作成した見積書PDFをチャットツールに通知する
Google スプレッドシートの情報から自動作成した見積書PDFを<span class="mark-yellow">SlackやDiscordといったチャットツールに自動で通知する</span>ことで、関係者への迅速な情報共有が可能になり、確認漏れを防ぎます。
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「Google スプレッドシートで見積もり管理はしているけど、毎回PDFで見積書を作成するのが面倒…」
「手作業での見積書作成だと、転記ミスやフォーマット崩れが心配…」
このように、Google スプレッドシートの情報をもとにした見積書の作成やPDF化に、手間や課題を感じていませんか?
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの行が追加されたら、その情報を使って自動で見積書を作成し、PDFファイルとして出力できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎつつ、より迅速かつ正確な見積もり提示が可能になり、営業活動などのコア業務に集中できるようになります!
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひ見積書作成の自動化を導入して日々の業務をもっと効率化しましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの情報から見積書を作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
Google スプレッドシートの情報をトリガーとして、見積書を自動で作成し、PDF形式で出力・活用する自動化フローを、具体的なテンプレートを例に紹介します。
これにより、見積書作成にかかる時間と手間を大幅に削減し、人的ミスのリスクも低減できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Google スプレッドシートの情報から作成した見積書PDFを<span class="mark-yellow">OneDriveやGoogle Driveなどのストレージサービスに自動で格納する</span>ことで、書類の整理や管理の手間を削減し、いつでも必要な時にアクセスできる状態にします。
Google スプレッドシートの情報から自動作成した見積書PDFを<span class="mark-yellow">SlackやDiscordといったチャットツールに自動で通知する</span>ことで、関係者への迅速な情報共有が可能になり、確認漏れを防ぎます。
Google スプレッドシートの情報をもとに生成した見積書PDFを<span class="mark-yellow">GmailやOutlookを介して取引先などに自動でメール送信する</span>ことで、送付の手間を省き、よりスピーディーな対応を実現します。
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加された際に、その行の情報をもとに見積書を自動で作成し、PDFファイルとしてOneDriveの指定フォルダに格納するフローを解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogle スプレッドシートを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。
同様にOneDriveを検索し、Microsoftにログインしてください。
※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「行が追加されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「行が追加されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので「設定方法」に従ってGoogle スプレッドシートを用意します。
今回は例として以下のようなシートを作ってみました。
シートの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔を選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、連携するスプレッドシートIDとシートDを候補から選択しましょう。
最後にテーブル範囲を入力し、テストしてください。
成功したら保存してください。シートの内容が反映されていますね!ここで取得したアウトプットの値を次のステップ4で使います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に雛形となる書類を連携します。ステップ3でGoogle スプレッドシートを連携したのと同じ要領で候補から選択してください。
ちなみに今回はMicrosoft Excelの以下のような雛形を使います。
最後に発行書類の格納先を選択し、出力ファイル名を入力して「次へ」をクリック。
置換条件の設定に移ります。「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。すると…
雛形の項目に沿った内容に変わりましたね!あとは、置換対象の文字列に対応する項目を置換後の文字列の欄にひたすら入力していきます。
ステップ3で取得したアウトプットをプルダウンから選択するだけで簡単に入力できます。全ての項目が埋まったらテストしてください。
成功すると見積書をダウンロードできます!早速見てみましょう。
雛形に沿って、Google スプレッドシートで入力した内容を反映した見積書ができました!
内容を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
お疲れ様でした!
この記事では、Google スプレッドシートの情報をもとに見積書を自動で作成し、PDFとして出力・活用する方法についてご紹介しました。
この自動化により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた見積書作成とPDF化の手間や転記ミスをなくし、担当者はより迅速かつ正確に見積もりを提供できる</span>ようになり、結果として営業活動や顧客対応といったより重要度の高いコア業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし見積書作成の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!