Zoho CRMでタスクが作成されたら、Google Chatでメッセージを送信する

■概要

Zoho CRMで新しいタスクを作成した際、関係者への共有は手作業で行っていませんか？通知漏れや共有の遅延は、業務のボトルネックになりがちです。このワークフローは、Zoho CRMでのタスク作成をトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動でメッセージを送信します。Google ChatのAPI連携などを意識することなく、タスクの発生をリアルタイムでチームに共有し、迅速な対応を促すことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMでタスク管理を行い、Google Chatでチームの連携を図っている方
• タスク作成時の通知を手作業で行っており、共有漏れや遅延に課題を感じている方
• Google ChatのAPIを利用した通知自動化を検討しているが、開発なしで実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMでのタスク作成と同時にGoogle Chatへ自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた共有の手間を省き、時間を有効活用できます。
• 手作業による通知の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なタスク情報をチームに確実かつ迅速に伝達することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」のアクションを設定します。この設定で、トリガーで取得したタスク情報を本文に含めて送信できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知先となるスペースを任意に設定できます。特定のプロジェクトやチームのスペースに合わせて柔軟に設定してください。
• 送信するメッセージの本文は自由にカスタマイズが可能です。固定のテキストだけでなく、トリガーであるZoho CRMで作成されたタスクの件名や期日などの情報を変数として埋め込み、より具体的な通知を作成できます。

■注意事項

• Google Chat、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336