■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理は、重要な業務でありながら手間のかかる作業ではないでしょうか。Googleフォームで受け取った名刺画像を手作業でkintoneへ入力し、一件ずつお礼メールを送る作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、名刺画像の受付からOCRでのデータ化、kintoneへの登録、そしてGmailでのお礼メール送信までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った名刺情報の入力作業に手間を感じている方
- kintoneへのデータ入力とGmailでのフォローメールを効率化したい営業・マーケティング担当者の方
- 展示会などで獲得したリード情報を迅速にデータ化し、フォローアップ体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りから顧客DBへの登録、お礼メール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 手作業による転記ミスや連絡漏れを防ぎ、正確な顧客情報管理と迅速なフォローアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、kintone、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像を取得します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 次に、kintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をkintoneの任意のフィールドに登録します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したメールアドレス宛に自動でお礼メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定できます。
- OCR機能では、名刺画像ファイルから抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意でカスタマイズすることが可能です。
- kintoneにレコードを追加する際は、どのアプリのどのフィールドに情報を登録するかを設定でき、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用できます。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、前段で取得した担当者名などの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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