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毎日大量に届くメールの中で、重要なメールが埋もれてしまい、見逃しが発生することはありませんか。また、『すぐにチームで共有できれば対応がもっと早くなるのに』と感じる場面も多いのではないでしょうか。
Google Workspaceが普及した現在、Gmailを利用する企業は増えています。これにSlackを組み合わせることで、さらに便利に情報を管理・共有できるようになります。
このフローボットは、件名や本文に指定したキーワードが含まれるメールを検知し、必要な情報を自動で取得してSlackに通知します。これにより、重要な情報を確実に把握し、チーム全員でタイムリーに共有できます。
従来、こうしたアプリ連携はプログラミングスキルを要するため、導入にハードルが高いものでした。しかし、当社のテンプレートはノーコードで設定できる仕組みを採用しているため、専門知識がなくても誰でも簡単に運用を開始できます。本記事では、具体的な設定方法を中心に、メリットと活用方法について詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとSlackを連携して自動で添付ファイルを共有するテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとSlackを連携してできること
GmailとSlackのAPI連携をすれば、Gmailで送付された添付ファイルをSlackに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のような添付ファイルの共有を、人の手を介さず、自動的に実施することが可能です！
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
Gmailを日常的に使用しており、重要なメールの見逃しを防ぎたいビジネスパーソンの方やメールとチャットツールの連携を強化し、情報共有を迅速化したい企業の方におすすめです。
■概要 日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailで共有する
Slackを主にコミュニケーションツールとして使用し、Gmailでの情報共有を頻繁に行なっている場合などにおすすめのフローです。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。 ■概要 「Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailで共有する」フローは、情報共有の手間を省き、効率的なコミュニケーションを実現する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailとSlackの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとSlackを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSlackの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1 マイアプリ連携の設定
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmail
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Slack
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Slack公式：ワークスペースの管理
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックします。
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックしてください。フローボットの起動感覚と、検知するキーワードを設定します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
→テストをクリックします。 →成功すると以下の項目が取得できます。これらの値は次の操作で使用します。
→保存するをクリックします。
ステップ4 アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
→テストをクリックします。 →成功
※ヘルプ：Slackアプリ操作のエラー発生時の対応
→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。
ステップ5 アプリトリガーをONにする
すべての工程を設定すると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにした後、テンプレート左上のトグルを使い、フローボットを起動します。
もっと活用！GmailとSlackを使った自動化3選
GmailとSlackは、他のアプリやシステムと連携することで、さらに活用の幅を広げることが可能です。通知先を一元化することで、情報共有の透明性が向上することが期待できます。
1. 応募メールをSlackに通知して共有を効率化
Gmailで求人媒体からの応募メールを受信すると、自動的にSlackで通知する仕組みです。メールの確認漏れを防ぎ、応募状況をチームで共有できます。業務効率化と初期対応の迅速化を実現します。
■概要 求人媒体からの応募メールは採用活動において重要ですが、見落としてしまったり、都度チームに共有する手間がかかったりしていませんか。手作業での情報共有は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の応募メールを受信した際に、自動でSlackに必要な情報を通知できます。これにより、応募の見落としを防ぎ、採用担当者間のスムーズな情報共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
2. 領収書の登録番号を確認しSlack通知
Gmailで受信した領収書から登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで確認した結果をSlackに通知します。手作業を減らし、確認作業の効率化と正確性向上をサポートします。
■概要 インボイス制度対応で、受け取った領収書の登録番号を一つひとつ確認する作業に時間を取られていませんか。Gmailに届いた領収書PDFを開き、登録番号をコピーして、適格請求書発行事業者公表システムで検索する一連の作業は、手間がかかりミスの原因にもなります。このワークフローは、Gmailでの領収書受信をきっかけに、OCRが登録番号を自動で読み取り、事業者の登録有無を確認してSlackへ通知するため、経理部門の確認業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
3. 契約書をOCRで管理しSlack通知
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに自動登録してSlackで通知します。手動入力の手間を削減し、データの正確性と迅速な情報共有を実現します。業務の効率化に役立ちます。
■概要 Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Gmailを利用して仕事のやり取りを行っている方 ・Gmailで受信した契約書や重要な書類を効率的に管理したい方 2. kintoneを活用して業務管理を行っている企業 ・kintoneで契約書や文書の管理を行っているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方 3. Slackをコミュニケーションツールとして利用している企業 ・Slackを使って日常的に社内の情報共有を行っている方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知することで、情報管理が一元化され迅速な対応が可能となります。 ■注意事項 ・Gmail、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
これにより、業務効率が向上します。手作業によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや見落としが減り、データの正確性が向上します。
通知機能を活用すれば、関連するメンバー全員が迅速に情報を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながるでしょう。
SlackのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからSlackへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSlackからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailで共有する
Slackを利用して情報を共有しており、Gmailで添付ファイルを把握したい場合などにおすすめのフローです。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。 ■概要 「Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailで共有する」フローは、情報共有の手間を省き、効率的なコミュニケーションを実現する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット
SlackやGmailを活用したその他の自動化例
SlackやGmailを活用して、さまざまな業務を自動化することが可能です。以下に、SlackとGmailをメインで使用した便利な自動化例をご紹介します。気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Slackを使った便利な自動化例
Slackと他のアプリを連携させることで、情報共有や業務効率化が期待できます。データの蓄積や情報の共有に役立つでしょう。
■概要 Salesforceに新しい取引先責任者が登録されるたび、Slackで関係部署へ手動で共有していませんか。こうした手作業での情報共有は手間がかかるだけでなく、通知漏れや共有の遅れといった課題につながることもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をきっかけに、Slackの指定チャンネルへ自動で通知が実行されるため、迅速で確実な情報共有が可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 SalesforceにToDoオブジェクトが登録されたら、Slackに連携してチャンネルを作成しメンバーを招待するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Salesforceを使用し業務管理している企業の担当者 ・営業アシスタントや部門長 ・プロジェクトマネージャーやオフィスマネージャー 2.slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・複数の部門を管理している統括部門の方 ・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・入力作業の多い総務、事務の担当者 ・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Slack内でのチャンネル管理含め、一連の流れを自動で行い手作業を省略することで、業務効率化に繋がります。 ・定型業務を自動化することで業務漏れを未然に防ぐことができます。 ■注意事項 ・Slack、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Slackに問い合わせが来たら、Googleスプレッドシートに問い合わせ内容を登録するフローです。 SlackとGoogleスプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にGoogleスプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 ■注意事項 ・Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Yoomフォームに新しく回答が送信されたら、入力内容をSlackに通知するフローです。 フォームで取得した内容を自動的にSlackに通知することができるので、情報管理が楽になりかつ抜け漏れをなくすことができます。 Slackの通知先のチャンネルや通知内容は自由に変更してご利用ください。 YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 ■注意事項 ・SlackとYoomを連携してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■概要Slackの特定チャンネルの重要な投稿を、他の関連チャンネルにも共有したい場面はありませんか。手作業によるSlackのメッセージコピーは手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のチャンネルへのメッセージ投稿をトリガーに、指定した別チャンネルへ自動でメッセージを転送できるため、手作業での情報共有の手間を減らし、コミュニケーションを円滑化します。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailと他のアプリを連携させることで、メール管理や情報共有がスムーズになります。メールの受信内容をいちはやく知ることで、次のアクションに素早く移ることができるでしょう。
■概要 Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受け取る大量のメールの中に、対応が必須な依頼や連絡が埋もれ、タスク化を忘れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールほど、手作業での転記は手間がかかるだけでなく、対応漏れという重大なリスクに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の件名のメールを受信した際に、自動でOutlookにタスクを作成できるため、こうした課題を解消し、重要な業務の抜け漏れを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 Gmailで受信したお問い合わせや注文情報を、手作業でkintoneに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、自動で内容をkintoneへ追加できるようになり、こうした定型業務の負担を軽減します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 メールで受信した会議の招待（.icsファイル）を、都度手作業でGoogleカレンダーに登録するのは手間ではありませんか。登録漏れや二重登録などのミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付されたICSファイルから予定を自動で抽出し、Googleカレンダーへ登録できます。面倒な日程調整の手間を省き、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
まとめ
Slackの添付ファイルをGmailで共有する作業、手動でやるのはちょっと面倒ですよね。でも、Yoomを使えば、プログラミングの知識に自信がなくても自動化できるんです。これで毎日アプリを行き来する必要もなくなり、業務効率化が期待できますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：【ノーコードで実現】Slackと他アプリを連携し、通知を自動化する方法
Q：3つ以上のアプリを連携させることは可能ですか？
A：
はい、可能です。
今回ご紹介したテンプレートに別アプリを追加することも、アプリを3つ連携しているテンプレートを使用することも可能です。例えばテンプレートに別アプリを追加したい場合はフローボットの「+」をクリックし、右上に表示される入力欄に使用したいアプリを入力してください。なお、一部アプリは有料プランのご利用が必要です。詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
Q：連携できるファイルの容量に上限はありますか？
A：
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
