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「Microsoft SharePointに保管しているファイルの内容を、boardに手作業で入力している…」
「ファイルを見ながらの転記作業は時間がかかるし、入力ミスが起きないか不安…」
日々の業務で、Microsoft SharePointと経営管理プラットフォームであるboardの両方を利用する中で、このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointにファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取ってboardに顧客情報や案件情報を登録する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、より重要な分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、業務の効率を大きく向上させることが可能です。
ぜひ参考にして日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとboardを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとboardのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた多くの作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります！例えば、Microsoft SharePointに格納されたファイル情報を自動でboardに登録したり、特定の条件に基づいて処理を分岐させたりと、様々な業務に対応できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointの特定のフォルダに請求書や申込書などのファイルが作成されたのをきっかけに、ファイル内の文字情報をOCR機能で自動的に読み取り、その情報を基にboardに新しい顧客情報を登録する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手作業でのデータ抽出や入力の手間を減少させ、迅速かつ正確な顧客データベースの構築を実現</span>します。この連携は、特定条件のデータを対象に処理を分岐させるような設定も可能です。
Webサイトのお問い合わせフォームなどからファイルが添付・送信されたことをトリガーとして、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダに格納し、同時に送信された情報をもとにboardに新しい案件情報を作成する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">リード獲得から案件化、そして関連資料の保管までの一連の流れをシームレスに自動化</span>し、対応漏れを防ぎながら営業活動の初動を高速化させることができます！
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとboardの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／board
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.検索して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリック
2.Microsoftにサインインする
3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です！
1.検索して、表示されたboardのアイコンをクリック
2.boardの新規登録
アカウント名を任意で設定します。アクセストークンには取得したAPIトークンを入力します。詳細はboardのマイアプリ連携についてをご確認ください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートを活用することでゼロから自動化フローを構築する手間が省け、スムーズな連携が可能となります！
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずは今回作成するフローのトリガーを設定していきましょう。1つ目の赤枠部分を選択してください。
1.「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.ここでMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、ファイルをアップロードしましょう。
今回は、以下のようなファイルを用意しています。仮のファイルでも問題はありませんが、実際の業務で活用するファイルをアップロードしておくことをおすすめします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔：以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します
なお、起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サイトID：候補からMicrosoft SharePointで使用するサイトを選択しますボックスをクリックすると連携したアカウントに基づいた候補が表示されるため、選択しましょう。
フォルダID：候補から先ほど作成したフォルダを指定していきます
入力が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Microsoft SharePointにアップロードしたファイルデータが確認できます。
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値をこの後の設定で活用することで、boardとの連携を進めていきます。
保存するボタンを押し、次へ進みましょう。
分岐条件を設定していきます。
これは、今回のトリガーは「ファイルが作成または更新されたら」というもののため、「作成された場合にだけフローを進める」という設定を行うものになります。
1.「コマンドオペレーション」をクリック
2.分岐条件を指定
分岐対象の取得した値：以下の画像のように入力されているのを確認します
分岐条件：「作成日時」が「等しい」「最終更新日時」となるように入力していきます。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、取得した値から「最終更新日時」を選択しましょう。
これにより、更新ではなく作成された場合にのみフローが次のステップへ進むようになりました。
入力が完了したら、「保存する」をクリックします。
Microsoft SharePointに保管されたファイルをダウンロードする設定をしていきます。
1.「ファイルをダウンロード」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「ファイルをダウンロード」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
サイトID：先ほどと同様にサイトIDを入力していきます
ドライブID：Microsoft SharePointの使用するドライブを選択します
アイテムID：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、取得した値からアイテムIDを選択します
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
これでOCRでテキストを読み取るファイルが自動でダウンロードされるようになりました！
先程ダウンロードしたファイルの文字をAIで読み取る設定をしていきます。
なお、OCRの設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
2.アクションを選択
今回は、アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定していきます。
このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
入力したら「次へ」をクリックします。
3.詳細を設定
使用するAI：今回は、推奨のGeminiを選択します。もちろん任意で変更も可能です。
以下の画像のように、「ファイルの添付方法」や「抽出したい項目」「言語」を入力しましょう。
今回はboardに連携するフローのため、抽出したい項目は以下のように設定しています。連携するアプリなどに応じて変更が可能です。
ここまで設定ができたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
最後に、boardに抽出した案件を登録する設定をしていきます。
1.「案件の登録（一括請求）」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「案件の登録（一括請求）」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
APIキー：boardからコピーして入力します
次に、各ボックス内にYoomで取得した値を入力していきます。
案件名・顧客ID：取得した値の「画像・PDFから文字を読み取る」のプルダウンを開き、それぞれ取得した値から選択していきます
ユーザーID（担当者ID）：注釈を確認しながら入力します
見積日・請求日：取得した値の「画像・PDFから文字を読み取る」のプルダウンを開いてそれぞれ選択していきます
受注ステータス：選択肢から選択してください
その他任意で取得した値を当てはめるように入力していきます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、boardの案件に追加されるので内容を確認します。
Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。
今回はMicrosoft SharePointからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
boardに新しい案件が登録されたことをトリガーに、その案件名のフォルダをMicrosoft SharePointの指定した場所に自動で作成する連携です。
このフローにより、<span class="mark-yellow">案件ごとに関連ドキュメントを保管するフォルダを手動で作成する手間が省け</span>、管理体制の標準化と効率化を実現します。
boardに「特定のステータスになった」「特定の商品が含まれる」といった、あらかじめ設定した条件を満たす案件が登録された場合にのみ、Microsoft SharePointに該当の案件フォルダを自動で作成する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">重要な案件や特定のフェーズにある案件だけを対象にフォルダを自動生成</span>でき、よりきめ細やかなドキュメント管理が可能になります。
Microsoft SharePointやboardのAPIを活用することで、ファイル管理や案件管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Microsoft SharePointを活用した自動化により、社内文書の管理や共有作業を効率化できます。
例えば、営業支援ツールや契約管理システムと連携することで、取引先ごとのフォルダ作成や契約書アップロードを自動化可能です。これにより、ファイル整理の手間を削減し、情報の一元管理を実現します！
boardでの自動化は、案件・請求・発注などのバックオフィス業務を効率化します。
例えば、CRMやフォームツールと連携して案件登録やステータス更新を自動化することで、社内連携がスムーズになり、営業担当や経理担当の手作業を大幅に削減できます。中小企業の業務効率化にも特に有効です！
Microsoft SharePointとboardの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルからの情報抽出やデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整う可能性が高まります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書き文字や表形式のPDFも読み取れますか？
A：はい。可能です。
ただし、先ほどもご紹介したようにOCRの注意点がいくつかあるため、ご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
Q：boardの既存の案件や顧客情報を更新できますか？
A：はい、可能です。
今回は、「案件の登録（一括請求）」というアクションを使用しましたが、「案件の更新（一括請求）」を使用することで、boardの更新内容を反映させることができます。
boardでできることに関しては下記をご確認ください。
Q：連携処理が失敗した場合の通知や対処法は？
A：連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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