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「Zendeskでチケットのステータスが更新されるたびに、手動でフォローアップメールを送るのが大変…」
「特定の条件の顧客にだけ、タイムリーにキャンペーンメールを送りたいけど、リスト作成と送信作業に時間がかかりすぎる…」
このように、Zendeskを活用した顧客対応と、その後のEメールマーケティング活動との連携に、手間や限界を感じていませんか？
もし、Zendeskのチケット情報が更新されたタイミングで、対象の顧客に合わせたマーケティングメールを自動で送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より戦略的なマーケティング施策の立案や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZendeskのチケット情報を活用したメール送信を自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Zendeskでの顧客対応において、チケットのステータスが更新されるたびに手動でフォローアップメールを送信する作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れのリスクも伴います。
特に丁寧な顧客コミュニケーションが求められるメールマーケティングの一環として行う場合、この課題は無視できません。
このワークフローを活用すれば、Zendeskにおける特定のステータス更新を自動で検知し、Gmailからメールを送信するため、対応の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskを活用したメールマーケティングで、手動でのメール送信に手間を感じている方
・チケットのステータス更新に応じたフォローアップメールの送信漏れを防ぎたいカスタマーサポート担当者の方
・ZendeskとGmailを連携させて、顧客対応の自動化を進めたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Zendesk、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zendeskのチケット更新をトリガーにGmailでメールを送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zendeskでチケットが特定のステータスに更新されたら、Gmailでメールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Zendeskでの顧客対応において、チケットのステータスが更新されるたびに手動でフォローアップメールを送信する作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れのリスクも伴います。
特に丁寧な顧客コミュニケーションが求められるメールマーケティングの一環として行う場合、この課題は無視できません。
このワークフローを活用すれば、Zendeskにおける特定のステータス更新を自動で検知し、Gmailからメールを送信するため、対応の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskを活用したメールマーケティングで、手動でのメール送信に手間を感じている方
・チケットのステータス更新に応じたフォローアップメールの送信漏れを防ぎたいカスタマーサポート担当者の方
・ZendeskとGmailを連携させて、顧客対応の自動化を進めたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Zendesk、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
ZendeskとYoomのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GmailとYoomのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Zendeskでの顧客対応において、チケットのステータスが更新されるたびに手動でフォローアップメールを送信する作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れのリスクも伴います。
特に丁寧な顧客コミュニケーションが求められるメールマーケティングの一環として行う場合、この課題は無視できません。
このワークフローを活用すれば、Zendeskにおける特定のステータス更新を自動で検知し、Gmailからメールを送信するため、対応の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskを活用したメールマーケティングで、手動でのメール送信に手間を感じている方
・チケットのステータス更新に応じたフォローアップメールの送信漏れを防ぎたいカスタマーサポート担当者の方
・ZendeskとGmailを連携させて、顧客対応の自動化を進めたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Zendesk、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。ステップ3：Zendeskのトリガーを設定する
まず、Zendeskでチケットが更新されたときにフローを開始するトリガーを設定します。
1つ目のトリガーフを選択します。
Zendeskアカウントと連携し、チケットの更新情報を取得できるように設定します。
テストに使用するチケットをZendesk上で確認します。
トリガーの起動間隔とサブドメインを入力しましょう。
入力後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Zendeskからチケット情報が正しく取得されます。
確認できたら「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Zendeskのステータスで分岐を設定する
続いて、チケットのステータスに応じて次の処理を分ける設定を行います。
「分岐」オペレーションを選択します。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐条件として「チケットが更新されたら」「ステータス」を選択します。
ステータスが「solved（解決済み）」と一致する場合にのみ次の処理を実行するよう設定します。
設定後、「完了」をクリックします。
ステップ5：Zendeskのチケット内容からユーザー情報を抽出する
次に、チケット本文からユーザー名とメールアドレスを自動で取り出す設定を行います。
「テキスト抽出」をクリックします。
抽出対象のテキストとして、チケットの「詳細」項目を指定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目を「ユーザー名, メールアドレス」と入力します。
さらに抽出したい項目があれば、カンマ区切りで追加してください。
入力後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功し、ユーザー名とメールアドレスが正しく取得できたら「完了」をクリックします。
ステップ6：Gmailでメールを自動送信する
最後に、抽出したユーザー情報を使ってGmailからメールを送る設定を行います。
「メールを送る」を選択します。
連携アカウントを確認しましょう。
メールの送信元アカウントを選びます。
Toにはテスト用として自身のメールを入力しました。
テストが完了したら、Toの部分を抽出した値から選択するように変更しましょう。
本文を作成し、「{{ユーザー名}}」を挿入します。
これにより、宛名が自動で差し替えられます。
作成した本文を確認し、「次へ」をクリックします。
メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、メールが正しく送信されたことを確認したら「完了」をクリックします。
実際に送信されたメールを確認し、ユーザー名が反映されていることを確認します。
これで設定は完了です！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がZendeskを活用したEメールマーケティングを自動化する方法でした。
Zendeskを使った自動化例
チケットが作成・更新されたら、データベースへレコードを自動追加したり、チャットツールやメールで通知します。
また、外部ツールからの情報をトリガーにチケットを自動作成できます。
情報連携の正確性と顧客対応のスピードが向上するでしょう。
まとめ
ZendeskとEメールマーケティングツールの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたチケット対応後のフォローアップメール送信の手間を抑え、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、カスタマーサポート担当者は迅速かつ確実な顧客対応を実現し、より複雑な問い合わせへの対応など、本来注力すべき業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Zendeskのカスタムフィールドをメール本文に差し込める？
A：
はい、できます。
トリガーで取得した値を、Gmail本文に{{項目名}}という形で差し込むことが可能です。
Q：チケットのタグや優先度で送信メールを分岐できる？
A：
はい、できます。
有料プランで利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、「タグ=VIP」「優先度=緊急」などの条件を設定することが可能です。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：メール送信が失敗した場合の検知・対処方法は？
A：
フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールやチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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