■概要
Google スプレッドシートで案件管理を行い、都度見積書を作成してGmailで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、見積書の自動発行からGmailでの送信までを一気通貫で自動化できるため、こうした手作業による手間やミスの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者の方
- 定型的な書類作成業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- 案件管理から見積書送付までのプロセスを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新を起点に見積書発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による見積もり内容の転記ミスや、宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件（例：ステータス列が「見積提出」になったら）を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、行情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、どの列の更新を検知するかなどを任意で指定してください。
- 分岐機能では、どの列のどのような値になった場合に後続の処理を実行するか、という分岐条件を自由に設定することが可能です。
- 書類を発行するアクションでは、使用する見積書の雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行したファイルの格納先フォルダ、出力ファイル名を指定できます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は、スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などを含めて、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGmailをそれぞれYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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