【ノーコードで実現】Microsoft SharePointのデータをboardに自動的に連携する方法

Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、都度セールスBPOツール「board」に手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類情報を自動で読み取り、boardに顧客情報を登録します。
Microsoft SharePointとboardを連携させ、定型業務の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとboardを利用し、顧客管理を手作業で行っている方
・書類からのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
・Microsoft SharePointとboardを連携させ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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「Microsoft SharePointに保管しているファイルの内容を、boardに手作業で入力している…」
「ファイルを見ながらの転記作業は時間がかかるし、入力ミスが起きないか不安…」
日々の業務で、Microsoft SharePointと経営管理プラットフォームであるboardの両方を利用する中で、このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

もし、Microsoft SharePointにファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取ってboardに顧客情報や案件情報を登録する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より重要な分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、業務の効率を大きく向上させることが可能です。
ぜひ参考にして日々の作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft SharePointとboardを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する

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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、都度セールスBPOツール「board」に手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類情報を自動で読み取り、boardに顧客情報を登録します。
Microsoft SharePointとboardを連携させ、定型業務の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとboardを利用し、顧客管理を手作業で行っている方
・書類からのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
・Microsoft SharePointとboardを連携させ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Microsoft SharePointとboardを連携してできること

Microsoft SharePointとboardのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた多くの作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります！例えば、Microsoft SharePointに格納されたファイル情報を自動でboardに登録したり、特定の条件に基づいて処理を分岐させたりと、様々な業務に対応できます。

ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する

Microsoft SharePointの特定のフォルダに請求書や申込書などのファイルが作成されたのをきっかけに、ファイル内の文字情報をOCR機能で自動的に読み取り、その情報を基にboardに新しい顧客情報を登録する連携です。

この仕組みにより、手作業でのデータ抽出や入力の手間を減少させ、迅速かつ正確な顧客データベースの構築を実現します。この連携は、特定条件のデータを対象に処理を分岐させるような設定も可能です。

Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する

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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、都度セールスBPOツール「board」に手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類情報を自動で読み取り、boardに顧客情報を登録します。
Microsoft SharePointとboardを連携させ、定型業務の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとboardを利用し、顧客管理を手作業で行っている方
・書類からのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
・Microsoft SharePointとboardを連携させ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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フォームからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointへの格納とboardへの案件情報の登録を自動化する

Webサイトのお問い合わせフォームなどからファイルが添付・送信されたことをトリガーとして、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダに格納し、同時に送信された情報をもとにboardに新しい案件情報を作成する連携です。

これにより、リード獲得から案件化、そして関連資料の保管までの一連の流れをシームレスに自動化し、対応漏れを防ぎながら営業活動の初動を高速化させることができます！

フォームからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointへの格納とboardへの案件情報の登録を自動化する

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■概要
フォームで受け取ったファイルの管理や案件情報の入力は、手作業で行っていませんか。
特に、Microsoft SharePointへのファイル格納とboardへの情報転記を個別に行うのは手間がかかり、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローは、フォームが送信されるだけでこれら一連の作業を自動化し、Microsoft SharePointとboardを活用した案件管理を円滑に進めることで、手作業による負担の軽減に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとboardを併用し、案件管理を手作業で行っている方
・フォームで受け付けた添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納している担当者の方
・boardへの案件登録を自動化し、入力漏れやミスのリスクをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Microsoft SharePointとboardの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとboardの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／board

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Microsoft SharePointとboardをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Microsoft SharePointのトリガー設定およびboardのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Microsoft SharePointとboardをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。 
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！ 

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Microsoft SharePointとYoomのマイアプリ登録

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

1.検索して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリック

2.Microsoftにサインインする

3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です！

boardとYoomのマイアプリ登録

1.検索して、表示されたboardのアイコンをクリック

2.boardの新規登録
アカウント名を任意で設定します。アクセストークンには取得したAPIトークンを入力します。詳細はboardのマイアプリ連携についてをご確認ください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。

3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートを活用することでゼロから自動化フローを構築する手間が省け、スムーズな連携が可能となります！

Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、都度セールスBPOツール「board」に手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類情報を自動で読み取り、boardに顧客情報を登録します。
Microsoft SharePointとboardを連携させ、定型業務の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとboardを利用し、顧客管理を手作業で行っている方
・書類からのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
・Microsoft SharePointとboardを連携させ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」の設定

Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずは今回作成するフローのトリガーを設定していきましょう。1つ目の赤枠部分を選択してください。

1.「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリック

2.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

3.ここでMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、ファイルをアップロードしましょう。
今回は、以下のようなファイルを用意しています。仮のファイルでも問題はありませんが、実際の業務で活用するファイルをアップロードしておくことをおすすめします。

4.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔：以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します
なお、起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

サイトID：候補からMicrosoft SharePointで使用するサイトを選択しますボックスをクリックすると連携したアカウントに基づいた候補が表示されるため、選択しましょう。

フォルダID：候補から先ほど作成したフォルダを指定していきます

入力が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。

テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Microsoft SharePointにアップロードしたファイルデータが確認できます。
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値をこの後の設定で活用することで、boardとの連携を進めていきます。

保存するボタンを押し、次へ進みましょう。

ステップ4：「コマンドオペレーション」を設定

分岐条件を設定していきます。
これは、今回のトリガーは「ファイルが作成または更新されたら」というもののため、「作成された場合にだけフローを進める」という設定を行うものになります。

• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

1.「コマンドオペレーション」をクリック

2.分岐条件を指定
分岐対象の取得した値：以下の画像のように入力されているのを確認します

分岐条件：「作成日時」が「等しい」「最終更新日時」となるように入力していきます。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、取得した値から「最終更新日時」を選択しましょう。

これにより、更新ではなく作成された場合にのみフローが次のステップへ進むようになりました。

入力が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ5：「ファイルをダウンロード」を設定

Microsoft SharePointに保管されたファイルをダウンロードする設定をしていきます。

1.「ファイルをダウンロード」をクリック

2.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「ファイルをダウンロード」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

3.API接続設定

サイトID：先ほどと同様にサイトIDを入力していきます
ドライブID：Microsoft SharePointの使用するドライブを選択します

アイテムID：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、取得した値からアイテムIDを選択します

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。

テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
これでOCRでテキストを読み取るファイルが自動でダウンロードされるようになりました！

ステップ6：「画像・PDFから文字を読み取る」の設定

先程ダウンロードしたファイルの文字をAIで読み取る設定をしていきます。

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック

2.アクションを選択

今回は、アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定していきます。

このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

入力したら「次へ」をクリックします。

3.詳細を設定
使用するAI：今回は、推奨のGeminiを選択します。もちろん任意で変更も可能です。

以下の画像のように、「ファイルの添付方法」や「抽出したい項目」「言語」を入力しましょう。
今回はboardに連携するフローのため、抽出したい項目は以下のように設定しています。連携するアプリなどに応じて変更が可能です。

ここまで設定ができたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。

テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ7：「案件の登録（一括請求）」の設定

最後に、boardに抽出した案件を登録する設定をしていきます。

1.「案件の登録（一括請求）」をクリック

2.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「案件の登録（一括請求）」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

3.API接続設定
APIキー：boardからコピーして入力します

次に、各ボックス内にYoomで取得した値を入力していきます。
案件名・顧客ID：取得した値の「画像・PDFから文字を読み取る」のプルダウンを開き、それぞれ取得した値から選択していきます

ユーザーID（担当者ID）：注釈を確認しながら入力します
見積日・請求日：取得した値の「画像・PDFから文字を読み取る」のプルダウンを開いてそれぞれ選択していきます

受注ステータス：選択肢から選択してください

その他任意で取得した値を当てはめるように入力していきます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。

テストが成功したら、boardの案件に追加されるので内容を確認します。

Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。

board のデータを Microsoft SharePoint に連携したい場合

今回はMicrosoft SharePointからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

boardに新しい案件が登録されたことをトリガーに、その案件名のフォルダをMicrosoft SharePointの指定した場所に自動で作成する連携です。

このフローにより、案件ごとに関連ドキュメントを保管するフォルダを手動で作成する手間が省け、管理体制の標準化と効率化を実現します。

boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

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■概要
案件管理にboard、情報共有にMicrosoft SharePointを利用している環境で、案件ごとにフォルダを手作業で作成していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、Microsoft SharePointへ自動で関連フォルダが作成されるため、こうした連携の手間を解消し、スムーズな情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・boardとMicrosoft SharePointを併用し、案件ごとのフォルダ作成を手作業で行っている方
・boardでの案件管理とMicrosoft SharePointでの情報共有の連携を自動化し、業務を効率化したい方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・board、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

boardに特定の案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

boardに「特定のステータスになった」「特定の商品が含まれる」といった、あらかじめ設定した条件を満たす案件が登録された場合にのみ、Microsoft SharePointに該当の案件フォルダを自動で作成する連携です。

これにより、重要な案件や特定のフェーズにある案件だけを対象にフォルダを自動生成でき、よりきめ細やかなドキュメント管理が可能になります。

boardに特定の案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

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■概要
クラウド型案件管理ツールであるboardで案件を管理し、関連資料などをMicrosoft SharePointで保管している場合、手動でのフォルダ作成に手間を感じることはありませんか。
このワークフローは、boardに新しい案件が登録されると、自動でMicrosoft SharePointに指定のフォルダを作成します。
boardとMicrosoft SharePointを連携させることで、これまで手作業で行っていた定型業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・boardとMicrosoft SharePointを利用し、案件ごとのフォルダ作成を手作業で行っている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
・Microsoft SharePointとboardの連携による具体的な業務自動化の事例を探しているDX推進担当者の方

■注意事項
・board、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft SharePointやboardのAPIを使ったその他の自動化例

Microsoft SharePointやboardのAPIを活用することで、ファイル管理や案件管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！

Microsoft SharePointを使った自動化例

Microsoft SharePointを活用した自動化により、社内文書の管理や共有作業を効率化できます。
例えば、営業支援ツールや契約管理システムと連携することで、取引先ごとのフォルダ作成や契約書アップロードを自動化可能です。これにより、ファイル整理の手間を削減し、情報の一元管理を実現します！

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローです。

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指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードする

試してみる

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指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

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HubSpotで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに自動で取引先毎のフォルダを作成する

試してみる

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HubSpotで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに自動で取引先毎のフォルダを作成するフローです。

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Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する

試してみる

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Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成するフローです。

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freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードする

試してみる

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freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

詳細を見る 試してみる

boardを使った自動化例

boardでの自動化は、案件・請求・発注などのバックオフィス業務を効率化します。
例えば、CRMやフォームツールと連携して案件登録やステータス更新を自動化することで、社内連携がスムーズになり、営業担当や経理担当の手作業を大幅に削減できます。中小企業の業務効率化にも特に有効です！

Googleフォームが送信されたらboardに発注先を登録する

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■概要
「Googleフォームが送信されたらboardに発注先を登録する」フローは、発注先情報の管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Googleフォームで収集した発注先のデータを、boardに自動的に登録することで、手動入力の手間やミスを減らし、スムーズな管理を実現します。
これにより、担当者はより重要な業務に集中できるようになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って発注先情報を収集している担当者の方
・boardを活用して発注先管理を行っているチームの方
・データ入力の手間を省きたい業務担当者の方
・発注先情報の管理におけるヒューマンエラーを減らしたい方

■注意事項
・boardとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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kintoneでステータスが更新されたら、boardの案件ステータスを更新する

試してみる

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kintoneのステータスが更新されたら、boardの案件ステータスも更新するフローです。

詳細を見る 試してみる

boardで新しい案件が登録されたら、Zendeskでチケットを作成する

試してみる

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■概要
boardで管理している案件情報を、顧客サポートのためにZendeskへ一つずつ手作業で入力していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生し、対応の遅れに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると自動でZendeskのチケットが作成されるため、このような課題を解消できます。
Zendeskとboardをスムーズに連携させ、迅速で正確な顧客対応を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・boardとZendeskを併用しており、手作業でのチケット作成に手間を感じている方
・案件登録から顧客対応までのリードタイムを短縮し、迅速なサポートを提供したい方
・Zendeskやboardへの二重入力によるヒューマンエラーをなくし、業務品質を高めたい方

■注意事項
・board、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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boardに案件が登録されたら、Slackに通知する

試してみる

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boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。

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kintoneのステータスが更新されたらboardで請求書を発行する

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kintoneのステータスが更新されたらboardで請求書を発行するフローです。

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まとめ

Microsoft SharePointとboardの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルからの情報抽出やデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整う可能性が高まります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：手書き文字や表形式のPDFも読み取れますか？

A：はい。可能です。
ただし、先ほどもご紹介したようにOCRの注意点がいくつかあるため、ご参照ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと

Q：boardの既存の案件や顧客情報を更新できますか？

A：はい、可能です。
今回は、「案件の登録（一括請求）」というアクションを使用しましたが、「案件の更新（一括請求）」を使用することで、boardの更新内容を反映させることができます。
boardでできることに関しては下記をご確認ください。

boardのAPIと今すぐ連携

Q：連携処理が失敗した場合の通知や対処法は？

A：連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。