Googleフォームで添付された画像ファイルをOCRでテキスト化してSalesforceに追加する

‍■概要

Googleフォームで画像ファイルを受け取るたびに、その内容を確認して手作業でSalesforceへ入力するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、添付された画像からテキストを抽出（extracting text from image）し、Salesforceへ自動でデータ追加までを実行するため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った画像の内容を手作業でSalesforceに転記している方
• 画像からテキストを抽出（extracting text from image）する作業の自動化に関心がある方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、顧客情報の管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からSalesforceへの登録までが自動化され、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業による転記で発生しがちな入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、Salesforceの「レコードに追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータなどを指定のオブジェクトに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取る画像ファイルの中から、どの項目のテキストを抽出するかを任意で指定することが可能です。
• Salesforceにレコードを追加する設定では、どのオブジェクトに追加するかを選択し、OCR機能で抽出した値などを変数として各項目に埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• SalesforceおよびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924