Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方 PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方 定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが追加されると、OCRがテキストを自動で抽出し通知まで行うため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストのミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加されたファイルがPDF形式の場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送付」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のスペースに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出対象とするかを任意で設定できます。例えば、請求書の中から「請求金額」や「支払期日」といった特定のテキストだけを抜き出す設定が可能です Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだり、固定のテキストを組み合わせたりと、自由にカスタマイズが可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「Microsoft SharePointにアップロードされた請求書の内容を、手作業でコピー＆ペーストしている…」
このような業務に時間がかかっていませんか？
もし、ストレージサービスに追加されたPDFファイルを自動で読み取り、その内容をテキストデータとして業務に活用できる仕組み があれば、こうした日々の作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ導入してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルからテキストを自動で読み取る業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方 PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方 定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが追加されると、OCRがテキストを自動で抽出し通知まで行うため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストのミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加されたファイルがPDF形式の場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送付」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のスペースに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出対象とするかを任意で設定できます。例えば、請求書の中から「請求金額」や「支払期日」といった特定のテキストだけを抜き出す設定が可能です Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだり、固定のテキストを組み合わせたりと、自由にカスタマイズが可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
PDFのテキスト化を自動化する連携パターン
普段お使いのさまざまなツールを起点として、PDFファイルの内容を自動でテキスト化し、業務を効率化する連携パターンを具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
ストレージサービスを起点にPDFをテキスト化する
Microsoft SharePointにPDFファイルが追加されたことをきっかけに、ファイルの内容を自動で読み取りテキスト化する ことが可能です。
ファイルをアップロードするだけで文字起こしやデータ抽出作業が完了するため、業務効率が向上します。
Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する
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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方 PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方 定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが追加されると、OCRがテキストを自動で抽出し通知まで行うため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストのミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加されたファイルがPDF形式の場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送付」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のスペースに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出対象とするかを任意で設定できます。例えば、請求書の中から「請求金額」や「支払期日」といった特定のテキストだけを抜き出す設定が可能です Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだり、固定のテキストを組み合わせたりと、自由にカスタマイズが可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
メールツールを起点にPDFをテキスト化する
PDFファイルが添付されたメールの受信をきっかけに、添付ファイルの内容を自動でテキスト化する ことも可能です。
メールで受け取った請求書や注文書などの情報を手入力する手間がなくなります。
OutlookでPDFが添付されたメールを受信したら、OCRしSlackにテキストを通知する
試してみる
■概要
請求書や注文書など、PDFファイルが添付されたメールを受信するたびに、内容を手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookに届くPDFの内容確認や転記作業に手間を感じている方 手作業でPDFからテキストデータを作成しており、入力ミスなどの課題を感じている方 請求書などのPDF処理を自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OutlookでPDFを受信するだけで、PDFのテキスト化から通知までを自動で実行するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出するように設定します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のチャンネルに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取りたいPDFの種類に応じて、どの項目を抽出するかを任意でカスタム設定できます Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定することが可能です。また、通知するメッセージ本文に、OCRで抽出したテキストを変数として埋め込むといったカスタムも行えます ■注意事項
Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
チャットツールを起点にPDFをテキスト化する
DiscordなどにPDFファイルがアップロードされた際、その内容を自動でテキスト化してスレッドに通知する ことが可能です。
情報共有が迅速かつ正確になり、確認作業の手間を削減できます。
DiscordにPDFファイルが格納されたら、OCRでテキスト化しスレッドに通知する
試してみる
■概要
Discordで共有されるPDFファイルの内容を確認するために、都度ファイルを開いていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Discordで共有されるPDFの内容確認や、テキスト化の作業に手間を感じている方 手作業によるpdf to textのプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 Discord上での情報共有をより円滑にし、チーム全体の生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが投稿されると、自動でファイルの内容がテキスト化され通知されるため、確認にかかる時間を短縮し、迅速な対応が可能になります 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要情報の見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します 続いて、Discordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付されたPDFファイルをダウンロードします 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 次に、Discordの「メッセージにスレッドを作成」アクションを設定し、元のメッセージに対してスレッドを作成します 最後に、Discordの「スレッドにメッセージを送信」アクションで、作成したスレッドにOCRで抽出したテキストを送信するよう設定します ■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイルから特定の項目のみを抽出するなど、テキスト化する内容を任意でカスタムできます Discordへ送信する通知は、「以下、PDFの内容です。」といった固定の文言を追加したり、OCRで読み取ったテキストを変数として埋め込むなど、メッセージ内容を自由に設定可能です ■注意事項
DiscordとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePoint上のPDFをテキスト化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにPDFファイルが追加されたら、OCR機能で内容をテキスト化し、その結果をGoogle Chatに自動で通知するフローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft SharePointとGoogle Chatのマイアプリ連
テンプレートをコピ
Microsoft SharePointのトリガー設定、分岐設定、OCR設定、Google Chatのアクション設
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方 PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方 定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが追加されると、OCRがテキストを自動で抽出し通知まで行うため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストのミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加されたファイルがPDF形式の場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送付」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のスペースに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出対象とするかを任意で設定できます。例えば、請求書の中から「請求金額」や「支払期日」といった特定のテキストだけを抜き出す設定が可能です Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだり、固定のテキストを組み合わせたりと、自由にカスタマイズが可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Microsoft SharePointとGoogle Chatのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePointを検索・選択後、Microsoft 365にログインしていない場合、以下のように「アカウントを選択する」が表示されます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
Google Chat
こちらも同じように、下記ナビを参考にしながら登録してみてくださいね。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。Google Chatでスペースにメッセージを送る方法
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する
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■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方 PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方 定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが追加されると、OCRがテキストを自動で抽出し通知まで行うため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストのミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加されたファイルがPDF形式の場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送付」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のスペースに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出対象とするかを任意で設定できます。例えば、請求書の中から「請求金額」や「支払期日」といった特定のテキストだけを抜き出す設定が可能です Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだり、固定のテキストを組み合わせたりと、自由にカスタマイズが可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。
タイトル：任意設定
トリガーアクション：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
【要確認】トリガーの起動間隔について トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用のプラン
設定が完了したら、テスト操作の前にMicrosoft SharePointで事前準備をしましょう。
【要確認】テストを行う際の注意点 テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要です。
この記事では、サンプルとして以下のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：分岐設定
Microsoft SharePointのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
【要確認】分岐設定について
分岐は、ミニプラン以上でご利用いただけます。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
続いて、分岐条件を指定 に進みます。
※作成日時と最終更新日時が等しいかどうかで分岐をさせます。等しい場合は新規作成、等しくない場合は更新 というルートで切り分けることができます。
最後に「保存」を押して次のステップに進みましょう。
ステップ5：ファイルのダウンロード設定
作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、Microsoft SharePointからファイルをダウンロードするための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。
【要確認】ファイル容量について
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。
その他のトリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量に関するファイルの容量制限について
次に、API接続設定 です。
入力が完了したら「テスト」をクリック。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
続いて、アクションを選択 に進みます。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
次に、詳細を設定 に移ります。
ファイルの添付方法：デフォルトのままでOKです。
抽出したい項目：今回は「全文」と入力しましたが、運用内容に合わせて抽出項目をカスタマイズできます。
使用するAI：プルダウンから他のAIに変更可能です。
言語：アップロードした書類の言語を選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：Google Chatのアクション設定
OCRで読み取ったテキストを、Google Chatに送るための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。
次に、API接続設定 です。
「メッセージ内容」は取得した値から選択し、必要に応じて任意のテキストを手動で入力してください。
※取得した値を使用することで、メッセージに毎回最新情報が反映されます。
テストを実行し、Google Chatにメッセージが届いていれば、設定完了です。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GitHubやSPIRALのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、様々なツールに自動で転送することができます。
Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する
試してみる
■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用している企業の情報管理担当者 大量の画像データからテキスト情報を効率的に抽出・管理したい方 手動でのデータ転送に時間と労力を費やしているチームリーダー デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者 データの一元管理と共有を強化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
画像から情報を取得することに時間や手間がかかっている場合、このフローは有効的です。
Dropboxにファイルが作成されたら、OCRを行い結果とファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書を、手作業で内容を確認しながらMicrosoft SharePointへ転記・格納していませんか？このような定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイル追加をきっかけに、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft SharePointへのファイル格納までの一連の流れを自動化できます。Microsoft SharePointとDropboxの連携を効率化し、手作業によるファイル管理業務を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとMicrosoft SharePoint間で、手作業でのファイル移動や転記を行っている方 Dropboxにアップロードされた請求書などの内容を、効率的にデータ化したいと考えている方 クラウドストレージ間のファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル追加後、OCRでの読み取りからMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、手作業での転記やファイル移動にかかる時間を短縮できます システムが自動で処理を行うことで、手作業によるファイルの格納漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとMicrosoft SharePointをYoomに連携します 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルを読み取り、テキストを抽出します 書類発行機能を設定し、OCRで抽出したテキスト情報をもとにGoogle スプレッドシートで書類を発行します 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを2つ設定し、元のファイルとOCR結果をまとめた書類をそれぞれ格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください Dropboxのオペレーションでは、ファイル名などに固定値のほか、前段のフローで取得した情報を動的に設定することが可能です OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分のテキストを抽出するかを任意でカスタマイズできます 書類発行機能では、元となるGoogle スプレッドシートの雛形を任意に設定し、抽出したテキストなどを任意の位置に差し込めます Microsoft SharePointへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名などを固定値や変数を用いて自由に設定できます ■注意事項
Dropbox、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
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■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの書類を、一つひとつ確認して手作業でファイル名を変更し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCRが内容を自動で読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った書類の管理やファイル名の変更に手間を感じている方 Microsoft SharePointへのファイル格納ルールが曖昧で、属人化に課題を感じている方 手作業による書類の格納ミスやファイル名の付け間違いをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailへのメール投稿からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションでこのフローボットを起動するための専用メールアドレスを生成します。 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件に応じて後続の処理を分岐させるように設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガー機能では、生成されたメールアドレスに送信するメールの件名や本文に、後続の処理で利用する情報を自由に設定できます。 分岐機能では、メールの件名に含まれるキーワード（例：「請求書」「見積書」）など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定可能です。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じてAIモデルを選択したり、抽出したい項目（例：請求日、金額など）を指定したりできます。 Microsoft SharePointへのアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った「取引先名」や「日付」などを自動で含めるように設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointで特定のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する
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■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた顧客情報や申込書などを、手作業でMailchimpに登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCRが自動で情報を読み取りMailchimpのコンタクトとして追加するため、こうした連携作業を効率化し、よりスムーズな顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
MailchimpとMicrosoft SharePoint間のデータ手動連携に手間を感じている方 Microsoft SharePointに保存した顧客情報をMailchimpのリストへ自動で追加したい方 OCRを活用して紙媒体からのデータ入力を効率化し、マーケティング活動を加速させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加後、手動で行っていたデータ抽出とMailchimpへの登録作業が自動化され、作業時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記がなくなるため、連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、MailchimpとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションに分岐機能を設け、「作成日時＝更新日時」の条件を設定することで、ファイルが新規作成された場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションのOCR機能で、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります。 最後に、Mailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取り対象のファイル（名刺や申込書など）に応じて、どのテキスト情報（氏名、メールアドレスなど）を抽出するかを任意に設定できます。 Mailchimpにコンタクトを追加する際、OCR機能で抽出した氏名やメールアドレスなどの値を、Mailchimpの各項目に変数として紐付ける設定が可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとMailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
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■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてNotionに追加する
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■概要
Microsoft SharePointに保管した請求書や議事録などの書類の内容を確認し、手作業でNotionへ転記する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointに保管した書類の転記作業に手間を感じている方 Microsoft SharePointとNotionを連携させ、情報管理を効率化したい方 手作業によるデータ入力ミスを防止し、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRでの読取とNotionへの登録が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。 ファイル内容の手動での転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータとして抽出します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい項目を任意で設定し、ファイルから特定の情報のみを抽出することが可能です。 Notionにレコードを追加する際、対象のデータベースを選択し、各項目に固定のテキストや前段のOCR機能で取得した値を埋め込むことができます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてSalesforceに追加する
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■概要
Microsoft SharePointに保存した請求書や申込書などのファイルを、一つひとつ目視で確認し、Salesforceに手入力する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、OCR機能が内容を読み取り、Salesforceへ自動でレコードを追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のファイルをSalesforceへ手作業で転記している方 紙やPDFの書類からSalesforceへのデータ入力を効率化したいと考えている方 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務への集中を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのレコード追加までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 目視による確認や手入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSalesforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にレコードを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダを指定してください。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したい項目（会社名、金額、日付など）を自由にカスタマイズできます。 Salesforceのレコード追加設定では、各項目に対して、OCR機能で抽出したどの情報を割り当てるかなどを柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 SalesforceおよびOCRによるAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保管した請求書や申込書などのファイル内容を、手作業でkintoneに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をきっかけに、AIがファイル内の文字情報を自動で読み取りkintoneへ追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとkintoneを連携させ、手作業でのデータ転記をなくしたい方 請求書や申込書などの書類をOCR処理し、効率的にデータ化したいと考えている方 定期的に発生するデータ入力業務の工数を削減し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルが追加されると自動でOCR処理されkintoneに登録されるため、データ入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。 手作業での転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとkintoneをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をkintoneの各フィールドに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトやフォルダを任意で指定してください。 kintoneにレコードを追加する際、どのアプリに追加するかを任意で選択し、OCR機能で読み取った情報をどのフィールドに登録するかを設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRはAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
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■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。 Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。 OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（取引先名、金額、日付など）や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。 ■注意事項
Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackでやりとりされる請求書や契約書などの書類管理に、手間を感じていませんか。チャンネルに投稿されたファイルを一つひとつダウンロードし、内容を確認して手動でリネームし、Microsoft SharePointへ格納する作業は、時間もかかり見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をきっかけにAIが書類の内容を自動で読み取り、その情報をもとにファイル名を更新してMicrosoft SharePointへ格納するため、一連の作業を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受領する請求書などの書類管理を効率化したいと考えている経理担当者の方 SlackとMicrosoft SharePoint間での手作業によるファイル転記に課題を感じている方 書類のファイル名を手動で変更しており、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からSharePointへの格納までが自動化され、手作業での確認やリネーム、アップロードにかかっていた時間を短縮できます。 AI-OCRによる自動読み取りとファイル名更新により、手作業での転記ミスやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、監視したいチャンネルを指定します。 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報でファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、請求書番号や取引先名など、読み取りたい項目を任意で設定し、抽出する情報の精度を高めることが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、ファイル名にOCR機能で読み取った請求書番号や日付といった値を動的に埋め込むことができます。 ■注意事項
SlackとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
PDFファイルの内容を自動でテキスト化することで、手作業での文字起こしやデータ転記作業を減らし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
今回ご紹介した業務自動化を実現できる「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：特定の項目だけを抜き出して転記できますか？
A：はい、可能です。
Q：手書き文字や表形式のPDFも読み取れますか？
A：YoomのOCRは、画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
Q：英語など日本語以外の言語にも対応していますか？
A：はい、英語にも対応しています。
