Microsoft SharePointで特定のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Mailchimpのコンタクトをオーディエンスに追加する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた顧客情報や申込書などを、手作業でMailchimpに登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCRが自動で情報を読み取りMailchimpのコンタクトとして追加するため、こうした連携作業を効率化し、よりスムーズな顧客管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• MailchimpとMicrosoft SharePoint間のデータ手動連携に手間を感じている方
• Microsoft SharePointに保存した顧客情報をMailchimpのリストへ自動で追加したい方
• OCRを活用して紙媒体からのデータ入力を効率化し、マーケティング活動を加速させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加後、手動で行っていたデータ抽出とMailchimpへの登録作業が自動化され、作業時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記がなくなるため、連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、MailchimpとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションに分岐機能を設け、「作成日時＝更新日時」の条件を設定することで、ファイルが新規作成された場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションのOCR機能で、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります。
6. 最後に、Mailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイル（名刺や申込書など）に応じて、どのテキスト情報（氏名、メールアドレスなど）を抽出するかを任意に設定できます。
• Mailchimpにコンタクトを追加する際、OCR機能で抽出した氏名やメールアドレスなどの値を、Mailchimpの各項目に変数として紐付ける設定が可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとMailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924