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「Microsoft SharePointにアップロードされた請求書の内容を、手作業でコピー＆ペーストしている…」
「PDFの中から必要な情報を探し出すのに時間がかかる…」
このような業務に時間がかかっていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ストレージサービスに追加されたPDFファイルを自動で読み取り、その内容をテキストデータとして業務に活用できる仕組み</span>があれば、こうした日々の作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルからテキストを自動で読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのさまざまなツールを起点として、PDFファイルの内容を自動でテキスト化し、業務を効率化する連携パターンを具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointにPDFファイルが追加されたことをきっかけに、ファイルの内容を自動で読み取りテキスト化する</span>ことが可能です。
ファイルをアップロードするだけで文字起こしやデータ抽出作業が完了するため、業務効率が向上します。
<span class="mark-yellow">PDFファイルが添付されたメールの受信をきっかけに、添付ファイルの内容を自動でテキスト化する</span>ことも可能です。
メールで受け取った請求書や注文書などの情報を手入力する手間がなくなります。
<span class="mark-yellow">DiscordなどにPDFファイルがアップロードされた際、その内容を自動でテキスト化してスレッドに通知する</span>ことが可能です。
情報共有が迅速かつ正確になり、確認作業の手間を削減できます。
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにPDFファイルが追加されたら、OCR機能で内容をテキスト化し、その結果をGoogle Chatに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePointを検索・選択後、Microsoft 365にログインしていない場合、以下のように「アカウントを選択する」が表示されます。
アカウントを選択し、「パスワードの入力」の画面へ遷移後、パスワードを入力したら接続完了です。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項もあわせてご覧ください。
Google Chat
こちらも同じように、下記ナビを参考にしながら登録してみてくださいね。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、Google Chatでスペースにメッセージを送る方法をご覧ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「サイトID」「フォルダID」は候補から選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定が完了したら、テスト操作の前にMicrosoft SharePointで事前準備をしましょう。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要です。
以下のように、Microsoft SharePointでファイルをアップロードしてみてください。
この記事では、サンプルとして以下のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
この「取得した値」は、後のフローで使用します。
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Microsoft SharePointのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「分岐する」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
続いて、分岐条件を指定に進みます。
以下のとおり、デフォルトで値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
※作成日時と最終更新日時が等しいかどうかで分岐をさせます。
このようにすることで、等しい場合は新規作成、等しくない場合は更新というルートで切り分けることができます。
なお、取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報が反映されます。
最後に「保存」を押して次のステップに進みましょう。
作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、Microsoft SharePointからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
次に、API接続設定です。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択し、「アイテムID」は取得した値から選択します。
このように、アイテムIDに取得した値を活用することで、Microsoft SharePointでアップロードしたアイテムIDを自動で反映することができます。
入力が完了したら「テスト」をクリック。
成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
タイトルは任意で変更してください。
アクションはプルダウンから変更可能です。
変更する際は、記載の文字数とタスク数に注意しましょう。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
OCRで読み取ったテキストを、Google Chatに送るための設定をします。
最後のオペレーションにある、「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
注釈を参考に「スペースID」「キー」「トークン」を、それぞれ手動で入力します。
「メッセージ内容」は取得した値から選択し、必要に応じて任意のテキストを手動で入力してください。
※取得した値を使用することで、メッセージに毎回最新情報が反映されます。
テストを実行し、Google Chatにメッセージが届いていれば、設定完了です。
確認後、Yoom画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、GitHubやSPIRALのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、様々なツールに自動で転送することができます。
これにより、手動での転記作業が削減され、業務の精度とスピードが向上するため、情報管理にかかる時間を短縮したい方におすすめです。
PDFファイルの内容を自動でテキスト化することで、<span class="mark-yellow">手作業での文字起こしやデータ転記作業を減らし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
今回ご紹介した業務自動化を実現できる「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の項目だけを抜き出して転記できますか？
A：はい、可能です。
「OCRで文字を抽出」のオペレーションで、「抽出したい項目」に請求書の「金額」や「日付」といった特定のデータを指定いただくことで抜き出せます。
Q：手書き文字や表形式のPDFも読み取れますか？
A：YoomのOCRは、画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
Q：英語など日本語以外の言語にも対応していますか？
A：はい、英語にも対応しています。
「OCRで文字を抽出」のオペレーションで、「言語」を英語に指定いただくことで読み取り可能です。
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