Google スプレッドシートで行が更新されたら、見積書を発行してGmailで送信する

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■概要

Google スプレッドシートで案件管理を行い、都度見積書を作成してGmailで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、見積書の自動発行からGmailでの送信までを一気通貫で自動化できるため、こうした手作業による手間やミスの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者の方
  • 定型的な書類作成業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中したいと考えている方
  • 案件管理から見積書送付までのプロセスを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • スプレッドシートの更新を起点に見積書発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による見積もり内容の転記ミスや、宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件(例:ステータス列が「見積提出」になったら)を設定します。
  4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、行情報をもとに見積書を発行します。
  5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、どの列の更新を検知するかなどを任意で指定してください。
  • 分岐機能では、どの列のどのような値になった場合に後続の処理を実行するか、という分岐条件を自由に設定することが可能です。
  • 書類を発行するアクションでは、使用する見積書の雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行したファイルの格納先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。
  • Gmailで送信するメールの件名や本文は、スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などを含めて、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

  • Google スプレッドシートとGmailをそれぞれYoomと連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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