Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知する

■概要

インボイス制度対応で、受け取った領収書の登録番号を一つひとつ確認する作業に時間を取られていませんか。Gmailに届いた領収書PDFを開き、登録番号をコピーして、適格請求書発行事業者公表システムで検索する一連の作業は、手間がかかりミスの原因にもなります。このワークフローは、Gmailでの領収書受信をきっかけに、OCRが登録番号を自動で読み取り、事業者の登録有無を確認してSlackへ通知するため、経理部門の確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• インボイス制度対応で、領収書の登録番号確認を手作業で行っている経理担当者の方
• GmailやSlackを活用しており、日々の経費精算や支払い業務の効率化を目指している方
• 手作業による確認漏れや入力ミスを防ぎ、正確な経理処理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの領収書受信から事業者確認、Slackへの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた確認業務にかかる時間を短縮します。
• 登録番号の目視確認や手入力が不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることにつながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションで、領収書メールが届いたことを検知するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
4. 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで事業者情報を照会します。
5. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、事業者の登録が確認できた場合とできなかった場合で、その後の処理を分けられるようにします。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、確認結果を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号以外にも、金額や発行日など領収書から抽出したい項目を任意で設定してください。
• 分岐機能では、「事業者の登録が確認できた場合のみ通知する」といった条件を設定し、条件に合致した場合のみ後続のSlackへの通知などを実行させることが可能です。
• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」では、通知先のチャンネルを指定できるほか、メッセージ本文に事業者名など前のステップで取得した情報を自由に埋め込めます。

■注意事項

• Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。