Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する

No items found.

■概要

Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方
PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方
定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

PDFが追加されると、OCRがテキストを自動で抽出し通知まで行うため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます
手作業によるコピー＆ペーストのミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します
次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加されたファイルがPDF形式の場合のみ後続の処理に進むようにします
次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します
最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送付」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のスペースに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出対象とするかを任意で設定できます。例えば、請求書の中から「請求金額」や「支払期日」といった特定のテキストだけを抜き出す設定が可能です
Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだり、固定のテキストを組み合わせたりと、自由にカスタマイズが可能です

■注意事項

Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

このテンプレートを試してみる

資料請求・デモ申込は

こちら

類似したテンプレートをご紹介！

Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。フォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。

詳細を見る

メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。

詳細を見る

フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する

フォームの回答をもともにMicrosoft SharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Outlookに送信するフローです。YoomフォームとMicrosoft SharePoint、Outlookを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft SharePointにファイルのダウンロードとOutlookに送信されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。‍

詳細を見る

SPIRALで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する

SPIRALで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。業務担当者はより付加価値の高い業務に集中することができ、業務効率が向上して生産性向上に繋がります。‍

詳細を見る

@pocketで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する

@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。

詳細を見る

Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローです。自動でフォルダ作成することで、定型業務の漏れを防ぎます。情報を引用してフォルダ作成し、一貫した情報管理ができます。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Microsoft SharePoint

YoomではSharePointのAPIとノーコードで連携し、SharePointに関する様々な業務を自動化できます。例えば、SharePoint内にフォルダを作成し、そのフォルダへ任意のファイルを自動的にアップロードしたり、SharePoint内のファイルを自由に複製することが可能です。メールで受信した添付ファイルを自動的にSharePointへ格納したり、CRMと連携して顧客毎のフォルダをSharePoint内に自動的に作成するなど、様々なユースケースでご利用いただけます。