Gmailで受信した情報を手作業で管理するのは、思いのほか時間がかかります。特に、お問い合わせ対応や顧客管理、業務の進捗共有など、日々のやり取りをGmailで行っている場合、データを整理して他のツールに転記するのは負担になりがちです。
そこで本記事では、Gmailとkintoneを連携し、データ管理を自動化する方法をご紹介します！
ノーコードツールのYoomを活用すれば、特別な知識がなくても簡単にGmailの情報をkintoneへ連携でき、手作業による入力の負担を軽減できます。業務の効率を向上させ、情報の一元管理が可能になるため、さまざまな業種・業務で役立つでしょう。
Gmailの情報をより有効に活用し、業務をスムーズに進めたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとkintoneの連携が可能です。YoomにはあらかじめGmailとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Gmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用してメールを確認している方
・ 受信したメールの内容を簡単に別のツールに移行したいと思っている方
・ メールの重要な情報を手動で抽出して別のシステムに追加する作業に時間をかけたくない方
2.kintoneを利用してデータ管理を行っている方
・kintoneに手動でデータを追加するのが面倒だと感じている方
・Gmailの受信内容を自動でkintoneに追加するフローを構築したい方
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailとkintoneを連携してできること
GmailとkintoneのAPIを連携すれば、Gmailのデータをkintoneに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとkintoneの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailの内容をkintoneに抽出・追加する
Gmailで受信した内容を自動でkintoneに抽出・追加することが可能です。kintoneへの手動でのデータ入力作業を削減したい方におすすめのフローです。
■概要
Gmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用してメールを確認している方
・ 受信したメールの内容を簡単に別のツールに移行したいと思っている方
・ メールの重要な情報を手動で抽出して別のシステムに追加する作業に時間をかけたくない方
2.kintoneを利用してデータ管理を行っている方
・kintoneに手動でデータを追加するのが面倒だと感じている方
・Gmailの受信内容を自動でkintoneに追加するフローを構築したい方
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する
Gmailで受信したメールに添付された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneに自動的にデータ追加することが可能です。
日々多くの名刺交換を行っており、データ入力に手間がかかっている方におすすめのフローです。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する
試してみる
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加するフローです。
■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、kintoneに格納する
お問い合わせメールを受信したら、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出して、Gmailで一時メール返信を送信後、kintoneに自動的に格納するフローです。
お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、kintoneに格納する
試してみる
お問い合わせメールを受信したら、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出して、Gmailで一時メール返信を送信後、kintoneに自動的に格納するフローです。
Gmailとkintoneの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとkintoneの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Gmailとkintoneをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
Gmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用してメールを確認している方
・ 受信したメールの内容を簡単に別のツールに移行したいと思っている方
・ メールの重要な情報を手動で抽出して別のシステムに追加する作業に時間をかけたくない方
2.kintoneを利用してデータ管理を行っている方
・kintoneに手動でデータを追加するのが面倒だと感じている方
・Gmailの受信内容を自動でkintoneに追加するフローを構築したい方
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを開き、右の新規接続というボタンを押します。
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
kintoneの連携
1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートコピー
次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Gmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用してメールを確認している方
・ 受信したメールの内容を簡単に別のツールに移行したいと思っている方
・ メールの重要な情報を手動で抽出して別のシステムに追加する作業に時間をかけたくない方
2.kintoneを利用してデータ管理を行っている方
・kintoneに手動でデータを追加するのが面倒だと感じている方
・Gmailの受信内容を自動でkintoneに追加するフローを構築したい方
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ3：メールトリガー設定
1.赤枠の「特定のラベルのメールを受信したら」を選択
Gmailアイコンの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
Gmailで設定された特定のラベルを設定します。まだ、Gmailでラベル設定したメールがない場合はこのタイミングで作成ください。
今回は下記のような「Yoom」というラベルを作成しました。
またこの後の設定のテスト行う前に、作成したラベルの条件に該当するメールの送信も行っておきましょう。
今回は下記のようなYoomラベルをつけたテストメールを送信しました。
- トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短い「5分」をご選択ください。
- ラベル：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されるので、先ほど作成したラベルを選択します。
入力が完了したら、「テスト」を押します。(メールの送信から1時間が立っているとエラーになるので再送信をしてください。)
テストが成功すると下記のようにアウトプットが表示されるので、先ほどテスト送信したメールの内容が反映していることを確認してください。
内容がしっかり反映されていたら「保存」をクリックします。
※アウトプットについて詳しくはこちら
※アウトプットの追加方法について詳しくはこちら
ステップ4：テキストからのデータ抽出設定
1.赤枠の「テキストからデータを抽出する」を選択
2.アクションを選択
下記項目を入力しましたら「次へ」をクリックしてください。
- タイトル：任意で変更可能です。特にこだわりがないのであれば、そのままの内容で大丈夫です。
- 変換タイプ：「変更する」ボタンより選択が可能です。抽出したいデータの文字数に合わせて、一番適切な範囲のタイプを選んでください。
3.詳細を設定
GmailのメールデータをAIを利用して抽出するための設定です。
- 対象のテキスト：入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、下記画像のようにお好みに合わせて設定してください。
今回はGmailの本文を対象とするように設定しました。
- 抽出したい項目：上記で設定した「対象のテキスト」から抽出したい項目をカンマ（,）区切り設定します。今回は「会社名,氏名,プロジェクト名」を抽出する内容で設定しました。
入力が完了しましたら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、下記のように先ほどテストメールで送付したメールの内容が反映されたアウトプットが取得できます。
最後に、ページ下部の「保存」をクリックしましょう。
ステップ5：データベース操作設定
1.赤枠の「レコードを追加する」を選択
2.データベースの連携
Gmailで抽出したデータをkintonに反映させるため、kintonアプリの指定を行います。
まだ、kintonで反映先とするアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成ください。
今回は下記のようなアプリを作成しました。
Yoom画面に戻り、アプリIDを入力してください。
入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したkintonアプリを選択してください。
アプリIDの入力が完了したら「次へ」を押してください。(ここで接続エラーが出る場合はマイアプリの再連携をしてみましょう。)
3.データベース操作の詳細設定
Gmailから抽出したデータをkintonアプリのどのレコード項目に反映させるか設定します。
入力欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されますので、各入力欄をご選択ください。
入力が完了したら、「テスト」を押します。
テスト成功になりましたら、kintonにデータが反映されているか確認して、下記画像のようにkintonへデータが反映されてたら、完了です。
最後にYoom画面に戻り、「保存」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
kintoneのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneにレコードが登録されたらGmailでメールを送る
kintoneのレコード登録と同時に自動的にGmailでメールが送付されるので、アラートのような活用や共有フローとしてもご活用いただけます。
kintoneにレコードが登録されたらGmailでメールを送る
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、Gmailでメールを送付するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、Gmailでメールを送る
kintone内でのステータス変更をトリガーに、指定したGmailアドレスへ自動的にメール送信することが可能なフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、Gmailでメールを送る
試してみる
■概要
このワークフローでは、kintone内でのステータス変更をトリガーに、指定したGmailアドレスへ自動的にメールが送信することが可能です。この自動化によって、手動での通知作業を削減し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用してプロジェクト管理を行っており、ステータス更新時に自動通知を行いたい方
・Gmailを主に使用しているが、手動でのメール通知に時間がかかっている業務担当者の方
・複数のチームメンバーやクライアントに対して、迅速かつ確実に情報を共有したい管理職の方
・業務プロセスの自動化を進めたいと考えているIT担当者やシステム管理者の方
・効率的なコミュニケーションを実現し、業務の透明性を高めたい組織のリーダーの方
■注意事項
・kintoneとGmailをYoomと連携させる必要があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例
Gmailとkintoneの連携に限らず、これらのAPIを活用することでさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし他の自動化フローにも興味があれば、ぜひこちらの例もお試しください！
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailの受信内容をSlackに通知したり、Googleスプレッドシートのリストにメールを送信するほか、問い合わせ対応やZoomウェビナー後のフォローアップを自動化するフローです。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneを使った便利な自動化例
OutlookのカレンダーやSalesforceのリード情報をkintoneに登録し、kintoneのレコード追加に応じてSlack通知やSharePointフォルダ作成、ChatGPTでのテキスト生成を自動化するフローです。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知
試してみる
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
終わりに
Gmailとkintoneを連携すれば、手作業でのデータ入力や管理の負担を減らし、もっとスムーズに業務を進めることができます。しかも、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、「難しそう…」と感じていた方も安心ですね！
ちょっとした工夫で、日々の業務をもっとラクにできたら嬉しいですよね。
まずはYoomに無料登録して、実際にGmailとkintoneをつなげてみませんか？手間を減らして、もっと効率的な働き方を始めましょう！
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