「わざわざGmailで通知内容を手入力して送信するのが手間…」
このように、日々の業務でGmailを活用する中で、通知や情報集約に課題を感じていませんか？
特に、多くのツールを併用していると、重要な情報が埋もれてしまったり、確認漏れが発生しがちに…
そこで活用したいのが、様々なツールやデータベースで発生したアクションをトリガーとして、Gmailで必要な情報を自動通知できる自動化です。
これを活用すれば、これらの悩みから解放され、情報確認の効率を大幅に向上させ、より迅速な対応や意思決定が可能になるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にできる方法です。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで各種通知を自動送信する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
HubSpotで新規取引が作成されたら、Gmailで自動で通知する
試してみる
■概要
「HubSpotで新規取引が作成されたら、Gmailに自動で通知する」フローは、営業活動の効率化を図る業務ワークフローです。新たな取引がHubSpotに登録されると、自動的にGmailに通知が届くため、営業チームは迅速に対応できます。これにより、重要な取引を見逃すリスクを減らし、スムーズなコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して営業活動を管理している営業担当者の方
・新規取引の情報を迅速に共有したいチームリーダーの方
・Gmailを日常的に使用しており、通知の自動化で業務効率を向上させたいビジネスパーソンの方
・営業プロセスにおける情報共有を簡素化したい経営者の方
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでの通知を自動化する連携パターン
普段お使いの様々なツールやデータベースの情報を、Gmailで自動通知する連携パターンを具体的なテンプレートと共に紹介します！
これらの自動化を活用すれば、情報収集の手間を削減しつつ、重要な通知を見逃すリスクを低減でき、業務のスピードと正確性を高めることができるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
CRMサービスの情報をGmailで自動通知する
HubSpotのようなCRMサービスで新規取引が作成された際や、その他のデータベースで情報が更新された際に、その内容をGmailで自動通知することができます。
営業活動の進捗や顧客情報の変更をタイムリーに把握し、迅速な対応やフォローアップに繋げることができるはず！
Apolloでコンタクトが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「Apolloでコンタクトが作成されたらGmailに通知する」フローは、Apolloに新しいコンタクトが追加された際に自動でGmailに通知を送信する業務ワークフローです。営業活動において新しい連絡先の情報を迅速にチームと共有することは重要ですが、手動での通知作業は時間と手間がかかります。このフローを活用すれば、「gmail auto」を通じて自動的に通知が行われ、情報共有がスムーズに行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを活用して営業活動を行っている営業担当者
・新しいコンタクト情報をチームに迅速に共有したい営業リーダー
・Gmailでの通知を自動化して、情報共有作業を効率化したい方
■注意事項
・Apollo、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで新規取引が作成されたら、Gmailで自動で通知する
試してみる
■概要
「HubSpotで新規取引が作成されたら、Gmailに自動で通知する」フローは、営業活動の効率化を図る業務ワークフローです。新たな取引がHubSpotに登録されると、自動的にGmailに通知が届くため、営業チームは迅速に対応できます。これにより、重要な取引を見逃すリスクを減らし、スムーズなコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して営業活動を管理している営業担当者の方
・新規取引の情報を迅速に共有したいチームリーダーの方
・Gmailを日常的に使用しており、通知の自動化で業務効率を向上させたいビジネスパーソンの方
・営業プロセスにおける情報共有を簡素化したい経営者の方
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールからのメッセージをGmailで自動通知する
Telegramなどのチャットツールに特定のメッセージが投稿された場合に、そのメッセージ内容をGmailで自動転送することもできます。
普段メールをメインのコミュニケーションツールとして利用している方にとっては、チャットツールの重要な情報も見逃さずに一元管理できるようになって便利ですよね！
Telegramにメッセージが投稿されたら、Gmailで自動で通知する
試してみる
■概要
「Telegramにメッセージが投稿されたら、Gmailに自動で通知する」フローは、コミュニケーションの効率を高める業務ワークフローです。Telegramでの重要なメッセージを自動的にGmailに通知することで、情報の見逃しを防ぎ、迅速な対応を可能にします。手動での確認作業を減らし、メールでの一元管理を実現することで、業務のスムーズな運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Telegramを主にコミュニケーションツールとして使用している方
・Gmailでの通知管理を自動化したい方
・チーム内のメッセージ共有を効率化したいリーダーの方
・業務の情報共有プロセスを見直したいIT担当者の方
■注意事項
・Telegram、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
他のメールサービスからのメールをGmailで自動通知する
Zoho Mailのような他のメールサービスで特定の条件に合致するメールを受信した際に、そのメールの情報をGmailで自動通知することも可能です。
複数のメールアカウントを使い分けている場合でも、重要なメールをGmailで通知できるので確認漏れを防ぎ、効率的なメール管理をサポートします。
Zoho Mailでメールを受信したら、Gmailで自動で通知する
試してみる
■概要
「Zoho Mailでメールを受信したら、Gmailに自動で通知する」フローは、異なるメールサービス間での通知作業を自動化する業務ワークフローです。日々大量のメールを管理する中で、重要なメールを見逃さないための通知設定は欠かせません。Zoho MailとGmailを併用している場合、それぞれの通知設定を個別に管理するのは手間がかかります。そこで、このフローを活用することで、Zoho Mailで受信したメールを自動的にGmailに通知し、メール管理を一元化できます。これにより、業務の効率化と迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho MailとGmailを併用しており、メール通知を一元管理したい方
・異なるメールサービス間での通知設定に手間を感じているビジネスユーザー
・重要なメールの見逃しが業務に影響を与えていると感じている企業のIT担当者
・Gmailの通知機能を活用して、業務効率を向上させたい方
・メール管理の自動化を通じて、日常業務の負担を減らしたい方
■注意事項
・Zoho Mail、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スケジュールツールの予定作成時にGmailで情報を共有する
Googleカレンダーなどのスケジュールツールで新しい予定が作成された際に、会議のリンク情報などを関係者にGmailで自動共有することができます。
手動での情報伝達漏れを防ぎ、スムーズな会議運営をサポートします！
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google MeetのリンクをGmailで共有する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google MeetのリンクをGmailで共有する」フローは、会議の設定と招待を自動化する業務ワークフローです。
手動でGoogle Meetのリンクをメールする手間を省き、自動で関係者に共有します。これにより、効率的に会議を設定・運営できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを活用して頻繁に会議を設定するビジネスパーソンの方
・Google MeetとGmailを使い、会議招待のプロセスを自動化したい管理者の方
・手動でMeetリンクを共有する手間を減らし、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・会議設定時のミスや漏れを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ストレージサービスへのファイル追加時にGmailで通知・送信する
Boxなどのストレージサービスに新しいファイルが追加された場合、そのファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで関係者に自動送信することが可能です。
資料共有の迅速化や、内容確認の効率化を実現します！
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Gmailで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Gmailで送信することが可能です。これにより、効率的な情報共有と業務のスムーズな進行が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用しており、ファイルの内容確認に時間を取られている方
・OCR機能を活用して、紙ベースの資料をデジタル化したい方
・Gmailを主要なコミュニケーションツールとしており、自動化を図りたいビジネスパーソン
・業務フローの自動化に興味があり、RPAツールを導入検討中の方
・情報共有の効率化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方
■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotの新規取引をGmailで自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「HubSpotで新規取引が作成された際に、その取引情報をGmailに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとHubSpotのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とGmailのアクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
HubSpotで新規取引が作成されたら、Gmailで自動で通知する
試してみる
■概要
「HubSpotで新規取引が作成されたら、Gmailに自動で通知する」フローは、営業活動の効率化を図る業務ワークフローです。新たな取引がHubSpotに登録されると、自動的にGmailに通知が届くため、営業チームは迅速に対応できます。これにより、重要な取引を見逃すリスクを減らし、スムーズなコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して営業活動を管理している営業担当者の方
・新規取引の情報を迅速に共有したいチームリーダーの方
・Gmailを日常的に使用しており、通知の自動化で業務効率を向上させたいビジネスパーソンの方
・営業プロセスにおける情報共有を簡素化したい経営者の方
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとHubSpotのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Gmailのマイアプリ登録】
以下の手順をご参照ください。
【HubSpotのマイアプリ登録】
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
HubSpotで新規取引が作成されたら、Gmailで自動で通知する
試してみる
■概要
「HubSpotで新規取引が作成されたら、Gmailに自動で通知する」フローは、営業活動の効率化を図る業務ワークフローです。新たな取引がHubSpotに登録されると、自動的にGmailに通知が届くため、営業チームは迅速に対応できます。これにより、重要な取引を見逃すリスクを減らし、スムーズなコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して営業活動を管理している営業担当者の方
・新規取引の情報を迅速に共有したいチームリーダーの方
・Gmailを日常的に使用しており、通知の自動化で業務効率を向上させたいビジネスパーソンの方
・営業プロセスにおける情報共有を簡素化したい経営者の方
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しい取引が作成されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「新しい取引が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
HubSpotの画面に移り、テスト用に新しく取引を作成しましょう！
今回は下図のような取引を作成してみました。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「demo株式会社」など）でOKです！
取引を作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成した取引情報が取得した値として抽出されるので、内容を確認しましょう！
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
ステップ4：Gmailのメール送信設定
続いて、ステップ3で取得した新規取引情報を、Gmailでメール送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
先ほど同様に、タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているか確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて設定してください。
「件名」を活用シーンに合わせて下記のように設定し、次の項目に進みます。
「メッセージ」には送信したい内容を設定していきましょう。
「HubSpotに新しく取引が作成されました。」など、定型的な文章は直接手入力し、「取引名」や「金額」など、HubSpotの情報を引用したい部分は取得した値を用いて設定してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容が問題なければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくことをおすすめします。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
HubSpotの取引情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「HubSpotで新規取引が作成された際に、その取引情報をGmailに自動で通知する」フローの作成手順でした！
Gmailを使ったその他の便利な自動化例
今回ご紹介したHubSpotとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、特定の条件にマッチする内容のメールをチャットツールに自動通知したり、データベースの情報を基にメールを自動送信することもできます。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して、最適なフローを構築してみてください。
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