■概要
HubSpotで管理している新しい取引の発生を、都度確認したり手作業で関係者に連絡したりするのは手間がかかりますよね。特に迅速な対応が求められる営業活動において、情報共有の遅れは機会損失にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい取引が作成されたタイミングで、指定した宛先にGmailで自動通知を送ることができ、こうした課題の解決を支援し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで新規取引を管理し、その情報を迅速に関係者と共有したい営業担当者の方
- 営業チーム内での情報伝達の遅れや漏れを防ぎ、対応速度を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による通知業務の負担を減らし、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに新規取引が登録されると、自動でGmailへ通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うことで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、通知元となるHubSpotアカウントと、通知先として使用するGmailアカウントをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定し、フローボットが起動する条件を定義します。
- 続いて、オペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、HubSpotのトリガーから取得した取引情報を活用して、通知メールの件名や本文に差し込む設定を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際には、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、そして本文の内容をユーザーの運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。例えば、件名に取引名を入れたり、本文に取引の詳細情報や担当者名をHubSpotから動的に取得して記載したりすることで、受信者が一目で内容を把握できるような工夫が可能です。
■注意事項
- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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