした！

OCRやGoogle DriveのAPIを使ったその他の自動化例

OCRやGoogle DriveのAPIを活用することで、書類処理やファイル管理業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！

OCRを使った自動化例

OCRによる自動化は、書類や画像からのテキスト抽出作業を効率化します。
例えば、名刺や請求書、通帳などの書類をOCRで読み取り、必要なシステムへ自動で登録・通知することで、手作業による入力ミスや時間を削減できます。経理担当者や人事担当者、営業支援業務に特に有効です！

Discordでファイルが送信されたら、OCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する

試してみる

■概要
紙媒体で受け取った書類をスキャンしてPDF化するものの、その後のテキスト化に手間を感じていませんか？手作業で内容をドキュメントに転記するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Discordに送信されたスキャンPDFなどのファイルをOCR機能で自動で読み取り、テキストを抽出した上で新規のGoogleドキュメントに変換し保存するため、こうしたファイル変換に関する課題をスムーズに解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
日常的にスキャンされたPDFや画像ファイルの内容をテキスト化している方
Discordを情報共有のハブとして活用し、ファイル変換作業を効率化したいチームの方
手作業によるデータ転記でのミスをなくし、正確なドキュメント作成を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
Discordにファイルが送信されるだけで自動でテキスト化され、ドキュメントが作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます
人の手による転記作業がなくなることで、入力間違いやコピー＆ペーストの漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます
■フローボットの流れ
はじめに、Discord、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携する
次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定する
次に、オペレーションに分岐機能を設定し、ファイルが添付されているメッセージのみ後続の処理に進むよう設定する
次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定する
次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出する
次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定する
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定する
最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報をドキュメントに追記する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Discordのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のサーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください
分岐機能では、ファイルの種類やメッセージの内容など、前段のトリガーで取得した情報を基に、後続のオペレーションを起動させる条件を自由にカスタマイズできます
OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です
Googleドキュメントを作成するアクションでは、ドキュメントのタイトルを固定値のほか、ファイル名など前のステップで取得した情報を組み合わせて設定できます
Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、OCRで読み取った内容だけでなく、任意の固定テキストや他の情報を組み合わせて柔軟に設定できます
■注意事項
Discord、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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メールで受け取った適格請求書をOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、Slackへその旨を通知

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■概要‍
・メールで受け取った適格請求書の画像解析を行い、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
‍
■作成方法
‍①トリガーからメールトリガーを選択します。
②受信用のアドレスに任意のアドレスを入れ、トリガーの条件を設定します。
③一度②のアドレスに対して、受領する請求書と同様の形式のファイルを添付し、かつトリガー条件を満たしたテストメールを送付します。
④Yoomに戻り、メールのテストを実施しメールの受信を確認したら保存します。
※テストが反映されるまで少し時間がかかります。
※Gmailからの転送を行いたい場合は、こちらのヘルプページを参照くださいhttps://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
‍⑤トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑥アクションから適格請求書を読み取るを選択し、次に進みます。
⑦ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から「添付ファイル1」を設定します。
⑧追加で抽出したい項目では、以下をデフォルトで取得します。それ以外の値を追加したい場合は項目を追加入力してください。
※「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「取引内容」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」「8%対象の金額」「8%対象の消費税」「小計」「合計」
※なお、請求書内に上記デフォルトの項目が含まれていない場合は取得自体されません。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
‍⑨テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑩＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑪任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑨のテストで取得した値を{{発行事業者の名称}}のようにそのまま埋め込みます。
このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
‍⑫フォームを追加をクリックし、項目に⑨で取得した項目名をそのまま入力します。
このようにすることで、⑨で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
‍⑬＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑭次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑫の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
‍⑮＋マークを押し、アプリと連携するからSlackを選択してチャンネルにメッセージを送るアクションを選びます。
⑯次のページで、指定のチャンネルIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
‍
■注意事項‍
・Yoomデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」 etc
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
‍

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フォームで受け取った通帳画像をOCRで解析し、確認を行ったあとSmartHRに従業員情報を登録する

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■概要
フォームに回答された従業員の情報と通帳画像の解析データをもとに、SmartHRへ新しく従業員情報を登録します。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
‍
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択します。
②フォームの質問項目に通帳画像を添付するためのファイルタイプの質問と名前やアドレス等従業員登録に必要な各種質問を用意します。
③次の画面で、サンプルとしてデモの通帳画像と各種質問を格納・入力して保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑤アクションから画像・PDFから文字を読み取るを選択し、次に進みます。
⑥ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補からフォームで設定した通帳の画像を設定します。
⑦抽出したい項目を入力します。
※例：名前カナ敬称略,口座番号,科目 etc
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑧テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑨＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑩任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑧のテストで取得した値を「名前カナ：{{名前カナ敬称略}}」のように埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※担当者項目をメールアドレスで担当者を指定(外部ユーザーを指定可)にし、③のトリガーテストで取得したメールアドレスを動的に埋め込むことも可能で、このようにすることで、回答者自身に画像解析した通帳情報が正しいかどうかを確認してもらうことができます。
⑪フォームを追加をクリックし、項目に⑧で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑧で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑫＋マークを押し、アプリと連携するからSmartHRを選択後、従業員の登録v2アクションを選択します。
⑬次のページに表示された必須項目およびフォームで取得した情報と通帳画像を解析した内容に対応する欄に、取得したデータをアウトプットとして入力し、設定完了です。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録する

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■概要
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。
‍
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報をデジタル化し、顧客管理や営業活動を効率化したいビジネスパーソン
・営業担当者
・人事担当者
・マーケティング担当者
‍
2.業務効率化やデータ活用を推進するIT担当者
・名刺情報の入力作業を自動化し、人的リソースを削減したい方
・名刺情報をデータベース化し、社内で共有・活用できる環境を構築したい方
・OCR技術を活用して、名刺情報の読み取り精度を向上させたい方
‍
■このテンプレートを使うメリット
・OCR技術による高精度な文字認識で、手入力によるミスを防止し、データの信頼性を向上させます。
・名刺管理システムの導入コストや運用コストを削減できます。
‍
■注意事項
・JUST.DBとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納

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◼️概要‍
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
‍
◼️設定方法‍
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
‍
◼️注意事項‍
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveを使った自動化例

Google Driveによる自動化は、ファイル管理や権限付与、他システムとの連携をスムーズにします。
例えば、フォームで受け取ったファイルを特定のフォルダに自動で整理したり、OCR処理したテキストを他ツールへ送信することで、業務の正確性と効率性が向上します。
ファイル管理やデータ入力業務を効率化したい事務職や管理部門におすすめです！

Google Driveで特定のフォルダ内に従業員ファイル格納後、フォルダの作成有無を判別して、新規作成なら対象の上長に閲覧権限を付与する

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■概要
GoogleDriveに格納された従業員の評価シートなどを各上長が閲覧できるように権限をするフローです。
権限をふるのは新規のフォルダを作る場合のみで、既存のフォルダにファイルが格納された場合と場合分けをしています。
‍
■事前準備
・事前に対象ファイルの従業員と対になる上長の情報がわかるマッピングシートをスプレッドシートなどで用意します。
‍
■使用しているマッピング用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなるので、コピーするかまたは参考としてご確認ください)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PdxdTJyhhzVcOLbaZ42zKeFstcaQfU5w4-ovYN9v_zw/edit#gid=0
‍
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・抽出したい項目：後にマッピングで使用するための項目を抽出します。
例：1111田中　とファイル名にある場合は社員番号氏名　と指定するとファイル名からその部分だけを抽出できます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
・フォルダID：従業員ごとのフォルダが格納されている親フォルダを候補から選択します。
・ファイル名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
④＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択し以下の設定を行い、保存します。
・オペレーション：③のオペレーションを選択します。
・アウトプット：③で取得したファイルIDを選択します。
・条件：アウトプットが空になっているを選択します。
・値：空白のままとします。
⑤空白のルート(右ルート)の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択し以下の設定を行い、テスト・保存します。
・アクション：レコードを取得する
・スプレッドシートID：候補から事前準備で用意したマッピングシートを選択します。
・スプレッドシートのタブ名：シート名を選択します。
・テーブル範囲：列名含む全範囲を選択します。事例用のシートの場合A1:Fと選択します。
・取得したいレコードの条件：列名は照合したい列を選択し、等しいとして、②で抽出したアウトプットを{{〇〇}}のように埋め込みます。
※このとき照合したい列内の値の形式と②で抽出したアウトプットの形式が合致するようにしておいてください。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：フォルダを作成する
・フォルダ名：②で取得したアウトプット名を{{〇〇}}のように埋め込みます。
・作成先のフォルダID：本フォルダを作成する親フォルダを候補から選択します。
⑦＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
・付与する権限：指定の権限を選択します。
・権限を付与するファイルID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダ}}のように埋め込みます。
・権限を付与するユーザーのメールアドレス：⑤のレコード取得時に取得した上長のアドレスを埋め込みます。
⑧＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：⑥で作成したフォルダIDのアウトプットを{{作成したフォルダID}}のように埋め込みます。
⑨空白でないルート(左ルート)の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：ファイルの格納先フォルダを変更
・対象のファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
・現在のフォルダID：①で取得した親フォルダIDのアウトプットを{{親フォルダID}}のように埋め込みます。
・移動先のフォルダID：③で取得している既存のフォルダIDのアウトプットを{{ファイルID_〇〇}}のように埋め込みます。
‍
■注意点
・ファイル名はマッピングシート上に格納されている値と共通化させてください。
・例えばマッピング上で社番氏名(1111田中)のような値がある場合は、ファイルにも1111_田中のような名前をつけ、その後に任意の名前をつけてください。
・例：1111田中評価シート etc
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Google DriveにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGmailで送信する

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■概要
請求書や領収書など、JPEG画像で受け取った書類の内容を手作業でテキスト化していませんか。この作業は時間がかかる上に、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google DriveにJPEGファイルが格納されるだけで、OCR機能でテキストへの変換を行い、その内容をGmailで送信するため、面倒な手入力の作業から解放され、業務の正確性も向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
受け取ったJPEG画像の請求書などからテキストを手入力している経理・総務担当の方
画像ファイル内の文字情報をOCRの技術で効率的にデータ化したいと考えている方
Google DriveとGmailを日常的に利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納を起点にテキスト抽出からメール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていたテキストへの変換時間を短縮することができます。
手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類など前段で取得した情報をもとに、後続の処理を続けるかどうかの条件を設定します。
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを本文に記載して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください。
分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段で取得した情報を利用し、後続のオペレーションを実行する条件をカスタマイズできます。
Google Driveのファイルダウンロードのアクションでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定し、動的に対象ファイルを指定することが可能です。
OCR機能では、画像内のどの部分のテキストを抽出するかなど、読み取りの範囲や項目を任意で設定できます。
Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出したテキストを変数として利用することも可能です。
■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Googleフォームで添付された画像ファイルをOCRでテキスト化してSalesforceに追加する

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‍■概要
Googleフォームで画像ファイルを受け取るたびに、その内容を確認して手作業でSalesforceへ入力するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、添付された画像からテキストを抽出（extracting text from image）し、Salesforceへ自動でデータ追加までを実行するため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った画像の内容を手作業でSalesforceに転記している方
画像からテキストを抽出（extracting text from image）する作業の自動化に関心がある方
手作業によるデータ入力のミスをなくし、顧客情報の管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からSalesforceへの登録までが自動化され、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
手作業による転記で発生しがちな入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SalesforceをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します
次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
最後に、Salesforceの「レコードに追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータなどを指定のオブジェクトに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取る画像ファイルの中から、どの項目のテキストを抽出するかを任意で指定することが可能です。
Salesforceにレコードを追加する設定では、どのオブジェクトに追加するかを選択し、OCR機能で抽出した値などを変数として各項目に埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
SalesforceおよびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Googleフォームで回答されたら、Google Driveでファイル名を更新する

試してみる

■概要
Googleフォームで受け付けた回答内容をもとに、Google Drive上のファイル名を手作業で変更していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を用いてGoogle Driveのファイル名を自動で更新することができます。ファイル管理における非効率やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた情報に基づき、手作業でファイル名を変更している方
ファイル名の命名規則を統一し、管理を効率化したいと考えている担当者の方
手作業によるファイル名の更新漏れや、入力ミスなどの課題を解決したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答をトリガーにファイル名が自動で更新されるため、手作業の時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
手作業によるファイル名の付け間違いや命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「Googleフォームに新しい回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ新しいファイル名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogleフォームで、ファイル名の生成に使用したい回答項目を任意で指定してください。
Google Driveのオペレーションでは、フォームの回答情報をもとに「【受付日】-【氏名】」など、任意のフォーマットでファイル名を更新することが可能です。
■注意事項
Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Microsoft Teamsでファイルが送信されたら、OCRを行い結果とファイルをGoogle Driveにアップロードする

試してみる

■概要
Microsoft Teamsのチャネルで受け取った請求書などのファイルを、都度手動で開き、内容を確認してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？こうした定型的な業務は、他の作業を中断させる要因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで受信したファイルを自動でOCR処理し、その結果と元のファイルをセットでGoogle Driveにアップロードする一連の流れを自動化し、ファイル管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで受信したファイルのGoogle Driveへの手動保存に手間を感じている方
Microsoft TeamsとGoogle Driveを連携させ、ファイルの内容確認から保存までを自動化したい方
PDF化された書類などをOCRでテキスト化し、効率的にデータを管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsでのファイル受信後、OCR処理を経てGoogle Driveへ自動保存するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存先の指定ミスやファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとGoogle DriveをYoomと連携します。
トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションの分岐機能で、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで、Microsoft Teamsに投稿されたファイルをダウンロードします。
OCR機能で、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
書類発行機能で、抽出したテキスト情報をGoogle スプレッドシートのテンプレートに出力します。
最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、元のファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
分岐機能では、メッセージに添付されたファイルの種類や特定のキーワードの有無など、後続の処理に進む条件を自由に設定できます。
Microsoft SharePointでのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイル情報などを基に、対象のファイルを指定してください。
OCR機能では、請求書の日付や金額など、読み取りたい特定の項目を任意で設定することが可能です。
書類発行機能では、OCR結果を転記するGoogle スプレッドシートの雛形や、どのセルにどの情報を出力するかを自由に設定できます。
Google Driveへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダやファイル名を任意で指定してください。
■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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まとめ

画像ファイルからテキストを読み取り各種ツールへ連携する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた名刺や領収書・アンケートなどのデータ入力の手間を削減し、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより担当者は単純作業から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中する環境が整いますね。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築可能です。
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