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「また承認依頼の文章を一から考えるのか…」
「Microsoft Teamsに依頼が来ても、対応が後回しになりがちで…」
そんなモヤモヤを感じたことはありませんか？実はMicrosoft TeamsとChatGPTを連携することで、その悩みを一気に解決できます。たとえば、Microsoft Teamsに新しい投稿があったとき、その内容をもとにChatGPTが自動で承認依頼文を作成し、対応担当者に送信。これだけで、面倒だった承認フローがぐっとスムーズになります。さらに、投稿の条件を絞って特定のケースだけ自動化したり、投稿本文から依頼者名や案件名などの情報を抽出して、より丁寧なメッセージを自動生成することも可能。
この記事では、「Microsoft TeamsとChatGPTを連携して承認フローを自動化する方法」について画像付きで詳しく解説していきます。業務効率化に興味のある方は要チェックです！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとChatGPTを連携して承認フローを自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsとChatGPT間で発生する様々な情報連携や処理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsでの依頼内容に基づいた承認プロセスの効率化や、ChatGPTを活用したコミュニケーションの自動生成などが実現できる</span>ため、日々の業務負担を軽減し、より創造的な作業に時間を使えるようになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに新しい投稿があった際や特定の投稿がされた際に、その情報を基にChatGPTが承認や対応を依頼する文を自動で作成し、送信まで行う</span>基本的な連携フローです。
手作業での作成や送信の手間を大幅に削減し、承認プロセスの迅速化を実現できます！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの投稿が特定条件に合致した場合にのみ、そのデータを基にChatGPTが承認依頼文を自動で作成・送信する</span>フローです。
例えば自分のチーム以外はフローが動作しないように設定して活用できそうです。
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの投稿本文から必要な情報（例えば、依頼者名や案件名など）を正確に抽出し、そのデータを基にChatGPTがパーソナライズされた承認依頼文を自動で作成・送信する</span>フローです。
より状況に応じたきめ細やかなコミュニケーションを自動化し、確認作業の負担を軽減します！
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに新しい投稿があった際、その内容をもとにChatGPTが承認や対応を依頼する文を自動で作成・送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のMicrosoft TeamsとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft Teamsと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてChatGPTと連携します。
ChatGPTのマイアプリ登録方法を参考に、登録をお願いします。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ログインまたは会員登録し、こちらをクリックします。
Create new secret keyを選択し、手順に従って作成してください。
Microsoft TeamsとChatGPTの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらは、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されてから、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここで先ほど指定したチャネルにテスト投稿をします。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「テキストを生成」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
その他の項目は必要に応じて変更し、テストしましょう。
アウトプットに返答内容が表示されたら保存します。
続いて「担当者へ対応を依頼する」をクリックします。
問題なければ次へをクリックし、設定は完了です。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Microsoft Teamsの投稿内容をもとにChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信されるかを確認してみましょう。
実際にMicrosoft Teamsへ投稿してフローを進めると、下記のように対応依頼が来るので確認しましょう。
以上が「Microsoft Teamsの投稿内容をもとにChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する」方法でした。
Microsoft TeamsとChatGPTを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
アンケートフォームの回答内容をMicrosoft Excelに自動転記し、Microsoft Teamsに通知することで即時の情報共有が可能になります。また、Salesforceでリード情報が登録された際や月末の定期タイミングで自動的に通知を送ることもできます。
Outlookで受信したメールに対して返信文を自動生成・送信したり、Zoomミーティング後に議事録を作成し、参加者へメールで共有することが可能です。また、Google スプレッドシートのリストをもとに案内メールを作成・送信したり、問い合わせ内容を分類してSlackの適切なチャンネルへ通知することもできます。
この記事では、「Microsoft TeamsとChatGPTを連携して承認フローを自動化する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Microsoft Teamsの投稿内容をトリガーに、ChatGPTが承認依頼文を自動で生成・送信することで、承認作業のスピードと正確性が大きく向上します。手作業での文面作成や通知の負担を減らし、抜け漏れのないスムーズな業務進行が可能になります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した承認依頼の自動化以外にも、様々な業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。</span>条件に応じた分岐設定や、他アプリとの連携も簡単に実現できるため、自社の業務フローに合わせて柔軟に活用できる点が魅力です。
「毎回の承認依頼が手間に感じる」「メッセージの作成に時間を取られている」「承認対応の抜け漏れをなくしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化に取り組んでみてください。初期設定も簡単ですぐに始められますよ。
まずはテンプレートを試して、その便利さを体感してみてください！
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