Zendeskでチケットが特定のステータスに更新されたら、Gmailでメールを送信する

■概要

Zendeskでの顧客対応において、チケットのステータスが更新されるたびに手動でフォローアップメールを送信する作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れのリスクも伴います。特に丁寧な顧客コミュニケーションが求められるメールマーケティングの一環として行う場合、この課題は無視できません。このワークフローを活用すれば、Zendeskにおける特定のステータス更新を自動で検知し、Gmailからメールを送信するため、対応の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskを活用したメールマーケティングで、手動でのメール送信に手間を感じている方
• チケットのステータス更新に応じたフォローアップメールの送信漏れを防ぎたいカスタマーサポート担当者の方
• ZendeskとGmailを連携させて、顧客対応の自動化を進めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskでチケットのステータスが更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮することができます。
• 手動での対応によるメールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskの「チケットが更新されたら」を選択し、フローボットが起動するきっかけを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットのステータスが特定の値である場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. さらに、オペレーションで「AI機能」の「テキスト抽出する」アクションを設定し、チケットの内容からメール作成に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報をもとにメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zendeskと連携する際に、ご利用のサブドメインを正しく設定してください。
• 分岐機能では、チケットのステータスがどのような値になった場合にメールを送信するか、任意の条件を自由に設定することが可能です。
• AIによるテキスト抽出では、チケットのどの情報から、どのような項目を抽出したいかを具体的に指定することができます。
• メール機能では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定でき、前段で取得した情報を変数として利用したり、固定値を設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Zendesk、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。