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毎日大量に届くメールの中で、重要なメールが埋もれてしまい、見逃しが発生することはありませんか。また、『すぐにチームで共有できれば対応がもっと早くなるのに』と感じる場面も多いのではないでしょうか。
Google Workspaceが普及した現在、Gmailを利用する企業は増えています。これにSlackを組み合わせることで、さらに便利に情報を管理・共有できるようになります。
このフローボットは、件名や本文に指定したキーワードが含まれるメールを検知し、必要な情報を自動で取得してSlackに通知します。これにより、重要な情報を確実に把握し、チーム全員でタイムリーに共有できます。
従来、こうしたアプリ連携はプログラミングスキルを要するため、導入にハードルが高いものでした。しかし、当社のテンプレートはノーコードで設定できる仕組みを採用しているため、専門知識がなくても誰でも簡単に運用を開始できます。本記事では、具体的な設定方法を中心に、メリットと活用方法について詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとSlackを連携して自動で添付ファイルを共有するテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとSlackを連携してできること
GmailとSlackのAPI連携をすれば、Gmailで送付された添付ファイルをSlackに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のような添付ファイルの共有を、人の手を介さず、自動的に実施することが可能です！
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
Gmailを日常的に使用しており、重要なメールの見逃しを防ぎたいビジネスパーソンの方やメールとチャットツールの連携を強化し、情報共有を迅速化したい企業の方におすすめです。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailで共有する
Slackを主にコミュニケーションツールとして使用し、Gmailでの情報共有を頻繁に行なっている場合などにおすすめのフローです。
■概要
「Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailで共有する」フローは、情報共有の手間を省き、効率的なコミュニケーションを実現する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを主にコミュニケーションツールとして使用し、Gmailでの情報共有が頻繁なビジネスパーソン
・添付ファイルの共有作業に時間を取られているチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・手動での情報転送によるヒューマンエラーを減らしたい企業のIT担当者
・SlackとGmailを効果的に連携させて業務効率化を図りたい中小企業の経営者
■注意事項
・Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GmailとSlackの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとSlackを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSlackの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1 マイアプリ連携の設定
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmail
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Slack
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Slack公式：ワークスペースの管理
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックします。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックしてください。フローボットの起動感覚と、検知するキーワードを設定します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
→テストをクリックします。 →成功すると以下の項目が取得できます。これらの値は次の操作で使用します。
→保存するをクリックします。
ステップ4 アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
→テストをクリックします。 →成功
※ヘルプ：Slackアプリ操作のエラー発生時の対応
→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。
ステップ5 アプリトリガーをONにする
すべての工程を設定すると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにした後、テンプレート左上のトグルを使い、フローボットを起動します。
もっと活用！GmailとSlackを使った自動化3選
GmailとSlackは、他のアプリやシステムと連携することで、さらに活用の幅を広げることが可能です。通知先を一元化することで、情報共有の透明性が向上することが期待できます。
1. 応募メールをSlackに通知して共有を効率化
Gmailで求人媒体からの応募メールを受信すると、自動的にSlackで通知する仕組みです。メールの確認漏れを防ぎ、応募状況をチームで共有できます。業務効率化と初期対応の迅速化を実現します。
Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら、Slackに通知するフローです。
■注意事項
・Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. 領収書の登録番号を確認しSlack通知
Gmailで受信した領収書から登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで確認した結果をSlackに通知します。手作業を減らし、確認作業の効率化と正確性向上をサポートします。
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知するフローです。
■注意事項
・Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
3. 契約書をOCRで管理しSlack通知
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに自動登録してSlackで通知します。手動入力の手間を削減し、データの正確性と迅速な情報共有を実現します。業務の効率化に役立ちます。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
SlackのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからSlackへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSlackからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailで共有する
Slackを利用して情報を共有しており、Gmailで添付ファイルを把握したい場合などにおすすめのフローです。
■概要
「Slackの投稿に添付ファイルが含まれていたら自動でGmailで共有する」フローは、情報共有の手間を省き、効率的なコミュニケーションを実現する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを主にコミュニケーションツールとして使用し、Gmailでの情報共有が頻繁なビジネスパーソン
・添付ファイルの共有作業に時間を取られているチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・手動での情報転送によるヒューマンエラーを減らしたい企業のIT担当者
・SlackとGmailを効果的に連携させて業務効率化を図りたい中小企業の経営者
■注意事項
・Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
SlackやGmailを活用したその他の自動化例
SlackやGmailを活用して、さまざまな業務を自動化することが可能です。以下に、SlackとGmailをメインで使用した便利な自動化例をご紹介します。気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Slackを使った便利な自動化例
Slackと他のアプリを連携させることで、情報共有や業務効率化が期待できます。データの蓄積や情報の共有に役立つでしょう。
■概要
「Salesforceで取引先責任者にレコードが登録されたらSlackに通知する」フローは、営業チームの情報共有を円滑にする業務ワークフローです。
重要な顧客情報の漏れや対応の遅れを防ぎ、迅速な営業活動をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとSlackを既に活用している営業担当者の方
・チーム内での情報共有を効率化したい営業マネージャーの方
・新規顧客情報の迅速な共有を通じて営業成果を向上させたいビジネスプロフェッショナルの方
・手動での情報連携に時間を取られている営業チームのリーダーの方
・営業プロセスの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SalesforceにToDoオブジェクトが登録されたら、Slackに連携してチャンネルを作成しメンバーを招待するフローです。
Slackに問い合わせが来たら、Googleスプレッドシートに問い合わせ内容を登録するフローです。
Yoomフォームに新しく回答が送信されたら、入力内容をSlackに通知するフローです。
■概要
・Slackの指定のチャンネルにメッセージが投稿されたら、別の指定のチャンネルにその投稿内容を転送します。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailと他のアプリを連携させることで、メール管理や情報共有がスムーズになります。メールの受信内容をいちはやく知ることで、次のアクションに素早く移ることができるでしょう。
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
・手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
・問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Gmailで特定の件名のメールを受信したらOutlookでタスクを自動作成する」フローは、メールとタスク管理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailで重要な件名のメールが届くと、自動的にOutlookにタスクが作成されるため、手動での入力や確認作業が不要になります。
これにより、メール対応の漏れを防ぎ、日々の業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとOutlookを日常的に使用しており、連携を強化したいビジネスパーソン
・メールの内容に基づいてタスクを管理したいプロジェクトマネージャー
・手動でのタスク作成に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・複数のSaaSアプリを活用しているが、連携がうまくいかずに悩んでいるIT担当者
・メールからのタスク管理を自動化し、ミスを減らしたいチームリーダー
■注意事項
・Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用してメールを確認している方
・ 受信したメールの内容を簡単に別のツールに移行したいと思っている方
・ メールの重要な情報を手動で抽出して別のシステムに追加する作業に時間をかけたくない方
2.kintoneを利用してデータ管理を行っている方
・kintoneに手動でデータを追加するのが面倒だと感じている方
・Gmailの受信内容を自動でkintoneに追加するフローを構築したい方
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
・メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
・問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
このワークフローでは、受信したメールに自動的に添付されたICSファイルを検出し、Googleカレンダーに自動追加が可能です。これにより、スケジュール管理がスムーズに行え、業務効率が向上するでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで頻繁にICSファイルを受信し、Googleカレンダーに手動で追加している方
・ビジネスミーティングやイベントのスケジュール管理に煩雑さを感じているビジネスパーソン
・スケジュール管理の自動化を通じて業務効率化を図りたい企業の管理者
・複数のカレンダーを使用しており、情報の一元管理を目指している方
・手動入力によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Slackの添付ファイルをGmailで共有する作業、手動でやるのはちょっと面倒ですよね。でも、Yoomを使えば、プログラミングの知識に自信がなくても自動化できるんです。これで毎日アプリを行き来する必要もなくなり、業務効率化が期待できますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：【ノーコードで実現】Slackと他アプリを連携し、通知を自動化する方法
Q：3つ以上のアプリを連携させることは可能ですか？
A：
はい、可能です。
今回ご紹介したテンプレートに別アプリを追加することも、アプリを3つ連携しているテンプレートを使用することも可能です。例えばテンプレートに別アプリを追加したい場合はフローボットの「+」をクリックし、右上に表示される入力欄に使用したいアプリを入力してください。なお、一部アプリは有料プランのご利用が必要です。詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
Q：連携できるファイルの容量に上限はありますか？
A：
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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