boardで新しい顧客が作成されたら、XeroでContactsを作成する

■概要

請求管理システムのboardで管理している顧客情報を、会計ソフトのXeroへ手作業で登録・更新していませんか？このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、boardで新しい顧客情報が作成された際に、Xeroへ自動でContactsを作成できます。xeroとboard間の情報連携を自動化し、顧客管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとXeroを利用しており、顧客情報の手入力による二重管理に課題を感じている方
• xeroとboard間のデータ連携を自動化し、入力ミスや更新漏れをなくしたいと考えている方
• SaaS間の連携を通じて、営業から経理へのスムーズな情報共有フローを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• boardでの顧客作成をトリガーにXeroへ自動でContactsが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ移行が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとXeroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、顧客が新規で作成された場合のみ処理が進むよう条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでXeroの「Create or Update Contacts」アクションを設定し、boardから取得した情報をもとにContactsを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardとの連携設定では、ご利用の環境に応じたAPIキーを任意で設定してください。
• 分岐機能の条件を設定することで、「顧客が新規作成された場合のみ」Xeroに登録するなど、実行条件を細かく制御できます。
• XeroにContactsを作成する際、boardから取得した顧客名や住所などの情報を、どの項目に反映させるか任意でマッピング設定が可能です。

■注意事項

• board、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。