・
「領収書の画像から手作業で経費システムに金額を入力するのが面倒…」
「紙のアンケート結果を画像で受け取ったけど、一つひとつテキスト化して集計するのが大変…」
このように、画像に含まれる文字情報を手で打ち直す作業に多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし<span class="mark-yellow">ストレージに保存された画像ファイルから自動でテキストを抽出し、CRMやデータベースなどの業務アプリにデータを直接登録できる仕組み</span>があればこうした定型的な入力作業から解放されますよね。
その結果、本来時間をかけるべき分析や企画といったコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルからテキストを読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
画像ファイルからテキストを自動で読み取り、様々なツールに連携させる具体的な自動化例をテンプレートとともにご紹介します。
日々の業務で発生する画像からの文字起こしやデータ入力の手間を削減し、業務のスピード向上が期待できるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスに画像ファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能でテキストを読み取り、SalesforceなどのCRMツールに顧客情報や商談情報として自動で登録する</span>フローです。
紙媒体で受け取った名刺やアンケート用紙のデータ化をスムーズに行い、営業活動の迅速化に繋げます。
<span class="mark-yellow">Airtableのようなデータベースサービスに画像ファイルがアップロードされた際、その画像からテキスト情報を自動で抽出して該当のレコードに情報を追記する</span>フローです。
手作業による転記ミスを防ぎながら、データベースの情報を常に正確かつ最新の状態に保つことができます。
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで画像ファイル付きメールを受信した際に自動でOCR処理を実行し、抽出したテキスト情報をもとにHubSpotなどのCRMに新しいコンタクトを作成する</span>フローです。
問い合わせメールに添付された名刺画像などから、スムーズに見込み顧客リストを作成し、素早いアプローチを実現します。
それではここから代表的な例として、Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceのレコードに登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。こちらはGmailの例ですが、Google Driveも同じ手順で連携できます。
以下の手順をご参照ください。Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
準備として、Google Driveの特定フォルダにテスト用の画像ファイルをアップロードしてください。
今回は例として「名刺」フォルダを作成し、サンプル画像を格納しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどファイルを格納したフォルダを候補から選択します。
ここまで設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
なお、この取得した値はこの後の設定で活用するデータとなります。
※取得した値とは？
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値は「URL」のままで大丈夫です。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(URL)が「/file/」という値を含む場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが格納されている場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
今回はテンプレートを使っているため、ファイルIDの欄にはGoogle Driveの「ファイルID」の取得した値が予め入力されています。
そのままテストボタンをクリックしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報でフローを動かすことができます。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
上記2記事も併せてご参照ください。
先ほどダウンロードした画像ファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
ステップ3・5と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。
※料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能ではアクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目を設定し、以下の赤枠のようにカンマ区切りで入力しましょう。
今回はSalesforceに登録したいデータを名刺から抽出するため、以下のように設定しています。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIが画像ファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
先ほど抽出した内容をもとに、Salesforceで新規リードを登録します。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースを連携していきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にテキストボックス下部の説明を参考に、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックしましょう。
今回は新規リードを登録するため、オブジェクトのAPI参照名は「Lead」にしました。
※アプリと連携するにおけるSalesforceの各API参照名の確認の仕方についてもご参照ください。
詳細設定に入るので、OCRから取得した値を設定して項目を埋めていきましょう。
ただし各項目は任意なので全てを埋める必要はありません。
登録したい項目を設定したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はこちらをご確認ください。
Google Driveの画像ファイルの情報をもとに、Salesforceに新規リードが登録されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceのレコードに登録する方法でした！
OCRやGoogle DriveのAPIを活用することで、書類処理やファイル管理業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OCRによる自動化は、書類や画像からのテキスト抽出作業を効率化します。
例えば、名刺や請求書、通帳などの書類をOCRで読み取り、必要なシステムへ自動で登録・通知することで、手作業による入力ミスや時間を削減できます。経理担当者や人事担当者、営業支援業務に特に有効です！
Google Driveによる自動化は、ファイル管理や権限付与、他システムとの連携をスムーズにします。
例えば、フォームで受け取ったファイルを特定のフォルダに自動で整理したり、OCR処理したテキストを他ツールへ送信することで、業務の正確性と効率性が向上します。
ファイル管理やデータ入力業務を効率化したい事務職や管理部門におすすめです！
画像ファイルからテキストを読み取り各種ツールへ連携する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた名刺や領収書・アンケートなどのデータ入力の手間を削減し、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は単純作業から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中する環境が整いますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：日本語以外の言語（英語など）の読み取りは可能ですか？
A：可能です。OCR設定で言語を「英語」と設定してください。
Q：OCRの読み取りの精度はどの程度ですか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。詳しくはこちらをご参照ください。
Q：Salesforce以外のツールにも連携できますか？
A：可能です。例えばGoogle スプレッドシートに連携したい場合、連携アカウントとアクションを選択する画面でSalesforceのアクションをGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」などに変更してください。
.webp)
.webp)
