<span class="mark-yellow">毎日大量に届くメールの中で、重要なメールが埋もれてしまい、見逃しが発生することはありませんか。また、『すぐにチームで共有できれば対応がもっと早くなるのに』と感じる場面も多いのではないでしょうか。</span>
Google Workspaceが普及した現在、Gmailを利用する企業は増えています。これにSlackを組み合わせることで、さらに便利に情報を管理・共有できるようになります。<br/>
このフローボットは、件名や本文に指定したキーワードが含まれるメールを検知し、必要な情報を自動で取得してSlackに通知します。これにより、重要な情報を確実に把握し、チーム全員でタイムリーに共有できます。
従来、こうしたアプリ連携はプログラミングスキルを要するため、導入にハードルが高いものでした。しかし、当社のテンプレートはノーコードで設定できる仕組みを採用しているため、専門知識がなくても誰でも簡単に運用を開始できます。本記事では、具体的な設定方法を中心に、メリットと活用方法について詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
このフローボットは、次のような課題を抱えている方におすすめです。
- Gmailで受信した重要なメールを見逃したくない方
- Slackを活用して、チーム全体で情報を迅速に共有したい方
- 件名や本文の特定キーワードに基づいてメールを整理したい方
- 手動でメールを確認する手間を減らし、優先的な対応に集中したい方
- 月末月初など、請求書や重要書類が集中する時期の業務を効率化したい方
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するメリットと具体的な活用シーン3選
カスタマーサポート担当者、経理担当者、プロジェクトリーダーの視点から、この自動化がもたらす価値を具体的に掘り下げます。
1.緊急メールに迅速に対応 タイムリーなサポート体制を実現
<span class="mark-yellow">このフローボットを活用すると、メール到着から最短5分でSlackに通知されるため、緊急メールへのタイムリーな対応が実現します。</span>
カスタマーサポート担当者は、このフローを利用することで、顧客からの問い合わせやクレームなど、緊急性の高いメールを短時間で確認できます。この通知により、必要な情報をいち早く把握でき、適切な初期対応を進められるようになります。たとえば、複数のチームが同時に顧客対応を進める場面では、Slackのスレッド機能を活用して、通知されたメールに対する議論や対応内容を整理できます。その結果、スムーズな連携が可能になり、チーム全体の対応速度の向上が期待できます。
2.指定キーワードを抽出 確認漏れを防ぐ仕組み
<span class="mark-yellow">このフローボットでは、指定したキーワードが件名や本文に含まれるメールを自動的に検知し、GmailからSlackに通知します。</span>
経理担当者は、「請求書」や「領収書」などのキーワードを登録することで、特に必要なメールをSlack上で確認できます。この仕組みにより、大量のメールの中から重要な内容を確実に把握できるため、確認漏れを防ぐのに役立ちます。さらに、月末月初など請求書の処理が集中する時期には、Slack上で整理されたメールをもとに優先度をつけて確認できるため、支払い処理をスムーズに進める助けとなるでしょう。
3.フローごとに通知先を設定 活用の幅を広げる仕組み
このフローボットでは、1つのフローに対して、通知するSlackチャンネルを1か所指定し、キーワードを1つ設定できます。<span class="mark-yellow">同じGmailの受信箱を基にしても、キーワードと通知先チャンネルを変えることで、さまざまな運用が可能になります。</span>
プロジェクトリーダーは、このフローを活用することで、プロジェクトに関連するメール情報を適切に整理できます。例えば、営業チーム専用の「商談メール」チャンネルや、開発チーム専用の「進捗報告」チャンネルを作成することで、必要な情報を確実に届けることが可能です。この運用により、各チームが必要な情報を迅速に把握でき、プロジェクト全体を効率的に進める助けとなるでしょう。
ここからは、「本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する」自動化の<span class="mark-yellow">設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。</span>
[Yoomとは]
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する方法
Yoomのトリガー機能を活用し、Gmailの受信トレイから、件名や本文に指定したキーワードが含まれるメール情報を取得します。この情報はYoomを通じてSlackのAPI機能を活用し、指定したSlackチャンネルに自動で通知されます。たとえば、「請求書」や「見積書」などのキーワードを設定することで、重要なメールを見逃さずに対応する仕組みが実現できます。また、メール内容をSlackで共有することで、担当者や関係者が必要な情報をタイムリーに把握し、適切なアクションを取ることが可能になります。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても可能です。
連携プロセス
- Yoomにマイアプリを登録（Gmail、Slack）
- テンプレートをコピー
- アプリトリガーの設定とアプリ連携
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
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