Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加する

■概要

Googleフォームで受け取った契約書ファイルの内容を、目視で確認しながらkintoneへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、添付された契約書をAI-OCRが自動で読み取り、その内容をkintoneへ追加する処理を自動化し、契約書管理における課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った契約書の内容をkintoneへ手作業で転記している方
• 契約書管理における入力ミスや確認漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
• 定型的な書類処理業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信からkintoneへのデータ登録までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
• AI-OCRによる自動読み取りと登録を行うため、手作業での転記ミスや項目ごとの入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、kintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれる契約書ファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、AI-OCRで読み取った情報をkintoneの各フィールドに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCR（文字読み取り）では、お使いの契約書のフォーマットに合わせて、読み取りたい項目（例：会社名、契約日、金額など）を任意で設定することが可能です。
• kintoneにレコードを追加する際、どのアプリに情報を登録するか、またOCRで読み取った値などをどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。