現代のビジネス環境では、顧客とのコミュニケーションを効率的に管理することが重要です。また、顧客満足度を上げるには、問題解決に繋がる迅速なフロー構築も必須です。IntercomとGoogle スプレッドシートを連携することで、顧客からの問い合わせや会話情報を自動的にタスクとして追加し、迅速に対応することが可能 になります。本記事では、プログラミング不要でこの連携を実現する方法を紹介します。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはIntercomとGoogle スプレッドシートを連携した業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
Intercomで新しい会話が作成されたらGoogleスプレッドシートに会話情報をタスクとして追加する
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IntercomとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
メリット1: タスク管理の効率化
顧客の満足度向上のために、タスク管理は迅速に行いたいものですよね。ただし、顧客との会話が発生するたびに手動でタスクを追加していると、時間も労力もかかってしまいます。特に顧客対応が立て込んでいるときは、タスク管理が滞りがちではないでしょうか。顧客管理とタスク管理を両立できてこそ、顧客からの要望に迅速に対応できます。この連携を使えば、会話情報を自動的にGoogleスプレッドシートに追加することで、タスク管理を効率化 できます。タスク追加の自動化によって全体像の把握が迅速にできるので、それ以降に発生する問題解決のフェーズへスピーディーに移行 できそうです。
メリット2: データの一元管理
顧客対応に限ったことではありませんが、取り組むべきタスクに対して複数のツールを使っている場合、データが分散しがちです。顧客対応を行う上で常に最新の情報にアップデートされていないと、誤った情報やデータを顧客に伝えてしまい顧客からの不信感を招く原因になります。IntercomとGoogleスプレッドシートを連携することで、会話情報を一元管理できる というメリットがあります。さらに、データの整合性が保たれるため、現場の混乱を防ぐ効果や 、データの伝達ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐ ことが期待できるでしょう。
ここからは実際にYoomのテンプレートを使った設定手順を紹介します。
[Yoomとは]
Intercomで新しい会話が作成されたらGoogleスプレッドシートに会話情報をタスクとして追加する
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IntercomとGoogle スプレッドシートを連携してできること
IntercomとGoogle スプレッドシート間で発生するタスク作成や共有に関する作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！手動での手間を削減し、チーム内での情報共有を迅速かつ確実に行えるようになります。
Intercomで新しい会話が作成されたらGoogleスプレッドシートに会話情報をタスクとして追加する
Intercomで新たに会話が作成された際に、その情報を自動的にGoogle スプレッドシートにタスクとして追加するフローです。
情報を手動入力する必要がなくなり、スムーズに情報が共有されます。
Intercomで新しい会話が作成されたらGoogleスプレッドシートに会話情報をタスクとして追加する
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Google スプレッドシートでステータスが更新されたらIntercomにコンタクトを作成する
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、ステータスで分岐してIntercomのコンタクトを自動作成するフローです。
手動作業による入力ミスを防止し、データの正確性を向上させることが可能です。
Google スプレッドシートでステータスが更新されたらIntercomにコンタクトを作成する
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IntercomとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方
はじめる前に
まず、Yoomアカウントを持っていない方はYoomのアカウント発行ページ からアカウントを発行してください。初めてのYoom を参照してください。
ステップ1:IntercomとGoogleスプレッドシートのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
※Google スプレッドシートは以下のナビをご参照ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
IntercomとYoomを連携
以下をご参照ください。
※Intercomのマイアプリ連携方法は「Intercomのマイアプリ登録方法 」をご参照ください。
連携が完了したら以下のテンプレートをクリックして、フローボットをコピーしてみましょう。
Intercomで新しい会話が作成されたらGoogleスプレッドシートに会話情報をタスクとして追加する
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ステップ2:IntercomとGoogleスプレッドシートの連携設定
続いて、IntercomとGoogleスプレッドシートの連携設定をします。
(1)アプリトリガーの「新しく会話が作成されたら」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Intercomと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→新しく会話が作成されたら
確認が完了したら「次へ」をクリックします。
(3)以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分の中から選択しましょう。
(4)次に、フローに戻って「レコードを追加する」をクリックします。
(5)以下の画面が表示されるので、必須項目を選択して入力し、「次へ」をクリックします。
(6)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーがなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ3: テストと確認
最後に保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動準備完了です！
以上で、「Intercomで新しい会話が作成されたらGoogleスプレッドシートに会話情報をタスクとして追加する 」フローの完成です。
Google スプレッドシートのデータをIntercomに連携したい場合
今回はIntercomからGoogle スプレッドシートへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle スプレッドシートからIntercomへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートでステータスが更新されたらIntercomにコンタクトを作成する
Google スプレッドシートでステータスが更新されたらIntercomにコンタクトを作成するフローです。
このフローを使用すると、手入力の手間を省くだけでなく、入力ミスなどの人為的ミスを防ぐことが可能で、Google スプレッドシートとコンタクト情報の同期を図りたい方におすすめの自動化です。
Google スプレッドシートでステータスが更新されたらIntercomにコンタクトを作成する
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IntercomやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
他にもIntercomとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Intercomを使用した自動化例
Intercomを利用した自動化では、顧客との会話データを他ツールと連携してサポート体制を効率化できます。例えば、新規会話の発生をトリガーにGitHubやZendeskなどの管理ツールへ情報を共有したり、返信があった際にSlackやMicrosoft Teamsに通知したりすることで、対応漏れを防ぎつつチーム全体で迅速に顧客対応が可能になります。
また、GoogleフォームやHubSpotのデータをもとにコンタクトを自動登録すれば、顧客情報の一元管理もスムーズに行えます。
Intercomで新しく会話が作成されたらSlackに通知する
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Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
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Google スプレッドシートに追加されたデータをもとに、AIでホームページのHTML・CSSを作成してシートにまとめる
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Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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Googleフォームの回答をもとに、Intercomでコンタクトを作成する
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Intercomでコンタクト(リード)が作成されたらSalesforceに追加する
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Intercomで新しい会話が作成されたらNotionに会話情報をタスクとして追加する
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Intercomで新しい会話が作成されたらTrelloに会話情報をタスクとして追加する
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Intercomでユーザーが返信したら、Discordに通知する
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Intercomで新しく会話が作成されたらLINE WORKSに通知する
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Google スプレッドシートを使用した自動化例
行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
Mazricaで案件アクションが登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する
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Gmailで受信した内容をもとに、Google スプレッドシートを更新する
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Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、AIで品質管理を行いSlackに通知する
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Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
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Stripeでサブスクリプションが申し込まれたらGoogle スプレッドシートに情報を格納する
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Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Googleスプレッドシートに追加する
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楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加しSlackに通知する
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まとめ
IntercomとGoogleスプレッドシートを連携すると、Intercomの新たな会話情報を自動でGoogleスプレッドシートにタスク化することができます。これまで手作業で行っていた時間や労力を削減し、顧客管理を効率化できるだけでなく、手動で発生するよるヒューマンエラーの防止も期待できるでしょう。
また、顧客からの要望や指摘された問題点などをチーム全体で迅速に共有できるため、要望実現までの時間短縮や、問題点の改善に必要な工程を素早く把握する効果も期待できます。
Yoomは難しいプログラミングなしで容易に連携設定が可能ですので、ぜひこの記事を参考にアプリを連携してみてください。
Intercomで新しい会話が作成されたらGoogleスプレッドシートに会話情報をタスクとして追加する
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よくあるご質問
Q：レコードを追加と同時にSlackに通知できますか？
A：
はい、できます！フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、Slackなどの連絡ツールのアクションを選択できます。
Q：連携が失敗した場合の対処法は？
A：
連携に失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Intercomで会話作成以外のトリガーはありますか？
A：
「コンタクト（リード）の作成・更新・削除」「新規会話の開始」「イベントやチケットの作成」といった様々なトリガーアクションがあります。後続アクションと上手に組み合わせることで、さらなる効率化が望めるでしょう。
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