Microsoft SharePointでPDFが追加されたら、OCRしテキストをGoogle Chatに通知する

■概要

Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書などのPDFファイルについて、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか？ファイルを開いて必要な情報を探し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率な場合もあります。このワークフローは、指定のフォルダにPDFが追加されると、ファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消できます。PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）する一連のプロセスを自動化し、確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上のPDFの内容確認やシステムへの転記を手作業で行っている方
• PDFを機械が読み取れるテキストに変換（convert pdf to machine readable text）し、チームに共有する業務を効率化したい方
• 定型的な書類確認業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFが追加されると、OCRがテキストを自動で抽出し通知まで行うため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加されたファイルがPDF形式の場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送付」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のスペースに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出対象とするかを任意で設定できます。例えば、請求書の中から「請求金額」や「支払期日」といった特定のテキストだけを抜き出す設定が可能です
• Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだり、固定のテキストを組み合わせたりと、自由にカスタマイズが可能です

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924