【ノーコードで実現】Google スプレッドシートから見積書をPDFで自動作成する方法

作成した見積書PDFをチャットツールに通知する

Google スプレッドシートの情報から自動作成した見積書PDFを<span class="mark-yellow">SlackやDiscordといったチャットツールに自動で通知する</span>ことで、関係者への迅速な情報共有が可能になり、確認漏れを防ぎます。

作成した見積書PDFをメールで送信する

Google スプレッドシートの情報をもとに生成した見積書PDFを<span class="mark-yellow">GmailやOutlookを介して取引先などに自動でメール送信する</span>ことで、送付の手間を省き、よりスピーディーな対応を実現します。

Google スプレッドシートから見積書を作成しOneDriveへ格納するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加された際に、その行の情報をもとに見積書を自動で作成し、PDFファイルとしてOneDriveの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとOneDriveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定とOneDriveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Google スプレッドシート、OneDriveのマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。

右上の検索窓からGoogle スプレッドシートを検索してください。

この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。

メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。

パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。

「続行」をクリックするとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。

同様にOneDriveを検索し、Microsoftにログインしてください。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

‍ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

「行が追加されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「行が追加されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので「設定方法」に従ってGoogle スプレッドシートを用意します。

今回は例として以下のようなシートを作ってみました。

シートの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔を選択してください。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に、連携するスプレッドシートIDとシートDを候補から選択しましょう。

最後にテーブル範囲を入力し、テストしてください。

成功したら保存してください。シートの内容が反映されていますね！ここで取得したアウトプットの値を次のステップ4で使います。

ステップ4：OneDriveのアクション設定

「書類を発行する」をクリックしてください。

書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。

次に雛形となる書類を連携します。ステップ3でGoogle スプレッドシートを連携したのと同じ要領で候補から選択してください。

ちなみに今回はMicrosoft Excelの以下のような雛形を使います。

最後に発行書類の格納先を選択し、出力ファイル名を入力して「次へ」をクリック。

置換条件の設定に移ります。「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。

まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。すると…

雛形の項目に沿った内容に変わりましたね！あとは、置換対象の文字列に対応する項目を置換後の文字列の欄にひたすら入力していきます。
ステップ3で取得したアウトプットをプルダウンから選択するだけで簡単に入力できます。全ての項目が埋まったらテストしてください。

成功すると見積書をダウンロードできます！早速見てみましょう。

雛形に沿って、Google スプレッドシートで入力した内容を反映した見積書ができました！

内容を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存」をクリックしてください。

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

お疲れ様でした！

見積書の自動作成に関するその他の自動化例

Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、入力フォームや受注データをもとに見積書を自動作成し、PDF出力やメール送信までを自動化できるテンプレートがあります！
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。

まとめ

この記事では、Google スプレッドシートの情報をもとに見積書を自動で作成し、PDFとして出力・活用する方法についてご紹介しました。
この自動化により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた見積書作成とPDF化の手間や転記ミスをなくし、担当者はより迅速かつ正確に見積もりを提供できる</span>ようになり、結果として営業活動や顧客対応といったより重要度の高いコア業務に集中できる時間を確保できます。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし見積書作成の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！