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「Dropboxにアップロードした会議資料を、Googleカレンダーの該当予定に手作業で紐付けている…」
「ファイルが増えるたびに手動で連携するのは面倒だし、URLの貼り間違いや共有漏れも心配…」
このようにDropboxとGoogleカレンダーを日常的に利用する中で、両ツール間の情報連携に手間やストレスを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Dropboxに特定のファイルが格納されたことをトリガーに、関連するGoogleカレンダーの予定情報を自動で更新する仕組み</span>があればこれらの定型的な作業から解放されますね。その結果、より重要な業務に集中する貴重な時間を生み出すことができるかもしれませんよね。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとGoogleカレンダーのAPIを連携させることで、予定への情報付与といったこれまで手動で行っていた作業を自動化できます。
これにより作業時間を短縮できるだけでなく、ヒューマンエラーを防いでよりスムーズな情報共有体制を構築することが可能です。
ここでは具体的な自動化例をご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Dropboxの指定フォルダに議事録や会議資料が格納された際、そのファイル情報をGoogleカレンダーの該当する予定に自動で追記するフローです。
<span class="mark-yellow">会議後の資料共有を自動化し、参加者への共有漏れや誤ったURLの通知といったミスを防ぎます。</span>この連携はファイル名などから必要な情報を抽出する処理を含むため、より柔軟な自動化を実現できるでしょう。
それでは実際に、DropboxとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はハイパーオートメーションツールYoomを使用して、プログラミング不要で連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回はDropboxにファイルが格納されたら、Googleカレンダーの予定を更新するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomのフローを操作する前に、アプリ側の準備をします。
連携設定時に必要になるため、特定フォルダにテスト用ファイルをアップロードしてください。
ファイル名には、Googleカレンダーの予定と紐付けるための共通キーワード(会社名・プロジェクト名・担当者名など)を含めておきましょう。
今回は例として「株式会社テスト_ミーティング資料.pdf」というファイルを格納しました。
更新対象とするテスト用の予定を作成してください。
こちらのタイトルにも、Dropboxにアップしたファイル名と同じキーワードを含めておきましょう。
今回は「株式会社テスト ミーティング」という予定を作成しました。
ポイント
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
右上の検索窓からGoogleカレンダーを検索しましょう。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックしてください。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
全てのチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、Googleカレンダーのマイアプリ連携が完了します。
まずはテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけで自動化が完成するため、初心者の方にもおすすめです！
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、事前準備でファイルを格納したフォルダのパスを入力しましょう。今回でいうと「/ミーティング資料」です。
最後に、トリガー対象となるファイル名のキーワードを入力してください。今回は「ミーティング資料」というキーワードにしました。
設定が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Dropboxのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
なお、ここで取得した値は次のステップで活用するデータとなります。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得したDropboxのファイル名から、Googleカレンダーの予定検索に必要なキーワードを抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。
ステップ3と同様、アクションは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。料金プランについて
対象のテキストは予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにDropboxから取得した値の「ファイル名」を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
抽出したい項目も設定されていますが、ご自身の命名規則に沿って予定のタイトルとの共通キーワードを抽出できるよう編集してください。
また、Googleカレンダーに連携したいデータがある場合は任意で変更可能です。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。AIが予定検索のための共通キーワードを抽出してくれました！
先ほど抽出した共通キーワードを使って、Googleカレンダーの該当予定を探します。
「予定を検索する」をクリックしましょう。
ステップ3・4と同様、アクションは「予定を検索する」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、カレンダーIDを候補から選択してください。
予定の検索範囲は、フローを起動した日から翌月末(Yoomのデフォルトで設定できる一番遠い日付)までが設定されているのでそのままでOKです。
検索キーワードにはステップ4で取得した値が入っています。こちらも変更せず、デフォルトのままで問題ありません。
最後に任意でタイムゾーンを入力してテストをしましょう。
成功したら保存してください。事前準備で作成した予定がヒットし、取得した値も表示されます。
先ほどヒットしたGoogleカレンダーの予定を更新します。
「予定を更新」をクリックしましょう。
これまでのステップと同様、アクションは「予定を更新」のまま「次へ」をクリック。
ステップ5と同じくカレンダーIDを候補から選択してください。
予定IDにはGoogleカレンダーから取得した「予定ID」の値が設定されているのでそのままで大丈夫です。
予定のタイトルはGoogleカレンダーから取得した値などの変数や、直接入力のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズできます。
なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
今回は、元のタイトルである「予定のタイトルの一覧」の値に、更新したことが分かりやすくなるよう「(資料有)」というテキストを追加してみました。
同様に予定の開始日時・終了日時にも、それぞれ以下のようにGoogleカレンダーから取得した値を設定しましょう。
任意で参加者も追加できるので、予定を共有する相手に合わせて必要であれば指定してください。
予定の説明は予め設定されていますが、タイトルと同様にDropboxから取得した値などの変数・固定のテキスト等を組み合わせてカスタマイズ可能です。
最後に、主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか・タイムゾーンを任意で設定してテストしましょう。
成功したら保存してください。
Dropboxのファイル名をもとに、Googleカレンダーの予定が更新されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Dropboxにファイルが格納されたら、Googleカレンダーの予定を更新する方法でした！
今回はDropboxからGoogleカレンダーへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogleカレンダーの情報をトリガーにDropboxを操作したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーで新しいイベント（会議など）が作成されたことを起点に、そのイベント名にもとづいたフォルダをDropboxに自動で作成するフローです。
<span class="mark-yellow">会議やプロジェクトごとに必要な資料保管場所を事前に、かつ自動で準備できるため、議事録や関連資料の格納と整理がスムーズになります。</span>
DropboxとDocusignのAPIを活用することで、契約書や書類管理業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Dropboxでの自動化を導入することで、ファイル管理や通知業務を効率化できます。
例えば、ファイルのアップロードや保存と連携し、社内通知や他システムとの同期をスムーズに進められます。書類管理や業務フローの効率化に有効です！
Googleカレンダーによる自動化は、予定管理や情報共有を効率化します。
例えば、他システムからの予約情報や商談情報を自動で予定に反映し、関係者に通知することで、スケジュール管理の手間を削減できます！業務の正確性向上にも役立ちます。
DropboxとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた資料の共有や予定への紐付け作業の手間を削減し、共有漏れやURLの貼り間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は会議後の煩雑な定型作業から解放され、次のアクションプランの策定や企画業務といった本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：「_以前の文字列」のように文字列の場所を指定する以外でも共通キーワードを抽出できますか？
A：「プロジェクト名」「担当者名」等の項目を設定することもできます。ただし、想定通りに判定されるかテストで確認が取れてから実際の運用に移ってください。
Q：紐付く予定が見つからない場合どうなりますか？
A：テスト自体は成功と表示されますが、値が取得されません。そのため、どの予定も更新されないことになります。更新したい場合は必ず共通キーワードを含めたタイトルを設定しましょう。
Q：Slackなど他のツールにも同時に通知できますか？
A：可能です。Googleカレンダーの更新アクションの下にSlackの「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションを追加してください。
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