【ノーコードで実現】Gmailを使った通知を自動化する方法

チャットツールからのメッセージをGmailで自動通知する

<span class="mark-yellow">Telegramなどのチャットツールに特定のメッセージが投稿された場合に、そのメッセージ内容をGmailで自動転送する</span>こともできます。

普段メールをメインのコミュニケーションツールとして利用している方にとっては、チャットツールの重要な情報も見逃さずに一元管理できるようになって便利ですよね！

他のメールサービスからのメールをGmailで自動通知する

<span class="mark-yellow">Zoho Mailのような他のメールサービスで特定の条件に合致するメールを受信した際に、そのメールの情報をGmailで自動通知する</span>ことも可能です。

複数のメールアカウントを使い分けている場合でも、重要なメールをGmailで通知できるので確認漏れを防ぎ、効率的なメール管理をサポートします。

HubSpotの新規取引をGmailで自動通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、「HubSpotで新規取引が作成された際に、その取引情報をGmailに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとHubSpotのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• HubSpotのトリガー設定とGmailのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：GmailとHubSpotののマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。

【Gmailのマイアプリ登録】

検索窓にGmailと入力し、表示された候補からGmailを選択します。

「Sign in with Google」をクリックして、Yoomと連携するGmailアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Gmailへの権限を全て許可してください。

【HubSpotのマイアプリ登録】

先ほど同様に、検索窓にHubSpotと入力して表示された候補から選択します。

「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。

Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しい取引が作成されたら、フローボットが起動するように設定していきます。

コピーしたテンプレートの、「新しい取引が作成されたら」をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
HubSpotの画面に移り、テスト用に新しく取引を作成しましょう！

今回は下図のような取引を作成してみました。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「demo株式会社」など）でOKです！

取引を作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。

テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成した取引情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう！

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。

ステップ4：Gmailのメール送信設定

続いて、ステップ3で取得した新規取引情報を、Gmailでメール送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。

先ほど同様に、タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているか確認しましょう。

次に、メール送信の詳細設定です。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。

「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて設定してください。
「件名」を活用シーンに合わせて下記のように設定し、次の項目に進みます。

「メッセージ」には送信したい内容を設定していきましょう。
「HubSpotに新しく取引が作成されました。」など、定型的な文章は直接手入力し、「取引名」や「金額」など、HubSpotの情報を引用したい部分はアウトプットを用いて設定してくださいね！

設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。

内容が問題なければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくことをおすすめします。

「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！

HubSpotの取引情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていましたよ！

確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認

これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！

以上が、「HubSpotで新規取引が作成された際に、その取引情報をGmailに自動で通知する」フローの作成手順でした！

Gmailを使ったその他の便利な自動化例

今回ご紹介したHubSpotとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、特定の条件にマッチする内容のメールをチャットツールに自動通知したり、データベースの情報を基にメールを自動送信することもできます。

テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して、最適なフローを構築してみてください。

まとめ

いかがでしたか？HubSpotなどのCRMツールや各種ツールの情報をGmailへ自動通知することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の確認や転記といった手間を大幅に削減し、重要な通知の見逃しを防ぐことができます。</span>

これにより、営業担当者は顧客の最新状況を迅速に把握し、適切なアクションをタイムリーに実行できるため、顧客対応の質向上やビジネスチャンスの最大化に繋がり、結果としてコア業務への集中と生産性向上の実現をサポートします。

Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください！

Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。

業務を効率化する1番の近道は小さな改善の積み重ねです。効率化の第一歩として、本記事を参考に自動化をぜひ取り入れてみてくださいね。