Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してOneDriveに格納する

■概要

Google スプレッドシートに見積もり情報を入力した後、手作業でExcelに見積書を作成してOneDriveへ格納する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかる上、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでMicrosoft Excelによる見積書の作成からOneDriveへの格納までが自動で完結し、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
• 見積書作成時の転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
• 定型的な書類作成業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、自動で見積書が作成・保存されるためこれまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のファイルとシートを指定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、Google スプレッドシートから取得した情報を元に見積書を作成し、指定のOneDriveフォルダに保存するよう設定が可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogle スプレッドシートでは、特定のファイルやシートを任意で選択することが可能です。
• Microsoft Excelでの見積書作成時には、固定値を入力したり、Google スプレッドシートから取得した値を会社名や金額などの項目に変数として埋め込むことができます。
• 作成する書類のタイトルにも変数を活用でき、保存先のOneDriveフォルダも任意で設定することが可能です。

■注意事項‍

• Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。