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車検代行業者の方や車両販売店の方は、大量の車検証のコピーを管理しているかと思います。
特に、新規のお客様が多い店舗では新たに車検証のコピーを取った後、手入力で情報を記録している方もいるのではないでしょうか。
電話や店頭での顧客対応、他業者への連絡や整備士との連携など、他にやるべき業務がたくさんある中で、手入力で車検証データを管理するのは手間も時間もかかりますよね。
そこで今回は、AI機能であるOCRとMicrosoft Excelを連携させ、車検証をOCRで読み取り、自動でMicrosoft Excelに入力する方法をご紹介します！
このアプリ連携により、車検証のデータがMicrosoft Excelに自動入力され、手動でのデータ入力の手間が省けます！
さらに、車検証のコピーを取る必要もなくなるため、紙代の節約や、顧客の待ち時間短縮にも繋がるかもしれません。
このアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できます！本記事を参考にぜひお試しください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOCRとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
自動車関連の業務では、車検証の情報を手作業で転記する場面が多く、時間や手間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AI-OCRが文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定のファイルへ転記します。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OCRとMicrosoft Excelを連携してできること
OCRとMicrosoft Excelを連携させれば、これまで手作業で行っていたデータ登録業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
履歴書をOCRで読み取り、別の履歴書フォーマットに置き換える
履歴書の情報を自動で抽出し指定のフォーマットへ変換することで、手作業による入力の手間を削減できます。また、統一フォーマットでの管理により書類作成の効率向上が期待できます。
■概要
履歴書をOCRで読み取り、別の履歴書フォーマット（Microsoft Excel）に置き換えるフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.一定の項目を画像から内容を取り出す作業をする方
・様々なフォーマットの履歴書を独自の自社フォーマットに取り込みたい人材会社の職員
・税理士や社会保険労務士の年末調整業務担当者
・名刺をデータ化する必要のある営業アシスタントや事務担当者
2.Microsoft Excelでデータの作成を行なっている方
・雛形の作成をMicrosoft Excelで行なっている事務職員
・取引先企業の帳票類を管理し、処理する営業アシスタントや経理担当
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・写真から文字データを読み取り自動で内容を入力してくれるので、手入力の手間がなくなり業務を効率化します。
・様々なフォーマットの履歴書を１つのフォーマットに統一して保管することで、自社職員が書類を見た時の情報の感知速度が上がります。
・履歴書から自動で必要な項目だけを抽出し転記することができるため、面接のために必要な情報だけを読み込むことができ、事前準備の時間を短縮することができます。
・今回はMicrosoft Excelが書類発行のフォーマットですが、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで実施することも可能です
■注意事項
・Microsoft Excelと Yoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
名刺データをOCRで読み取りMicrosoft Excel（エクセル）に格納
名刺の情報をOCRで抽出し自動でMicrosoft Excelに整理することで、手入力の負担を軽減できます。データを統一した形式で管理することで、名刺データの検索や活用がスムーズになると考えられます。
■概要
名刺データを入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取り任意のエクセルに格納します。
エクセルでの名刺管理などにご活用ください。
名刺の画像をスマホなどで撮影し、そのままスマホからフォームにアップロードすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・名刺画像のファイル形式はJPG、PNGなどの形式でアップロードしてください。
フォームに添付された伝票などのPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しTalknoteに通知する
PDF形式の伝票情報を自動で読み取りMicrosoft Excelに格納することで、データ管理の効率化が期待されます。さらに、Talknoteへの通知により、関係者がすぐに伝票情報を確認しやすくなるでしょう。
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（伝票や納品書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納してTalknoteに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、TalknoteそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう
まず、フォームを使用して車検証の画像をアップロードし、OCRで車検証を読み取ります。
その後、Microsoft Excelが提供するAPIを使い、OCRで読み取った車検証データを受け取って、Microsoft Excelに追加します。
これにより自動化が実現します！
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に設定可能です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
■概要
自動車関連の業務では、車検証の情報を手作業で転記する場面が多く、時間や手間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AI-OCRが文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定のファイルへ転記します。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：Microsoft Excelをマイアプリ連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
登録方法は以下の通りです。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
自動車関連の業務では、車検証の情報を手作業で転記する場面が多く、時間や手間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AI-OCRが文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定のファイルへ転記します。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされ、次のような画面が表示されました。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
ステップ3：フォームを設定する
次に、車検証の画像をアップロードするフォームを設定します。
「車検証の画像をアップロード」をクリックしてください。
フォームの詳細設定を行います。画像赤枠内を、任意で編集してください。
※一部の項目は、有料プランのみ設定が可能となっています。詳細はフォームの基本設定・オプション設定についてをご確認ください。
ページをスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
こちらは有料プランの場合のみ設定可能となっております。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」は、フォームに回答された際のフローボットの起動者が誰になるかを選択することができます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
次のページに表示されている「回答ページ」と「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームの表示を確認することができます。
「取得した値」では、"Browse"をクリックし、テスト用の車検証を選択してください。
今回は、こちらのテスト用車検証を選択しました。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしてください。
