指定ユーザーのOutlookカレンダーにGoogleスプレッドシートからイベントを自動登録する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページでアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:GoogleスプレッドシートとOutlookをマイアプリに登録して連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧から、Googleスプレッドシートをクリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックします。

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(4)次にOutlookの連携を行います。(1)と同様に、Yoomの新規接続一覧からOutlookをクリックします。
(5)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

マイアプリにGoogleスプレッドシートとOutlookが登録されていれば、連携完了です！
次にテンプレートを使用してトリガー設定を行いましょう。

ステップ2:アプリトリガーの設定をしよう！

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「行が追加されたら」をクリックします。

(2)Googleスプレッドシートの連携アカウントとアクションを選択画面からGoogle スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「行が追加されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)アプリトリガーのAPI接続設定からトリガーの起動間隔をプルダウンより選択し、スプレッドシートID、シートIDを候補から選択します。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。

さらに下へ進み、テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)、一意の値が入った列を入力します。
※こちらは選択式ではありません。直接入力を行ってください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3:アプリと連携しよう！

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(1)次は、Outlookと連携します。
「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」をクリックします。

(2)Outlookの連携アカウントとアクションを選択画面からOutlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」のままで「次へ」をクリックします。

(3)API接続設定画面から、タイトル、開始日時、終了日時を入力もしくはアウトプットから選択します。

さらに下へ進み、ユーザーIDを候補から選択してください。
その他は必須項目ではありません。ご自身の必要な箇所を入力してください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4:データベースを操作しよう！

(1)次はGoogleスプレッドシートのデータベースを操作します。
「レコードを更新する」をクリックします。

(2)データベースの連携画面からGoogle スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する」のままで「次へ」をクリックします。

さらに下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDは候補から選択いただけます。

(3)データベース操作の詳細設定画面から①更新したいレコードの条件をプルダウンもしくはアウトプットから選択します。＋をクリックすると、更新したいレコード条件を追加することができます。

(4)さらに下へ進み、②更新後のレコードの値をアウトプットから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(5)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

その他のGoogleスプレッドシートとOutlookを使った自動化例

他にもGoogleスプレッドシートとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SmartHRに従業員が登録されたら、Outlookに送信する

このテンプレートは従業員登録をOutlookに共有して入社手続きを進めたい総務や人事担当者におすすめで、SmartHRとOutlookを連携することで、SmartHRに従業員情報を登録すると、自動でOutlookから担当者に通知を送ることができます。
使用することで、手作業で各担当者にメールを送る手間を減らすことが期待できます。
また、通知メールの送信先や件名、本文は自由にカスタマイズ可能で、入社手続きの効率化に役に立つでしょう。

2.Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Microsoft Teamsに通知する

このテンプレートは、Outlookにメールが受信されると、AIが自動でメール内容を要約し、Microsoft Teamsに通知を送ることができます。例えば、外出が多く、メールの確認が難しい方におすすめです。メールを一通ずつ開かなくても、Microsoft Teamsを開くだけでメールの内容を簡単に把握できるため、効率的な情報管理が可能となるでしょう。

3. Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する

このテンプレートは、Googleスプレッドシートで行が追加されると、自動的にkintoneに同じ情報がレコードとして追加される機能です。たとえば、Googleスプレッドシートにデータを入力するだけで、kintoneにも自動で反映されます。さらに、kintone以外のアプリとも連携することで、複数のシステムに情報を一元化することが可能です。

まとめ

この記事では、GoogleスプレッドシートとOutlookを連携する方法を紹介しました。
GoogleスプレッドシートとOutlookを連携することで、スケジュール管理がスムーズに行えるでしょう！
Yoomはノーコードツールで初心者でも簡単に設定でき、さまざまなアプリと連携することで、柔軟にカスタマイズできます。
「チームの業務効率を上げたい！」と思っている方は、ぜひ、Yoomを活用してみてください！
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