Salesforceで商談オブジェクトが成立したら、Smartsheetにシートを作成する

■概要

Salesforceで商談が成立するたびに、Smartsheetで手動でプロジェクトシートを作成していませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談成立をトリガーとして、Smartsheetのシート作成までを自動化できます。Smartsheetを用いたプロジェクト管理の自動化を実現し、営業部門からプロジェクト部門へのスムーズな情報連携をサポートします。

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■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとSmartsheet間のデータ転記作業を効率化したいと考えている方
• Smartsheetの自動化を推進し、プロジェクト管理の立ち上げを迅速化したい方
• 手作業によるシートの作成漏れや情報入力のミスをなくしたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceで商談が成立すると自動でSmartsheetにシートが作成されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、迅速にプロジェクトを開始できます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスやシートの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとSmartsheetをYoomと連携します
2. トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能を活用し、商談のフェーズが「成立」になった場合にのみ、後続の処理が実行されるように設定します
4. 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「シートを作成」アクションを設定します
5. 最後に、同じくSmartsheetの「シートを共有」アクションを設定し、作成されたシートを任意のメンバーに共有します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定を行う際に、ご利用の環境に応じた任意のマイドメインURLを設定してください
• Smartsheetでシートを作成するアクションでは、特定のフォルダやテンプレートを指定するための親フォルダIDやテンプレートIDを任意で設定できます

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■注意事項

• Salesforce、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。