【ノーコードで実現】Gmailのデータをkintoneに自動的に連携する方法

Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する

Gmailで受信したメールに添付された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneに自動的にデータ追加することが可能です。
日々多くの名刺交換を行っており、データ入力に手間がかかっている方におすすめのフローです。

お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、kintoneに格納する

お問い合わせメールを受信したら、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出して、Gmailで一時メール返信を送信後、kintoneに自動的に格納するフローです。

Gmailとkintoneの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGmailとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとkintoneの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

<span class="mark-yellow">今回はGmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローボットを作成していきます！</span>

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Gmailとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを開き、右の新規接続というボタンを押します。

Gmailの連携

1.検索する
‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする
‍下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。

3.アカウントの選択

‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択

‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

kintoneの連携

1.検索する

‍検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。

2.連携情報の登録‍

「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートコピー

次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。

ステップ3：メールトリガー設定

1.赤枠の「特定のラベルのメールを受信したら」を選択
Gmailアイコンの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。

タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.アプリトリガーのAPI接続設定‍

Gmailで設定された特定のラベルを設定します。まだ、Gmailでラベル設定したメールがない場合はこのタイミングで作成ください。
<span class="mark-yellow">今回は下記のような「Yoom」というラベルを作成しました。</span>

またこの後の設定のテスト行う前に、作成したラベルの条件に該当するメールの送信も行っておきましょう。
今回は下記のようなYoomラベルをつけたテストメールを送信しました。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短い「5分」をご選択ください。

• ラベル：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されるので、先ほど作成したラベルを選択します。

入力が完了したら、「テスト」を押します。(メールの送信から1時間が立っているとエラーになるので再送信をしてください。)

テストが成功すると下記のようにアウトプットが表示されるので、先ほどテスト送信したメールの内容が反映していることを確認してください。
内容がしっかり反映されていたら「保存」をクリックします。

※アウトプットについて詳しくはこちら　
※アウトプットの追加方法について詳しくはこちら

ステップ4：テキストからのデータ抽出設定

‍1.赤枠の「テキストからデータを抽出する」を選択

2.アクションを選択
下記項目を入力しましたら「次へ」をクリックしてください。

• タイトル：任意で変更可能です。特にこだわりがないのであれば、そのままの内容で大丈夫です。
• 変換タイプ：「変更する」ボタンより選択が可能です。抽出したいデータの文字数に合わせて、一番適切な範囲のタイプを選んでください。

3.詳細を設定
GmailのメールデータをAIを利用して抽出するための設定です。

• 対象のテキスト：入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、下記画像のようにお好みに合わせて設定してください。
  今回はGmailの本文を対象とするように設定しました。
  

‍

• 抽出したい項目：上記で設定した「対象のテキスト」から抽出したい項目をカンマ（,）区切り設定します。今回は「会社名,氏名,プロジェクト名」を抽出する内容で設定しました。
  

入力が完了しましたら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、下記のように先ほどテストメールで送付したメールの内容が反映されたアウトプットが取得できます。
最後に、ページ下部の「保存」をクリックしましょう。

ステップ5：データベース操作設定

1.赤枠の「レコードを追加する」を選択

2.データベースの連携‍

Gmailで抽出したデータをkintonに反映させるため、kintonアプリの指定を行います。
まだ、kintonで反映先とするアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成ください。
今回は下記のようなアプリを作成しました。

Yoom画面に戻り、アプリIDを入力してください。
入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したkintonアプリを選択してください。

アプリIDの入力が完了したら「次へ」を押してください。(ここで接続エラーが出る場合はマイアプリの再連携をしてみましょう。)

3.データベース操作の詳細設定‍

Gmailから抽出したデータをkintonアプリのどのレコード項目に反映させるか設定します。
入力欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されますので、各入力欄をご選択ください。

入力が完了したら、「テスト」を押します。
テスト成功になりましたら、kintonにデータが反映されているか確認して、下記画像のようにkintonへデータが反映されてたら、完了です。

最後にYoom画面に戻り、「保存」をクリックしてください。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。

kintoneのデータをGmailに連携したい場合

今回はGmailからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

kintoneにレコードが登録されたらGmailでメールを送る

kintoneのレコード登録と同時に自動的にGmailでメールが送付されるので、アラートのような活用や共有フローとしてもご活用いただけます。

kintoneのステータスが更新されたら、Gmailでメールを送る

kintone内でのステータス変更をトリガーに、指定したGmailアドレスへ自動的にメール送信することが可能なフローです。

GmailやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例

Gmailとkintoneの連携に限らず、これらのAPIを活用することでさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし他の自動化フローにも興味があれば、ぜひこちらの例もお試しください！

Gmailを使った便利な自動化例

Gmailの受信内容をSlackに通知したり、Googleスプレッドシートのリストにメールを送信するほか、問い合わせ対応やZoomウェビナー後のフォローアップを自動化するフローです。

kintoneを使った便利な自動化例

OutlookのカレンダーやSalesforceのリード情報をkintoneに登録し、kintoneのレコード追加に応じてSlack通知やSharePointフォルダ作成、ChatGPTでのテキスト生成を自動化するフローです。

終わりに

Gmailとkintoneを連携すれば、手作業でのデータ入力や管理の負担を減らし、もっとスムーズに業務を進めることができます。しかも、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、「難しそう…」と感じていた方も安心ですね！

ちょっとした工夫で、日々の業務をもっとラクにできたら嬉しいですよね。

まずはYoomに無料登録して、実際にGmailとkintoneをつなげてみませんか？手間を減らして、もっと効率的な働き方を始めましょう！