Google DriveにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGmailに送信する

■概要

請求書や領収書など、JPEG画像で受け取った書類の内容を手作業でテキスト化していませんか。この作業は時間がかかる上に、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google DriveにJPEGファイルが格納されるだけで、OCR機能でテキストへの変換を行い、その内容をGmailで送信するため、面倒な手入力の作業から解放され、業務の正確性も向上します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 受け取ったJPEG画像の請求書などからテキストを手入力している経理・総務担当の方
• 画像ファイル内の文字情報をOCRの技術で効率的にデータ化したいと考えている方
• Google DriveとGmailを日常的に利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納を起点にテキスト抽出からメール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていたテキストへの変換時間を短縮することができます。
• 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類など前段で取得した情報をもとに、後続の処理を続けるかどうかの条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを本文に記載して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段で取得した情報を利用し、後続のオペレーションを実行する条件をカスタマイズできます。
• Google Driveのファイルダウンロードのアクションでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定し、動的に対象ファイルを指定することが可能です。
• OCR機能では、画像内のどの部分のテキストを抽出するかなど、読み取りの範囲や項目を任意で設定できます。
• Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出したテキストを変数として利用することも可能です。

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。