■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
- Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
- 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。
- Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。
■注意事項
- SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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