【ノーコードで実現】PDFファイルからテキストを自動で読み取る方法

Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する

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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？
ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。
このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。
PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方
・PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方
・定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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「Microsoft SharePointにアップロードされた請求書の内容を、手作業でコピー＆ペーストしている…」
「PDFの中から必要な情報を探し出すのに時間がかかる…」

このような業務に時間がかかっていませんか？

もし、ストレージサービスに追加されたPDFファイルを自動で読み取り、その内容をテキストデータとして業務に活用できる仕組みがあれば、こうした日々の作業から解放されます。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ導入してみてください。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはPDFファイルからテキストを自動で読み取る業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？
ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。
このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。
PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方
・PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方
・定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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PDFのテキスト化を自動化する連携パターン

普段お使いのさまざまなツールを起点として、PDFファイルの内容を自動でテキスト化し、業務を効率化する連携パターンを具体的なテンプレートを交えてご紹介します。

ストレージサービスを起点にPDFをテキスト化する

Microsoft SharePointにPDFファイルが追加されたことをきっかけに、ファイルの内容を自動で読み取りテキスト化することが可能です。

ファイルをアップロードするだけで文字起こしやデータ抽出作業が完了するため、業務効率が向上します。

Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する

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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？
ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。
このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。
PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方
・PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方
・定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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メールツールを起点にPDFをテキスト化する

PDFファイルが添付されたメールの受信をきっかけに、添付ファイルの内容を自動でテキスト化することも可能です。

メールで受け取った請求書や注文書などの情報を手入力する手間がなくなります。

OutlookでPDFが添付されたメールを受信したら、OCRしSlackにテキストを通知する

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■概要
請求書や注文書など、PDFファイルが添付されたメールを受信するたびに、内容を手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したPDFファイルからテキストを自動で読み取り（convert pdf to machine readable text）、その内容をSlackへ通知できます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の正確性を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookに届くPDFの内容確認や転記作業に手間を感じている方
・手作業でPDFからテキストデータを作成しており、入力ミスなどの課題を感じている方
・請求書などのPDF処理を自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている方

■注意事項
・Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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チャットツールを起点にPDFをテキスト化する

DiscordなどにPDFファイルがアップロードされた際、その内容を自動でテキスト化してスレッドに通知することが可能です。

情報共有が迅速かつ正確になり、確認作業の手間を削減できます。

DiscordにPDFファイルが格納されたら、OCRでテキスト化しスレッドに通知する

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‍■概要
Discordで共有されるPDFファイルの内容を確認するために、都度ファイルを開いていませんか？
特に急ぎの要件の場合、内容の確認やテキストの抽出に時間がかかると業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Discordに投稿されたPDFから自動で文字情報を読み取りテキスト化（pdf to text）するため、ファイルを開くことなく、迅速な内容把握と対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで共有されるPDFの内容確認や、テキスト化の作業に手間を感じている方
・手作業によるpdf to textのプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
・Discord上での情報共有をより円滑にし、チーム全体の生産性を高めたい方

■注意事項
・DiscordとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Microsoft SharePoint上のPDFをテキスト化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにPDFファイルが追加されたら、OCR機能で内容をテキスト化し、その結果をGoogle Chatに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft SharePointとGoogle Chatのマイアプリ連
• テンプレートをコピ
• Microsoft SharePointのトリガー設定、分岐設定、OCR設定、Google Chatのアクション設
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？
ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。
このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。
PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方
・PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方
・定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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ステップ1：Microsoft SharePointとGoogle Chatのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePointを検索・選択後、Microsoft 365にログインしていない場合、以下のように「アカウントを選択する」が表示されます。
アカウントを選択し、「パスワードの入力」の画面へ遷移後、パスワードを入力したら接続完了です。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項もあわせてご覧ください。

Google Chat

こちらも同じように、下記ナビを参考にしながら登録してみてくださいね。

※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、Google Chatでスペースにメッセージを送る方法をご覧ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。

Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する

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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？
ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。
このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。
PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方
・PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方
・定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。

※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定

ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！

• タイトル：任意設定
• トリガーアクション：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択

次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「サイトID」「フォルダID」は候補から選択します。

【要確認】トリガーの起動間隔について
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

設定が完了したら、テスト操作の前にMicrosoft SharePointで事前準備をしましょう。

【要確認】テストを行う際の注意点
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要です。
以下のように、Microsoft SharePointでファイルをアップロードしてみてください。

この記事では、サンプルとして以下のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードしています。

テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
この「取得した値」は、後のフローで使用します。

「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：分岐設定

Microsoft SharePointのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「分岐する」をクリックしてください。

【要確認】分岐設定について

• 分岐は、ミニプラン以上でご利用いただけます。
  フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
  無料トライアル中であれば、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

続いて、分岐条件を指定に進みます。
以下のとおり、デフォルトで値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。

※作成日時と最終更新日時が等しいかどうかで分岐をさせます。
このようにすることで、等しい場合は新規作成、等しくない場合は更新というルートで切り分けることができます。
なお、取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報が反映されます。

最後に「保存」を押して次のステップに進みましょう。

ステップ5：ファイルのダウンロード設定

作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、Microsoft SharePointからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

【要確認】ファイル容量について

• ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。
• その他のトリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量に関するファイルの容量制限についてもあわせてご覧ください。

次に、API接続設定です。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択し、「アイテムID」は取得した値から選択します。
このように、アイテムIDに取得した値を活用することで、Microsoft SharePointでアップロードしたアイテムIDを自動で反映することができます。

入力が完了したら「テスト」をクリック。
成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。

確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：文字の読み取り設定

ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。

続いて、アクションを選択に進みます。
タイトルは任意で変更してください。
アクションはプルダウンから変更可能です。
変更する際は、記載の文字数とタスク数に注意しましょう。

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

【要確認】OCRについて

• OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
  フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。 
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
  トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全てお使いいただけますので、気になる機能をぜひお試しください。

次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定してください。

• ファイルの添付方法：デフォルトのままでOKです。
• 抽出したい項目：今回は「全文」と入力しましたが、運用内容に合わせて抽出項目をカスタマイズできます。
• 使用するAI：プルダウンから他のAIに変更可能です。
• 言語：アップロードした書類の言語を選択しましょう。

設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。

ステップ7：Google Chatのアクション設定

OCRで読み取ったテキストを、Google Chatに送るための設定をします。
最後のオペレーションにある、「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

次に、API接続設定です。
注釈を参考に「スペースID」「キー」「トークン」を、それぞれ手動で入力します。

「メッセージ内容」は取得した値から選択し、必要に応じて任意のテキストを手動で入力してください。

※取得した値を使用することで、メッセージに毎回最新情報が反映されます。

テストを実行し、Google Chatにメッセージが届いていれば、設定完了です。
確認後、Yoom画面に戻って「保存する」をクリックしてください。

ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。

Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、GitHubやSPIRALのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

例えば、Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、様々なツールに自動で転送することができます。
これにより、手動での転記作業が削減され、業務の精度とスピードが向上するため、情報管理にかかる時間を短縮したい方におすすめです。

Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する

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■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された画像を自動で解析し、抽出したテキストをPDF形式でSharePointに保存することで、データの整理と共有がスムーズに行えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用している企業の情報管理担当者
・大量の画像データからテキスト情報を効率的に抽出・管理したい方
・手動でのデータ転送に時間と労力を費やしているチームリーダー
・デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者
・データの一元管理と共有を強化したい経営者の方

■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Dropboxにファイルが作成されたら、OCRを行い結果とファイルをMicrosoft SharePointに格納する

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■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書を、手作業で内容を確認しながらMicrosoft SharePointへ転記・格納していませんか？
このような定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイル追加をきっかけに、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft SharePointへのファイル格納までの一連の流れを自動化できます。
Microsoft SharePointとDropboxの連携を効率化し、手作業によるファイル管理業務を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとMicrosoft SharePoint間で、手作業でのファイル移動や転記を行っている方
・Dropboxにアップロードされた請求書などの内容を、効率的にデータ化したいと考えている方
・クラウドストレージ間のファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方

■注意事項
・Dropbox、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

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Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Microsoft SharePointで特定のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する

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■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた顧客情報や申込書などを、手作業でMailchimpに登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCRが自動で情報を読み取りMailchimpのコンタクトとして追加するため、こうした連携作業を効率化し、よりスムーズな顧客管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・MailchimpとMicrosoft SharePoint間のデータ手動連携に手間を感じている方
・Microsoft SharePointに保存した顧客情報をMailchimpのリストへ自動で追加したい方
・OCRを活用して紙媒体からのデータ入力を効率化し、マーケティング活動を加速させたい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する

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■概要
「Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」ワークフローは、SharePointへのファイル管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルがSharePointにアップロードされる中、手動で内容を確認し、チームに共有するのは時間と労力がかかります。
特に、ファイルの内容を迅速に把握して共有する必要がある場合、効率的な方法が求められます。
このワークフローを活用すれば、SharePointにファイルがアップロードされた際に自動でOCR処理を行い、その内容をDiscordに通知します。
これにより、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が可能となり、業務の効率化を実現します。

■このフローをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して日常的にファイル管理を行っているビジネスユーザーの方
・Discordをチームのコミュニケーションツールとして使用している企業や団体
・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・OCR技術を利用してドキュメントの自動認識を導入したいIT担当者の方
・業務フローの自動化を検討しており、具体的なテンプレートを探している企業の経営者の方‍

■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてNotionに追加する

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■概要
「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてNotionに追加する」ワークフローは、ファイル情報の管理を効率化します。
書類の内容をOCRで読み取り、自動でファイル情報を追加できるため、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイルの管理を行っている方
・Microsoft SharePoint上のファイルを利用して業務を行っているが、必要な情報を別のプラットフォームに手動で転記するのが面倒な方
・Microsoft SharePointの書類をOCRして、Notionに自動でデータ追加したいと考えている方
・Notionを利用して情報の一元管理を進めている方
・業務の効率化を目指しており、ファイルのOCRと情報共有を自動化したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてSalesforceに追加する

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■概要
「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてSalesforceに追加する」ワークフローを利用すると、ファイル情報の管理が楽になります。
手動でデータ入力する手間を省けるため、業務効率化を図れます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理を行っている方
・Microsoft SharePointに格納したファイルをSalesforceに迅速に反映させたい方
・業務の効率化を目指している企業担当者
・OCR技術を活用して業務プロセスを改善したい方
・Salesforceを日常的に利用し、データをスピーディに共有したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する

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■概要
「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する」ワークフローは、情報管理の手間を削減します。
格納されたファイルをOCRで自動で読み取り、自動でデータが追加されるので作業の負担が軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイルの管理を行っている方
・ドキュメントの整理や共有を効率化したいと考えている方
・OCRを活用してドキュメントを迅速にデジタルデータ化したい方
・kintoneを利用して業務効率化を図りたい方
・kintoneにデータを追加する作業の手間を軽減したいと考えている方
・チームで情報共有を行う際、できるだけスピーディに処理を完了したい方
・日々のタスクを効率よく処理したいと考えているビジネスパーソン

■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRはAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

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Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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まとめ

PDFファイルの内容を自動でテキスト化することで、手作業での文字起こしやデータ転記作業を減らし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。

今回ご紹介した業務自動化を実現できる「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：特定の項目だけを抜き出して転記できますか？

A：はい、可能です。
「OCRで文字を抽出」のオペレーションで、「抽出したい項目」に請求書の「金額」や「日付」といった特定のデータを指定いただくことで抜き出せます。

Q：手書き文字や表形式のPDFも読み取れますか？

A：YoomのOCRは、画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。

• 「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと

Q：英語など日本語以外の言語にも対応していますか？

A：はい、英語にも対応しています。
「OCRで文字を抽出」のオペレーションで、「言語」を英語に指定いただくことで読み取り可能です。