Microsoft Teamsでファイルが送信されたら、OCRを行い結果とファイルをGoogle Driveにアップロードする

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで受け取った請求書などのファイルを、都度手動で開き、内容を確認してGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？こうした定型的な業務は、他の作業を中断させる要因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで受信したファイルを自動でOCR処理し、その結果と元のファイルをセットでGoogle Driveにアップロードする一連の流れを自動化し、ファイル管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受信したファイルのGoogle Driveへの手動保存に手間を感じている方
• Microsoft TeamsとGoogle Driveを連携させ、ファイルの内容確認から保存までを自動化したい方
• PDF化された書類などをOCRでテキスト化し、効率的にデータを管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsでのファイル受信後、OCR処理を経てGoogle Driveへ自動保存するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存先の指定ミスやファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで、Microsoft Teamsに投稿されたファイルをダウンロードします。
5. OCR機能で、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 書類発行機能で、抽出したテキスト情報をGoogle スプレッドシートのテンプレートに出力します。
7. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、元のファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、メッセージに添付されたファイルの種類や特定のキーワードの有無など、後続の処理に進む条件を自由に設定できます。
• Microsoft SharePointでのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイル情報などを基に、対象のファイルを指定してください。
• OCR機能では、請求書の日付や金額など、読み取りたい特定の項目を任意で設定することが可能です。
• 書類発行機能では、OCR結果を転記するGoogle スプレッドシートの雛形や、どのセルにどの情報を出力するかを自由に設定できます。
• Google Driveへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダやファイル名を任意で指定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。