OCRとMicrosoft Excelを連携して、車検証をOCRで読み取りMicrosoft Excelに自動入力する方法

ステップ1：Microsoft Excelをマイアプリ連携

はじめに、Microsoft Excelをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からMicrosoft Excelを検索してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

利用アカウントでサインインを行うと、Microsoft Excelのマイアプリ連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：フォームを設定する

次に、車検証の画像をアップロードするフォームを設定します。
「車検証の画像をアップロード」をクリックしてください。

フォームの詳細設定を行います。画像赤枠内を、任意で編集してください。
※一部の項目は、有料プランのみ設定が可能となっています。詳細はこちらでご確認ください。

ページをスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
こちらは有料プランの場合のみ設定可能となっております。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」は、フォームに回答された際のフローボットの起動者が誰になるかを選択することができます。
詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

次のページに表示されている「回答ページ」と「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームの表示を確認することができます。
「取得した値」では、"Browse"をクリックし、テスト用の車検証を選択してください。

今回は、こちらのテスト用車検証を選択しました。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：OCRを使って画像の文字を読み取る

次に、OCRを使って車検証の文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

次のページで「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

‍

次に、読み取りの詳細設定を行なっていきます。
「ファイルの添付方法」では「取得した値を使用」か「ファイルをアップロード」を選択できます。
今回は、先ほど設定した質問セクションの「車検証」にて送信されたファイルを使用するので、「取得した値を使用」から「車検証」を選択しました。
「抽出したい項目」は、デフォルトで「自動車登録番号、登録年月日、初度登録年月、自動車の種別、所有者名、住所、原動機の型式」が設定されています。
その他に読み取りたい項目がある場合は、注釈を参照しカンマ区切りで項目を追加してください。
「使用するAI」は、ChatGPTかClaudeを選択できます。デフォルトでは、Claudeが使用される設定となっています。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Microsoft Excelに車検証データを追加する

次に、Microsoft Excel に車検証データを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

次のページで「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せずに、ページをスクロールしてください。

データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、OneDriveまたはSharepointを選択してください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックし表示された候補からドライブIDを選択してください。SharePointを選択している場合は「サイトID」と表示されます。
「アイテムID」と「シート名」も同じく候補から選択し、「テーブル範囲」は任意で指定してください。

‍

今回は、このようなシートを選択しました。
準備ができたら、「次へ」をクリックしてください。

次に、追加するレコードの値を設定します。
各項目の入力欄をクリックし、候補からOCRで読み取ったデータを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

Microsoft Excelのシートとアウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、フォームから車検証の画像をアップロードすると、OCRで読み取りを行い、Microsoft Excelに自動入力されます。

OCRとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもOCRとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. 履歴書をOCRで読み取り、別の履歴書フォーマットに置き換える

履歴書の情報を自動で抽出し指定のフォーマットへ変換することで、手作業による入力の手間を削減できます。また、統一フォーマットでの管理により書類作成の効率向上が期待できます。

2. 名刺データをOCRで読み取りMicrosoft Excel（エクセル）に格納

名刺の情報をOCRで抽出し自動でMicrosoft Excelに整理することで、手入力の負担を軽減できます。データを統一した形式で管理することで、名刺データの検索や活用がスムーズになると考えられます。

3. フォームに添付された伝票などのPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しTalknoteに通知する

PDF形式の伝票情報を自動で読み取りMicrosoft Excelに格納することで、データ管理の効率化が期待されます。さらに、Talknoteへの通知により、関係者がすぐに伝票情報を確認しやすくなるでしょう。

OCRとMicrosoft Excelの連携メリットと具体例

メリット1: データ入力の手間削減

車検証の情報をOCRで読み取りMicrosoft Excelに自動入力することで、手作業によるデータ入力の負担を軽減できると予想されます。
従来、車検証を確認しながらMicrosoft Excelに手入力する必要があり、入力項目の多さや文字の判別ミスによって作業時間がかかっていました。
このプロセスを自動化することで入力作業がスムーズになり、担当者の業務負担も軽減されるでしょう。
また、大量の車検証データを処理する際にも、効率的にデータを整理・管理できるため、作業全体の流れを円滑化する効果が期待できます。

メリット2: データ検索の効率化

車検証の情報をOCRで読み取りMicrosoft Excelに整理することで、必要なデータを後から簡単に参照できるようになります。
車検証の情報を紙の書類で管理していた場合、必要な情報を探すのに時間がかかることがありました。
しかし、Microsoft Excelに統一フォーマットで記録されることで、過去のデータをすぐに検索・閲覧でき、情報の整理がスムーズになります。
また、フィルタ機能やソート機能を活用することで、特定の期間や車両ごとの履歴を簡単に確認できるため、本人確認作業やデータ更新などの業務が効率化されるでしょう。
これにより、情報の見落としを防ぎ、車検証データを活用した業務の精度向上をサポートします。

メリット3: 業務の標準化と属人化の防止

手作業のデータ入力は、担当者ごとに入力の癖や表記のブレが生じる可能性があります。
このような場合に今回の連携を導入すれば、転記作業は自動化されることにより統一的な表記でデータは格納されるでしょう。
これにより、誰がデータを管理しても同じ形式で情報を扱うことができ、業務の属人化を防ぐことが期待されます。
また、新しい担当者への引き継ぎ時にも入力ルールの違いによる混乱を防ぎ、スムーズな運用が可能になるでしょう。

まとめ

車検証を管理する場合、従来であればコピーをとってフォルダに保存したり、手動で情報を書き写す必要があります。
その場合、2回目以降の車検対応を行う際に、車検証の確認に時間がかかってしまったり、データの入力ミスが発生する可能性がありました。
そこでOCRとMicrosoft Excelを連携することにより、車検証の情報を効率的にデジタル化し、業務を効率化できるようサポートされます！
特に大量の車検証を扱う企業にとって統一されたフォーマットでのデータ管理や、属人化の防止が期待できます。
Yoom のアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。ぜひこの機会に、アプリ連携による業務効率化を体験してください！